ハイブリッドでの学会開催における事前検討事項

先の見えぬ状況により現地開催形式のみの検討では、急な変更を伴う可能性もあるため、リアル＆ウェブのハイブリッド開催を予定される学会様が多いですが、事前に検討をいただく際のポイントについてはじめにご案内いたします。

会場選び

まずは大会開催にあたって一番最初に着手されるのが会場選びということが多いですが、ハイブリッドでの開催の可能性があるようであれば、以下のポイントをチェックすることをお勧めいたします。

・新型コロナウィルス感染症の対策がしっかりととられているか？
（イベント開催ガイドライン基準の対応が可能であるか）

・会場のキャパシティは感染対策を考慮しても十分か？

・通信環境の整備は万全か？
（特にオンライン配信の安定のためには専用の回線が必須となります）

・プロジェクター等だけでなく、配信設備は充実しているか？

参加人数予測と参加費

現地開催については特に参加人数に限りがありますので、どの程度の人数が来場するか？ということも参加者満足度を考慮すると重要なキーポイントとなります。

また、参加費用については、会員・非会員の区別ではなく、来場参加者とオンライン参加者で費用を分けるかどうか等も事前に検討しておく必要がございます。

オンライン参加なら安く可能なのでは？と考える参加者もいるため、検討されるケースが多いですが、実際は途中で現地参加に切り替える or  web参加にする 等の変更の際に入金済みの参加費用の取り消し手続きが必要となったり後々管理が非常に煩雑になることも想定しておくべき事項です。

開催方法の最終検討デッドライン

急激な状況変化により現地開催が危ぶまれる状況の場合も想定し、あらかじめ「いつまでに現地開催の有無を決定するか」も決めておくことを薦めします。

現地での参加予定者に向けても「いつまでに判断します」というメッセージが伝えられていれば、大きな混乱は起こらずに済みます。目安としては、遠方からの参加者が多ければ多いほど早めの決定が必要となるので、開催日から２〜３ヶ月を基準に期日を決めておくと良いでしょう。

現地開催自体は取りやめることはなくとも、最終的に実会場のみのセッションなどを設けた際に、現地開催に参加方法を切り替えたい会員も発生することが想定できるため、セッションのオンライン⇄現地での参加方法切り替えの可否および期限の検討も同時に必要となります。

集会会場からのオンライン配信のために必要な機材やツール

提供可能なオンライン配信ツールと特徴

通常、必要となるオンライン配信のツールはハイブリッド開催の場合は以下２点になります。

1、LIVE配信のためのツール

【 ZOOM 】

特徴：最もスタンダードなLIVE配信ツールのため参加者が多いケースなどは参加者への接続案内が容易です。ウェビナーとミーティングの２タイプの配信が可能で、ニーズに合わせて選べる。ただし、以前サーバートラブルなどがあった経緯から、セキュリティに厳しい企業などでは接続できないケースもあり企業からのアクセスが多い大会は、要注意。

費用面：最低月額2,000円から可能であり、参加者人数に応じて必要なプランがことなります。

（※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。）

【 Cisco Webex 】

特徴：もともとZoomの創業者は、Webexの開発者のためかZoomと機能面では大きな差はなく使い勝手は問題ないです。

前述の通りZoomは利用ができない制約がある参加者が見込まれる場合は、Webexを採用されます。

費用面：月単位での契約も可能で1ヶ月1,700円〜で利用が可能です。参加者人数がストレージ容量で金額が変わります。

（※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。）

【 Youtube LIVE 】

特徴：動画配信も実施するハイブリッド大会の場合は、Youtubeのライブ機能を利用検討されます。双方向のやりとりはできないため、単方向での配信であれば無料のYoutubeでも問題ありません。ただし、商用利用は規約で禁止されているので、参加費が有料の場合の大会については、慎重に利用を検討されることをお勧めします。

費用面：無料（※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。）

【 Vimeo LIVE 】

特徴：YoutubeLIVEと同様、動画配信プラットフォームが基本のシステムとなるため、併用される場合が多いです。

LIVEについてはプレミアムプラン(年額90,000円)の契約が必要となりますが、以下のような内容が可能です。

• ライブイベントの参加者無制限
• Liveでの Q＆A、アンケート投票機能

機能も配信環境も安定しており、他ツールと比較しても優れた点が多いですが、年間契約が必要となるため学術大会１回のための契約には年額の負担が大きいこと、認知度が低いために参加者からの問合せが増える可能性があることが懸念点として挙げられます。

費用面：年間契約が必要で、年額90,000円（※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。）

2、動画配信のためのツール

【 Youtube 】

特徴：LIVE配信と併せて利用すれば、１つのツールで動画もLIVEも配信が可能です。利用する最大のメリットは圧倒的な認知度です。参加者も視聴経験があるので、安心感もあり問合せが少ないことが想定されます。

費用：無料（※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。）

【 Vimeo 】

特徴：Youtube同様、LIVE配信と併せての利用も可能です。動画プラットフォームとしての最大のYoutubeとの違いは、セキュリティ設定の柔軟さです。特定のドメイン内でのみ再生可能、動画再生にパスワードを入力が必要、など用途や求められるセキュリティの強さによって設定を選ぶことが可能です。

費用：動画配信のみであれば、年額24,000円より利用が可能。（※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。）

提供可能な開催支援サービス

ツールの選定の他に、SOUBUN.COMでは以下のようなサービスが提供可能です。

コストを抑えるためにも、学会様でご実施可能な項目は省き、部分的にご依頼いただくこともできます。

【主な提供サービス】

・演題登録/参加登録システムの設定・サポート
（プログラム編成機能も追加可能）

・現地調査および必要な機材の選定など事前準備

・動画作成マニュアル作成

・動画データ収集フォルダの作成

・参加者/発表者へのメール配信代行

・LIVE発表マニュアルの作成

・LIVE配信のリハーサル実施

・配信機材の設置およびLIVE配信サポート

・会場受付サポート

・会場係の当日派遣

・LIVE配信ホスト代行およびオンライン会場係

・動画アップロードおよび設定

上記はあくまで主なサービス例となりますので、ご希望の内容をご相談いただければ、ご要望の応じたプランをご提案いたします。

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