webオンライン学会開催サポートサービス

Webオンライン学会の開催方式について

Webオンライン学会の開催形式を以下の形で開催例としてまとめました。
SOUBUN.COMでは全ての開催形式でサポートを行う事が可能でございます。

発表映像を使用しない方法

こちらはコロナ直後に研究成果をタイムリーに発表するために利用された例でございます。
事前準備や当日の大会オペレーションなどを省力化する方法で、抄録や予稿ををオンライン上で参加者のみに公開する方法です。発表資料も限定公開する例もございます。
こちらについては抄録等をオンラインで限定公開するサポートを実施しております。

発表映像を使用する方法

まずLIVE形式で講演を行う例として、ZoomやWebex、Teamsなどのシステムを利用するケースがございます。
SOUBUN.COMではこれらの契約サポートや代行を行なっております。
次にオンデマンド（録画）配信で講演を行う場合、VimeoやYoutubeを利用するケースがございます。
SOUBUN.COMでは発表動画の集約や該当システムへのアップロード、動画アクセス用URL発行をサポートしております。
※各システムの利用に際しては、システム毎の利用規約と免責事項をご確認ください

リアル・WEBのハイブリッド開催

これまでと同様に会場で学術大会を実施し、そちらをオンライン上でLIVE配信する形式です。
弊社にて会場に撮影機材・音響担当などを派遣し、現地の講演をオンライン上で限定配信致します。

オンライン大会　開催例の一覧

以下に開催方法の例を一覧形式でまとめております。
オンライン学会開催方法

オンライン大会開催のためのシステム提供

オンライン大会を開催するにあたり以下のような機能を持った大会システムのご提供が可能です。

ID/PASS付きのホームページ

参加者個人別のID/PASSでログイン可能な大会ホームページを作成致します。
参加登録や演題登録機能はありませんが、廉価に大会参加者だけがアクセスできる大会ホームページを作成します。
限定公開の大会ホームページ上にタイムテーブルやLIVEもしくはオンデマンドの配信用URLを掲載します。
オンライン学会ホームページ画像

参加登録・演題登録機能付きオンライン大会システム

こちらのシステムは参加登録機能や演題登録機能付きの大会システムとなります。
クレジット決済に対応しておりますので、オンライン大会でも当日参加が可能となります。
システムから参加登録した方のみが、大会システムのWebサイトにアクセスでき、LIVEもしくはオンデマンド配信を閲覧できる仕様です。
オンライン学会システム画像

Zoom等のWeb会議システム契約代行

ZoomやWebexなど各種Web会議システムの契約代行を承っております。
例えば、上記のようなシステムでは支払い方法がクレジットカードのみとなっております。
学会様でクレジットカードの用意が無い場合、初期設定にご不安がある場合はぜひ弊社にご依頼ください。

Zoom等のミーティング作成代行

各種Web会議システムのミーティング作成代行も実施しております。

ミーティングの設定

ミーティング設定の例としては、チャット機能の利用可否や待機室の有無等、各学会様の運用に適した設定が必要となります。
これらの設定にご不安がある場合はぜひ弊社にご相談いただければと思います。

ウェビナー形式の契約

LIVE配信形式としてウェビナーという形がございます。
こちらも事前のパネリスト設定や録画機能の使用有無等様々な設定がございます。
これらの設定代行についても、お気軽にご相談ください。

オンライン学会マニュアル作成

これまでのご紹介のように、オンライン大会の開催形式、Web会議システムのミーティング設定を踏まえて、弊社ではオンライン大会のマニュアル作成もサポートさせていただきます。

発表者用のマニュアル

web会議システムに関する各種操作説明やオンライン大会での発表時の注意事項などを記載したものをご用意しております。

座長・運営委員用のマニュアル

座長・運営委員向けのマニュアルではオンライン（web会議）上での視聴者のコントロール（マイクON/OFF）などを含めた、全体的な運営方針を含めたマニュアルを作成しております。

聴講者用のマニュアル

web会議システムに関する各種操作説明やオンライン大会での参加注意事項などを記載致します。

事前レクチャー/リハーサル

事前レクチャーやリハーサルでは、上記マニュアルにそった内容で、web会議上でご説明や質問対応、操作のリハーサルなどを実施しております。
レクチャーやリハーサルの進行も対応させていただきますので、ご不安がございましたらご相談ください。

web学会当日運営サポート

当日のオンライン大会サポートでは、座長や運営委員様のご支援として以下のようなご対応が可能です。

問い合わせ窓口

当日もしくは大会開催前より、問い合わせの窓口（メールやお電話等）の設置が可能です。
オンライン大会の参加方法や操作方法、当日のアクセストラブルがございましたら、窓口として対応させていただきます。

オンライン会場対応

オンライン（web会議）上でホストとして会場運営を行ったり、web会場でトラブルが無いか巡回を行うなど、ご要望に応じて様々なサポートを実施しております。