SOUBUN.COMの学会支援サービス

ハイブリッド学会開催サポートサービス【実会場とオンライン配信】

  • 学術大会システムの提供
  • Zoom等オンライン配信システムの契約代行
  • 現地会場サポートサービス
  • 映像・音声の配信サポートサービス
  • 学会参加者サポートサービス

未だ見えぬ新型コロナウィルスの収束時期の影響により、2021年のみならず1年後の学術大会でも現地でのリアル開催が可能となるか判断しづらい状況です。このため、学術大会のハイブリッド開催が注目を集めています。SOUBUN.COMでは2020年に多数のWEBオンライン学会をサポートした経験を生かし、現地+Zoom等オンライン配信の開催サポートサービスを提供しております。

ハイブリッド学会のこんなお悩みにお答え致します。
・ハイブリッド開催の注意すべき事項が分からない
・できるだけ現地開催を優先したいが、他学会での検討状況を知りたい
・オンラインのみでの開催の場合との違いを知りたい
・いつまでに開催方法を決めれば良いのか分からない
・ハイブリッド大会におけるあらゆる業務を支援してもらいたい
ハイブリッド学術大会はSOUBUN.COMにお任せください。
100学会様を超えるご相談やご対応実績から
最適なプランをご提案致します
サービス概要

ハイブリッドでの学会開催における事前検討事項

先の見えぬ状況により現地開催形式のみの検討では、急な変更を伴う可能性もあるため、リアル&ウェブのハイブリッド開催を予定される学会様が多いですが、事前に検討をいただく際のポイントについてはじめにご案内いたします。

会場選び

まずは大会開催にあたって一番最初に着手されるのが会場選びということが多いですが、ハイブリッドでの開催の可能性があるようであれば、以下のポイントをチェックすることをお勧めいたします。

・新型コロナウィルス感染症の対策がしっかりととられているか?
(イベント開催ガイドライン基準の対応が可能であるか)

・会場のキャパシティは感染対策を考慮しても十分か?

・通信環境の整備は万全か?
(特にオンライン配信の安定のためには専用の回線が必須となります)

・プロジェクター等だけでなく、配信設備は充実しているか?

参加人数予測と参加費

現地開催については特に参加人数に限りがありますので、どの程度の人数が来場するか?ということも参加者満足度を考慮すると重要なキーポイントとなります。

また、参加費用については、会員・非会員の区別ではなく、来場参加者とオンライン参加者で費用を分けるかどうか等も事前に検討しておく必要がございます。

オンライン参加なら安く可能なのでは?と考える参加者もいるため、検討されるケースが多いですが、実際は途中で現地参加に切り替える or  web参加にする 等の変更の際に入金済みの参加費用の取り消し手続きが必要となったり後々管理が非常に煩雑になることも想定しておくべき事項です。

 

開催方法の最終検討デッドライン

急激な状況変化により現地開催が危ぶまれる状況の場合も想定し、あらかじめ「いつまでに現地開催の有無を決定するか」も決めておくことを薦めします。

現地での参加予定者に向けても「いつまでに判断します」というメッセージが伝えられていれば、大きな混乱は起こらずに済みます。目安としては、遠方からの参加者が多ければ多いほど早めの決定が必要となるので、開催日から2〜3ヶ月を基準に期日を決めておくと良いでしょう。

現地開催自体は取りやめることはなくとも、最終的に実会場のみのセッションなどを設けた際に、現地開催に参加方法を切り替えたい会員も発生することが想定できるため、セッションのオンライン⇄現地での参加方法切り替えの可否および期限の検討も同時に必要となります。

集会会場からのオンライン配信のために必要な機材やツール

続きまして、ハイブリッド開催の際に必要なオンライン配信ツールや機材についてもご紹介いたします。
必要な機材の説明の前に、誰が(どこまで)現地からの発表するのか、という点についても企画段階にて決定が必要となります。
会長からのご挨拶については、動画のみを大会専用サイトで公開する、オーラルセッションは座長のみ現地からの配信として発表者は各自宅からの参加などハイブリッドならではの選択肢がありますので、事前に十分に検討をされると良いでしょう。
上記ご決定後に、いよいよ必要な機材の準備物を確認してまいります。
会場のマイク音声などをZoom配信用のパソコンが拾ってしまうことでおこるハウリングを防止するための機材が必要です。
・スイッチャー(ミキサー)
・音声入力端子
そして必要な映像を撮影するための録画機材であるカメラですが、こちらについては
どのような映像を配信したいのかによって費用に大きく影響いたします。
例えば、発表者の資料映像と顔が写っていれば十分と言うことであれば、発表台に
設置するプレゼン用のPCカメラのみでも可能です。
やはり会場の臨場感をオンライン参加者にもという要望があれば、ウェブカメラもしくはビデオカメラを設置し配信用PCに画像を取り込み配信することができます。
 
