学術大会における参加人数の予測方法

 学術大会を開催するには、まずオンライン大会や現地開催などの開催方式の決定、大会テーマの検討、依頼講演の準備や資金繰り、会場の手配など、多くのことを決めていく必要があります。その中で会場手配は、支出にも大きく影響を与えるためとても重要な要素です。会場手配には立地やアクセスなどの条件もありますが、まずは参加人数の規模を見定める必要があります。では、参加人数はどのように予測していけばよいでしょうか。今回は、参加人数の予測方法を紹介していきます。

イベント参加者数の予測

 イベント参加者数の事前の予測は、データ化された集団心理や集団行動に基づき観測・計算され、法則化されています。

 イベントの参加者数の予測には「締め切り効果」の法則が利用されています。この法則を使うと、イベント参加締め切りまでの日数から計算することで、参加人数のおおよその予測が可能です。この法則は価格を下げたことによる販売量の増加・仕入れや廃棄にも活用されています。

 法則をご存知なくても、学術大会の場合では締め切りの1週間でも演題が集まらないとなれば、これは無理だと期間を延長し、理事のみならず評議員にも演題登録を依頼する、といったこともご経験があるのではないでしょうか。まさにこの法則を利用すれば締切日直前に慌てて対応ということが必要なくなります。

 

学術大会参加の決め手

 参加人数を締め切りから予測するとして、そもそも「イベントに参加しよう」という思いはどのようなものでしょうか。

 もちろん学会に興味がある、同じ領域の先生方と交流を深めたい、発表を行い認定ポイントを取得したい、優秀発表賞を狙いたいなど、参加の理由はさまざまだと思います。

 また物理的な条件として日時や開催地、オンライン参加の可不可などもあるでしょう。地方から地方へ移動はそれだけで多くの時間を要します。それでも「土地の名産を求めてその開催地であれば出向きたい」といった気持ちが多少参加の理由になったりすることもあります。

 少し話がそれたように思いますが、一般的なイベントとは異なり学術大会は基本的には年に1、2回執り行われ、その教室に所属している場合には「この学会には必ず参加」といったこともあります。つまり一般的な「そのイベントに参加したい」といった要因とは異なる参加理由が学術大会には発生します。

 それら全ての条件を検討して参加人数を予測するのは難しいですが、昨年の参加者数からなら、簡単に参加人数を予測することができます。

 

学術大会の参加人数の予測方法

 以上2つの視点から学術大会の参加人数をみてきましたが、結局「学術大会の参加人数」はどのように予測していくべきでしょうか。

 前述したように、基本となるのは前回大会の参加人数です。各会場の広さや、部屋数なども参考にするとよいでしょう。

 さらに、2年前3年前と数年の参加人数を調べて増減の傾向も把握すると予測に役立ちます。例えば、10回大会や20回大会などの記念になる回や観光地に近い地域での開催回などでは増加傾向にあり、台風や豪雪などの天災の受けやすい地域かつそのその災害が起こりやすい時期での開催では減少傾向にあるなどの把握も可能となります。

2022年に限っていえば、2020年以降はコロナの影響で現地開催に参加する人数についての参考値は出ていないため、5年程度遡って予測することが大事です。そうして集めた過去の参加者リストを受付日順でグラフ化し、傾斜を重ねて予測するという方法です。参加者リストは個人情報なので保管することが難しいかもしれませんが、こういった周辺データだけでも保管しておくと便利に利用ができます。また、システムを利用して受付をしていたのであれば、システムからデータが取れる可能性もあります。

 また昨今ではオンライン大会が増えたことによって、参加者が増えた学会がほとんどのようです。集客が見込めないようであれば、今後はオンラインを軸としたハイブリッド開催の形式とするのもよいかもしれません。

 

参加者を予測することは、学術大会の開催では重要な要素のひとつといえるでしょう。リアル開催、オンライン開催、ハイブリッド開催、大会の開催そのものが多様化する中で、この記事が情報の糧となれば幸いです。

 

SOUBUN.COMでは、学術大会のサポートも幅広く対応しています。学会運営、大会開催にあたり、誰かに話をしてみたい、そのような時にはぜひ、お気軽にSOUBUN.COMまでご連絡ください。

 

ノウハウ

ノウハウの記事をもっと見る

学会運営ジャーナルTOPへ

全国対応可能!学術大会運営サポート 100名~1万名規模まで幅広く対応可能
学会専門会社だからできる 学会運営がラクになる 学会HP制作
ネット印刷には真似できない充実のサポート 学会誌・学術誌 印刷サポート
学会事務局運営代行 煩雑な業務を代行して、時間もコストも削減
お問い合わせ
学会運営相談 無料相談はコチラ