SOUBUN.COMの学会支援サービス

ハイブリッド学会開催サポートサービス【リアル会場とオンライン配信】

  • 学術大会システムの提供
  • Zoom等オンライン配信システムの契約代行
  • 現地会場サポートサービス
  • 映像・音声の配信サポートサービス
  • 学会参加者サポートサービス

近年、感染症の影響もあり学術大会や講演会、シンポジウム等のハイブリッド形式での開催が増え、今後も増加していくと考えられます。
現地開催とオンライン開催の双方メリットを得られる一方、工数が増え運営の負担はより大きくなってしまいます。
SOUBUN.COMでは、現地大会とオンライン配信のサポートサービスを提供しております。

ハイブリッド学会のこんなお悩みにお答え致します。
・ハイブリッド大会におけるあらゆる業務を支援してもらいたい
・リアル開催を優先したいが、今後のためにハイブリッド開催の注意点を知りたい
・オンラインのみでの開催の場合との違いを知りたい
・オンデマンド配信のサポートもお願いしたい
ハイブリッド学術大会はSOUBUN.COMにお任せください。
数多くの学会との取り引き実績から
最適なプランをご提案いたします
サービス概要

学会のハイブリッド開催をトータルサポート

新型コロナウイルスの感染拡大の影響から、多くの学術集会や研究会議、講演会やシンポジウム等にてリアル参加とオンライン配信を併用したハイブリッド開催を行っています。

一方、ハイブリッド形式ではリアル開催やオンライン開催とことなり、運営の工数が増えることが特徴です。現地参加者の対応に加え配信機材の用意と操作、参加方法ごとの会員管理や参加費の徴収など、担当者の負担は大きくなってしまいます。

SOUBUN.COMでは、多くの学会のハイブリッド開催をサポートしてきた実績があります。

配信機材の手配や配信のリハーサル、スタッフの派遣やオンデマンド配信の委託など、ハイブリッド開催に関連するあらゆる業務を行ってきました。

以下では、ハイブリッド開催サポートのサービス内容をご説明いたします。

学会のハイブリッド開催向けサービス

【大会準備のサポート】

・演題登録 / 参加登録システムの提供と管理
・会場調査および必要な機材の選定など事前準備
・動画作成マニュアル作成
・動画データ収集フォルダの作成
・参加者 / 発表者へのメール配信代行
・LIVE発表マニュアルの作成

特に煩雑なのは参加者や参加費の管理です。

参加者の管理や参加費の決済に加えて、直前に参加方法を現地参加やオンライン参加に変更する人への対応も必要です。SOUBUN.COMの参加者管理システムなら、参加方法の変更やそれに伴う参加費の変動にも対応可能です。

専用のヘルプデスクも設置し、参加者や参加費等のお問い合わせにも対応いたします。

参加費についても調整が可能ですので、お気軽にご相談ください。

 

【大会当日のサポート】

・LIVE配信のリハーサル実施
・配信機材の設置およびLIVE配信サポート
・会場受付サポート
・会場係の当日派遣
・LIVE配信ホスト代行およびオンライン会場係
・懇親会サポート

特に重要となるのが配信機材の設置とリハーサルです。

ハイブリッド学会では会場の映像を配信するため、オンライン学会よりも必要な機材やツールが多くなります。それ故、専門性の高い操作も多くトラブルの発生事例も多々あります。

SOUBUN.COMでは配信機材のセッティングからリハーサルを一貫してサポート。
マニュアル制作や機材のみのレンタルにも対応いたします。

 

【大会終了後のサポート】

・参加者へのアンケート送付
・オンデマンド動画配信サポート
・オンデマンド動画のアップロード

最近では多くの学会でオンデマンド配信が取り入れられています。欠席者や発表を繰り返し見たい人、自身の発表中に他の発表を見られなかった人に大きなメリットがあります。

SOUBUN.COMでは動画配信ツールの用意や運用はもちろん、発表者への質疑応答が可能なツールもご用意いたします。

上記はあくまで主なサービス例となります。ご希望の内容をご相談いただければ、ご要望に応じたサービスをご提案いたします。

 

お問い合わせの前に ハイブリッド開催における事前準備

弊社にお問い合わせいただく前に、学会内で事前に行う事項を紹介いたします。

参加人数と参加費

学術大会を開催する上で、何名が参加するかの確認と参加費用の選定が必要です。

現地の来訪者には制限があるため、過去の参加人数を見る、事前にアンケートをとるなどして見極める必要があります。
また、参加費用については、現地来場者とオンライン参加者で費用を区別するかの判断も必要です。

「オンライン参加なら安いはずだ」と考える参加者もいるため、参加費の区別を検討するケースもあります。
しかし、実際は直前で参加方法を切り替える方も多く、変更の際に入金済みの参加費用の対応など煩雑な手続きが必要となります。