・配信用PC
+(プラス) 必要な場合は
・ビデオカメラ
・画像入力端子
上記のように客席からのビデオカメラ画像を配信したい場合、機材もプラスで必要となりますが、予算にもっとも影響するのが「人件費」です。
画像のスイッチなども必要になると、それだけスタッフの数も増えることになるため、大きく費用を左右します。
このため、本当に必要な映像等は予め大会実行委員などの皆様で確認いただくと良いでしょう。

提供可能なオンライン配信ツールと特徴

通常、必要となるオンライン配信のツールはハイブリッド開催の場合は以下2点になります。

1、LIVE配信のためのツール

【 ZOOM 】

特徴:最もスタンダードなLIVE配信ツールのため参加者が多いケースなどは参加者への接続案内が容易です。ウェビナーとミーティングの2タイプの配信が可能で、ニーズに合わせて選べる。ただし、以前サーバートラブルなどがあった経緯から、セキュリティに厳しい企業などでは接続できないケースもあり企業からのアクセスが多い大会は、要注意。

費用面:最低月額2,000円から可能であり、参加者人数に応じて必要なプランがことなります。

(※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。)

【 Cisco Webex 】

特徴:もともとZoomの創業者は、Webexの開発者のためかZoomと機能面では大きな差はなく使い勝手は問題ないです。

前述の通りZoomは利用ができない制約がある参加者が見込まれる場合は、Webexを採用されます。

費用面:月単位での契約も可能で1ヶ月1,700円〜で利用が可能です。参加者人数がストレージ容量で金額が変わります。

(※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。)

【 Youtube LIVE 】

特徴:動画配信も実施するハイブリッド大会の場合は、Youtubeのライブ機能を利用検討されます。双方向のやりとりはできないため、単方向での配信であれば無料のYoutubeでも問題ありません。ただし、商用利用は規約で禁止されているので、参加費が有料の場合の大会については、慎重に利用を検討されることをお勧めします。

費用面:無料(※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。)

【 Vimeo LIVE 】

特徴:YoutubeLIVEと同様、動画配信プラットフォームが基本のシステムとなるため、併用される場合が多いです。

LIVEについてはプレミアムプラン(年額90,000円)の契約が必要となりますが、以下のような内容が可能です。

  • ライブイベントの参加者無制限
  • Liveでの Q&A、アンケート投票機能

機能も配信環境も安定しており、他ツールと比較しても優れた点が多いですが、年間契約が必要となるため学術大会1回のための契約には年額の負担が大きいこと、認知度が低いために参加者からの問合せが増える可能性があることが懸念点として挙げられます。

費用面:年間契約が必要で、年額90,000円(※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。)

2、動画配信のためのツール

【 Youtube 】

特徴:LIVE配信と併せて利用すれば、1つのツールで動画もLIVEも配信が可能です。利用する最大のメリットは圧倒的な認知度です。参加者も視聴経験があるので、安心感もあり問合せが少ないことが想定されます。

費用:無料(※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。)

【 Vimeo 】

特徴:Youtube同様、LIVE配信と併せての利用も可能です。動画プラットフォームとしての最大のYoutubeとの違いは、セキュリティ設定の柔軟さです。特定のドメイン内でのみ再生可能、動画再生にパスワードを入力が必要、など用途や求められるセキュリティの強さによって設定を選ぶことが可能です。

費用:動画配信のみであれば、年額24,000円より利用が可能。(※弊社でアカウント設定の場合は、アカウント取得費用が別途発生いたします。)

 

提供可能な開催支援サービス

ツールの選定の他に、SOUBUN.COMでは以下のようなサービスが提供可能です。

コストを抑えるためにも、学会様でご実施可能な項目は省き、部分的にご依頼いただくこともできます。

 

【主な提供サービス】

・演題登録/参加登録システムの設定・サポート
(プログラム編成機能も追加可能)

・現地調査および必要な機材の選定など事前準備

・動画作成マニュアル作成

・動画データ収集フォルダの作成

・参加者/発表者へのメール配信代行

・LIVE発表マニュアルの作成

・LIVE配信のリハーサル実施

・配信機材の設置およびLIVE配信サポート

・会場受付サポート

・会場係の当日派遣

・LIVE配信ホスト代行およびオンライン会場係

・動画アップロードおよび設定

 

上記はあくまで主なサービス例となりますので、ご希望の内容をご相談いただければ、ご要望の応じたプランをご提案いたします。

>>>問合せはこちら

 

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