オンライン学会開催の検討において決めるべき事項とは？

まずはウェブでの学会開催や小集会・研究会などのイベントを検討しなければいけない状況になった際に、必要なことは

・リアルタイムでのライブ配信や録画動画（オンデマンド）配信などの配信方法の検討

・参加登録や演題登録方法やそれに伴う大会システムの必要性の検討

・配信方法に基づいた配信システムツールの利用検討

・質疑応答など運用方法の検討

・参加費の徴収有無や徴収金額についての検討

・開催の運営にかけられる予算の策定

などになります。

すでにオンライン学会が開催されるようになって1年程度経過しているため、検討される先生方の中にもWEBでの学術大会に参加された経験がある方がいらっしゃると思います。

そういった経験から方向性を固めていく方法もありますが、まずは経験豊富な専門業社への相談をしてみるというのもスムーズな運営のための一つの選択肢です。

SOUBUN.COMでの開催実績より、ご検討にあたって必要となる前提知識やサポートサービスの内容についてお伝えいたします。

オンライン学会のWeb開催方式について

Webオンライン学会の開催形式を以下の形で開催例としてまとめました。
SOUBUN.COMでは全ての開催形式でサポートを行う事が可能でございます。

発表映像を使用しない方法

こちらはコロナ直後に研究成果をタイムリーに発表するために利用された例でございました。
事前準備や当日の大会オペレーションなどを省力化する方法で、抄録や予稿ををオンライン上で参加者のみに公開する方法です。発表資料も限定公開する例もございます。急遽、実大会が中止せざるを得ない状況になった際、オンライン大会の準備期間がほとんどない場合などに採用される方法です。
こちらについては抄録や論文発表をオンラインで限定公開するサポートを実施しております。

発表映像を使用する方法

まずLIVE形式で講演を行う例として、ZoomやWebex、Teamsなどのシステムを利用するケースがございます。画面の見え方など含めて各ツールによって若干の違いがあるため、どの種類が開催予定の大会にあっているか？という疑問が湧いてくるかと思います。

参加者の接続環境（学校などの機関や仕事場からのアクセスが多く想定されるかなど）、セッション・プログラムの数などに応じて適したツールが異なります。SOUBUN.COMではこれらの契約サポートや代行を行なっております。

次にオンデマンド（録画）配信で講演を行う場合、VimeoやYoutubeを利用するケースがございます。動画配信の方が接続環境によるトラブル（聞こえなかった）に対処する猶予が一定期間あるため、参加者の環境に左右されずに実施が可能です。

SOUBUN.COMでは発表動画データの集約や該当システムへのアップロード、動画アクセス用URL発行をサポートしております。
※各システムの利用に際しては、システム毎の利用規約と免責事項をご確認ください

リアル・WEBのハイブリッド開催

これまでと同様に会場で学術大会を実施し、そちらをオンライン上でLIVE配信する形式です。
弊社にて会場に撮影機材・音響担当などを派遣し、現地の講演をオンライン上で限定配信致します。

コロナ終息も見据えた2022年以降の大会などでは、こちらの需要が高まることが想定されます。

プログラムの編成や予算策定などにも大きく関わる事項のため、可能性があれば念頭において進めるべき内容です。

参加者にとっては、会場までの距離や確保可能な時間など自分の状況に応じて選択できるためメリット高い一方で、開催者は予算や工数が膨らむ要因となるため実現可能性については要検討となることが多い状況です。

オンライン大会　開催例の一覧

以下に開催方法の例を一覧形式でまとめております。

オンライン大会開催のためのシステム提供

オンライン大会を開催するにあたり以下のような機能を持ったSOUBUN.COMの大会システムのご提供が可能です。

ID/PASS付きのホームページ

参加者個人別のID/PASSでログイン可能な大会ホームページを作成致します。
参加登録や演題登録機能はありませんが、廉価に大会参加者だけがアクセスできる大会ホームページを作成します。
限定公開の大会ホームページ上にタイムテーブルやLIVEもしくはオンデマンドの配信用URLを掲載します。

参加登録・演題登録機能付きオンライン大会システム

こちらのシステムは参加登録機能や演題登録機能付きの大会システムとなります。
クレジット決済に対応しておりますので、オンライン大会でも当日参加が可能となります。
システムから参加登録した方のみが、大会システムのWebサイトにアクセスでき、LIVEもしくはオンデマンド配信を閲覧できる仕様です。