 

会場選び

ハイブリッド開催の場合、会場選びには以下の要素を踏まえてご検討下さい。

・参加人数が収容できる会場である
・新型コロナウイルス感染症の対策がとられている
・通信環境の整備は万全である
・プロジェクターや配信設備が充実している

 

ハイブリッド形式に必要な機材

会場からのライブ配信に必要な機材についてもご紹介いたします。

SOUBUN.COMでは以下の機材を提供しております。

音響機材

必要な音響機材は以下になります。

・スイッチャー(ミキサー)
・音声入力端子
・マイク

会場とオンラインへ音声を流すために必要となる機材です。

会場のマイク音声をZoom配信用のパソコンが拾ってしまうとハウリングが起きます。ハウリング防止にはサウンドミキサーが必要です。

 

映像機材

・ビデオカメラ
・画像入力端子
・ビデオキャプチャー

会場の映像をオンラインで配信するために必要です。ただし、客席や会場を映さず、発表資料と発表者のみを映すならばPCのみで映像を配信することも可能です。

また、機材をレンタルする上で重要となるのが人件費です。

音声や画面のスイッチも必要となるとスタッフの数も増えるため、大きく費用を左右します。

機材と人員の両方を依頼するか、機材のみをレンタルするか、音声や映像の切り替えをすえず配信用PCのみで対応するか。学会の予算や求めるクオリティから決断する必要があります。

 

提供可能なオンライン配信ツールと特徴

必要となるオンライン配信のツールは「ライブ配信ツール」と「動画配信ツール」になります。

 

ライブ配信ツール

現地の研究発表をライブ配信するために必要なツールになります。

【 Zoom】

・特徴
web会議ツールとして普及率の高いZoomであれば、参加者への接続案内が容易です。ウェビナーとミーティングの2タイプの配信が可能で、ニーズに合わせて選ぶことが可能です。ただし、以前サーバートラブルなどがあった経緯から、セキュリティに厳しい企業などでは接続できないケースもあり、企業からのアクセスが多い大会では要注意となります。

・費用
月額2,000円〜可能であり、参加者人数に応じて必要なプランがことなります。
(※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。)

 

【 Cisco Webex 】

・特徴
Zoomと機能面では大きな差はなく、使い勝手は問題ありません。前述の通りセキュリティ上の問題でZoomを利用できない参加者が見込まれる場合は、Webexを採用するのも選択の1つになるでしょう。

・費用
月単位での契約も可能であり、1ヶ月1,700円〜で利用が可能です。参加者人数がストレージ容量で金額が変わります。
(※弊社でアカウントを設定する場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。

 

【 YouTube LIVE 】

・特徴
動画配信も実施するハイブリッド大会の場合は、YouTubeのライブ機能の利用を検討されます。双方向のやりとりはできないため、単方向での配信であれば無料のYouTubeでも問題ありません。ただし、YouTubeは商用利用を規約で禁止しています。そのため、参加費が有料の場合の大会については慎重に利用を検討されることをお勧めします。

・費用
アカウントの取得から配信まで、全て無料で行うことができます。
(※弊社でアカウントを設定を行いますと、アカウント取得費用が別途発生いたします。)

 

オンデマンド動画配信ツール

大会終了後、研究発表をオンデマンド配信する場合に必要となります。

 

【 YouTube 】

・特徴
ライブ配信と併せて利用すれば、1つのツールで動画配信もライブ配信も可能です。最大のメリットは圧倒的な認知度です。参加者も視聴経験があるので、安心感もあり問合せが少ないことが想定されます。

・費用
無料でご利用いただけます。
(※弊社でアカウント設定を行いますと、アカウント取得費用が別途発生いたします。)

 

【 Vimeo 】

・特徴
Vimeoは学会の利用実績も多い動画共有プラットフォームです。メリットはセキュリティ設定の柔軟さにあります。特定のドメイン内でのみ再生可能、閲覧にパスワードを入力が必要、など用途や求められるセキュリティの強さによって設定を選ぶことが可能です。

・費用
年額24,000円より利用が可能。
(※弊社でアカウントを設定を行いますと、アカウント取得費用が別途発生いたします。)

 

学会のハイブリッド開催ならSOUBUN.COM

SOUBUN.COMは、学会をお客様としてきた80年の歴史があります。

これまでに500を超える学会様とお取り引きさせていただきました。

現在は学会事務局代行・学術誌発行サポート・学術大会支援・学会HP制作など幅広くサポートしています。

ハイブリッド配信の機材手配・各種サポートも承っております。

お客様のご要望に合わせたプランをご用意いたします。

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