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学会大会運営サポート専門

制作
ポスター制作、参加証、抄録集、等
登録
演題登録、参加登録、プログラム編成
決済
オンライン決済システム、当日会費受付
窓口
問合せ対応、演題・参加やりとり
現地
会場準備、受付対応、当日案内

企画・準備~当日運営まで、
ご要望に合わせて
大会運営サポートいたします。

スタッフ手配

スタッフ手配

各種問い合わせ窓口、受付や会場内での誘導等のオペレーション、会場内での講演進行支援など、自社の社員を含む、スタッフの手配を承ります。

案内/参加証 発送

案内/参加証 発送

大会案内や参加証など、印刷会社だからこそ、印刷から発送まで一貫して対応。参加登録システムと連携することで個人別の参加証作成も可能です。

決済関連サービス(ネット決済、当日会費徴収)

決済関連サービス
(ネット決済、当日会費徴収)

オンラインによるクレジット決済、コンビニ決済や、郵便払込の集金管理など、学術大会の各種決済に関するサービスを提供しております。

講演要旨集、抄録集の作成

講演要旨集、
抄録集の作成

演題の集約や編集といった制作段階から、印刷製本・参加者への発送まで、全行程を自社で対応しております。

大会HP作成

大会HP作成

学会のHP制作は学会専門の弊社へ。演題・参加登録と連携したサイト制作や、過去の大会情報のアーカイブなど、学会ならではのご要望にお応えします。

学術大会運営に関わる業務の委託はSOUBUN.COMへ。学術専門に培った知識と技術で様々なご要望にお応えします。
【学術大会企画提案・運営】演題登録、参加者受付けはもちろんのこと、会場の手配、物品の手配、大会当日スタッフの手配等、総合的に大会運営をご支援します。
【学術大会演題・参加受付システム】弊社では学術大会専用の演題・参加受付システムをご提供し、先生の時間や労力の削減を目指します。受付データをシステムで一元管理。参加証や抄録集の印刷など、シームレスに連携できます。
【各種大会向け制作物手配】参加証・講演要旨集の編集・印刷はもちろん、学会ポスターの制作や、パネル・幕類の製造も承っております。

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  • 日本食品科学工学会

    日本食品科学工学会

  • 大日本山林会

    大日本山林会

  • 日本畜産学会

    日本畜産学会

  • 日本マリンエンジニアリング学会

    日本マリンエンジニアリング学会

  • 日本リモートセンシング学会

    日本リモートセンシング学会

  • 日本草地学会

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  • 日本地震学会

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  • 日本助産学会

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  • 日本第四紀学会

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  • 農業食料工学会

    農業食料工学会

SOUBUN.COM
学術大会サポートサービス

企画・準備~当日運営まで、学術大会に関することなら全てお任せください。

企画・準備

当日・後日

1年前~6ヶ月前

広報活動の支援(委託)

  • 学会ポスター、チラシ制作
  • 学会ホームページ制作
  • 封筒類の作成

学会ポスターのデザインから印刷まで承っております。
大会運営に適した機能を搭載した大会HP制作など、
様々なサービスで広報活動をバックアップ致します。

6ヶ月前

参加登録・演題登録の支援(委託)

  • 参加登録・演題登録システム
  • 抄録集原稿作成用Wordテンプレート
  • 参加登録・演題登録 問い合わせ窓口業務

参加登録・演題登録システムについて、廉価なものからハイスペックなものまで、様々なシステムをご用意しております。また、問い合わせ窓口や大会事務局の代行も実施しています。

2ヶ月前

講演要旨集の編集制作

大会登録情報を利用して、要旨集/抄録集の編集から印刷まで、ワンストップで対応可能です。

1ヶ月前

名札・参加証制作

事前登録者への抄録集・名札等の発送

当日使用する機器・物品の準備

  • 記念品・粗品・コングレスバッグの準備
  • 表彰状・感謝状・修了証の準備

個人情報保護の認定を取得している自社内工場にて、事前参加登録者向け大会送付物の封入・発送を実施致します。

前日or当日

会場準備

  • 看板類設置
  • ポスター発表会場・企業展示会場設営
  • 映像機器設営

当日

大会の運営

  • 受付対応
  • 会場の誘導・オペレーション
  • 各会場内の進行管理

大会の受付対応では、参加費集金業務など重要な業務に関しては、
学会運営に精通し管理監督のできる弊社正社員などを派遣しております。

大会終了後

各種清算対応

お礼状等の作成・発送

費用事例

多様な領域・会員人数の学会・研究会様からご発注をいただいております。
ご要望も学会様ごとに多岐に渡りますので、以下事例は一律の金額ではなく、
都度オーダーメイドで御見積致します。お気軽にお問い合わせください。