Zoom等のWeb会議システム契約代行

ZoomやWebexなど各種Web会議システムの契約代行を承っております。
例えば、上記のようなシステムでは支払い方法がクレジットカードのみとなっております。
学会様でクレジットカードの用意が無い場合、初期設定にご不安がある場合はぜひ弊社にご依頼ください。

Zoom等のミーティング作成代行

各種Web会議システムのミーティング作成代行も実施しております。

録画の有無やブレイクアウトルームの設定など細かい要件を伺いながらミーティングの作成をいたします。

特に重要となるのが参加者（視聴者）からの質疑応答の受付方法で、コメントをチャット機能で受け付けるか、挙手機能などを利用して口頭で受け付けるか等も予めよく検討が必要です。チャット機能を利用した場合は、開催後にログデータが取得できる・時間の短縮がはかれる等のメリットもありますが、口頭で質問を受け付ける方が会自体の雰囲気が活性化するなど、会が重視する事項によってそれぞれ適した利点があります。

ミーティングの設定

ミーティング設定の例としては、チャット機能の利用可否や待機室の有無等、各学会様の運用に適した設定が必要となります。
これらの設定にご不安がある場合はぜひ弊社にご相談いただければと思います。

ウェビナー形式の契約

LIVE配信形式としてウェビナーという形がございます。
こちらも事前のパネリスト設定や録画機能の使用有無等様々な設定がございます。2021年7月にウェビナープランの料金改定もあり100名までの小規模プランがなくなったこともあり、数百名規模の集会に向いた形式です。
これらの設定代行についても、お気軽にご相談ください。

オンライン学会マニュアル作成

これまでのご紹介のように、オンライン大会の開催形式、Web会議システムのミーティング設定を踏まえて、弊社ではオンライン大会のマニュアル作成もサポートさせていただきます。開催前にご案内いただくことで、発表者・参加者の事前準備を促し、スムーズな運営につながる重要な役割を担います。” Zoomの最新版ダウンロードをしていなかったためにブレイクアウトルームの機能が利用できなかった ” などの当日トラブルを事前に防ぐためにも周知が必要です。

発表者用のマニュアル

web会議システムに関する必要な準備・各種操作説明やオンライン大会での発表時の注意事項などを記載したものをご用意しております。

座長・運営委員用のマニュアル

座長・運営委員向けのマニュアルではオンライン（web会議）上での視聴者のコントロール（マイクON/OFF）などを含めた、全体的な運営方針を含めたマニュアルを作成しております。

聴講者用のマニュアル

web会議システムに関する各種操作説明やオンライン大会での参加注意事項などを記載致します。

事前レクチャー/リハーサル

事前レクチャーやリハーサルでは、上記マニュアルにそった内容で、web会議上でご説明や質問対応、画面共有操作のリハーサルなどを実施しております。
レクチャーやリハーサルの進行も対応させていただきますので、ご不安がございましたらご相談ください。

web学会当日運営サポート

当日のオンライン大会サポートでは、座長や運営委員様のご支援として以下のようなご対応が可能です。想定される大会参加者の配信ツール利用歴などに応じて必要かどうかをご判断ください。

問い合わせ窓口

当日もしくは大会開催前より、問い合わせの窓口（メールやお電話等）の設置が可能です。
オンライン大会の参加方法や操作方法、当日のアクセストラブルがございましたら、窓口として対応させていただきます。

オンライン会場対応

オンライン（web会議）上でホストとして会場運営を行ったり、web会場でトラブルが無いか巡回を行うなど、ご要望に応じて様々なサポートを実施しております。
経験豊富な専門のスタッフがオンライン会場を管理いたしますので、先生方には安心して発表運営に集中いただけます。

まとめ

このように、Webでのオンライン大会開催においては、検討および決定すべき事項が今までの現地開催と異なる部分でたくさんありますし、学会・研究会様での経験が少ない場合は、判断に迷われることも多くあると思われます。

接続が不安定になってしまったというような過去のトラブル事例や、このような質疑応答をしたら盛り上がった、というような成功事例なども多く持つ専門業社へのご相談をおすすめします。

SOUBUN.COMでは各都道府県・省庁等の公的機関様からのご依頼・ご発注の実績もございますので、
お気軽にご相談いただければと思います。