農学系学会様
大会規模 約1,500人
農学系学会様/大会規模 約1,500人の費用事例

実施内容

  • ・演題登録システム、大会参加システムの提供
  • ・オンライン決済システム(クレジット対応)
  • ・大会総合問い合わせ窓口(サポートデスク)
  • ・大会当日の受付スタッフ派遣(3日間)
  • ・各種制作物(ポスター、参加証、封筒、要旨集)

概算内訳

  • システム提供890,000円

    オンライン決済システム含む

  • サポートデスク120,000円

    入金確認、名簿管理、問い合わせ対応等

  • 当日スタッフ派遣120,000円

    大会期間3日間、受付および集金業務、弊社正社員

  • 各種制作物900,000円

    ポスター、参加証、名札ホルダー、封筒、要旨集

  • 各種発送手配100,000円

    大会案内物の個別発送(自社工場完結)

合計2,130,000

医療系学会様
記念大会 / 大会規模 約800人
医療系学会様/記念大会/大会規模 約800人の費用事例

実施内容

  • ・企画運営(企画〜当日の進行管理、会場動線提案、スタッフ派遣)
  • ・会場設営(幕類、パネル、動線設計)
  • ・企業ブース設営支援(問合せ窓口、各種案内業務、展示物発送支援、配置図作成)
  • ・各種制作物(ポスター、参加証、封筒、要旨集)

概算内訳

  • 企画運営1,400,000円

    大会2日間、スタッフ派遣・運営支援
    (誘導、照明、音響、タイムキーパー等)

  • 会場設営1,600,000円

    設置物の制作(横断幕、垂れ幕、看板)、会場設営費(懇親会会場含む)

  • 企業ブース設営140,000円

    企業展示品の搬出・設置、会場設営(約60企業)

  • 各種制作物1,200,000円

    ポスター、参加証、名札ホルダー、封筒、要旨集

  • 各種発送手配100,000円

    大会案内物の個別発送(自社工場完結)

合計4,440,000

お取引の流れ

1

お問い合わせ
お問い合わせ(ご要望確認)
学会・研究会の大会規模や、運営支援の範囲など、与件をお伺い致します。また、サービスに関するご不明点など、お気軽にお問い合わせください。

2

お打ち合わせ
お打ち合わせ(ご要望に対するご提案
・御見積提出)
お伺いした与件をもとに、サービスや御見積をご提案致します。ご予算に応じてサービスや御見積を再調整させていただきます。

3

内容決定
内容決定(運営マニュアル、
スケジュール提出)
御見積と実施内容が確定しましたら、実施内容に即した運営マニュアルやスケジュールをご用意いたします。

4

ご発注
ご発注
ご発注をいただき次第、作成したスケジュールに沿って、順次サービスや制作物のご対応を実施致します。
新規お取引学会様、急増中 取引学会数400超えの「SOUBUN.COM」 アカウント数450突破
  • 日本食品科学工学会

    日本食品科学工学会

  • 大日本山林会

    大日本山林会

  • 日本畜産学会

    日本畜産学会

  • 日本マリンエンジニアリング学会

    日本マリンエンジニアリング学会

  • 日本リモートセンシング学会

    日本リモートセンシング学会

  • 日本草地学会

    日本草地学会

  • 日本地震学会

    日本地震学会

  • 日本助産学会

    日本助産学会

  • 日本第四紀学会

    日本第四紀学会

  • 農業食料工学会

    農業食料工学会

FAQ

Q1参加登録や演題登録を、もっと楽にすることはできますか…?

HP内にフォームを設置したり、専用システムを導入することで登録対応の煩わしさを軽減させることが可能です。
ご要望に応じて最適なサービスをご提案いたします。

Q2演題登録を効率的に進められる方法を知りたいです。

大会運営に特化した専用のシステムのご提案が可能です。
貴学会で登録状況の確認やプログラム編成もオンラインで行うことができます。

Q3垂れ幕や大看板など備品の制作や機材の手配は出来ますか?

会場の使用に応じた規格での作成が可能です。
その他会場案内図製作やマイク・照明機材・wi-fi設備の手配も承ります。

SOUBUN.COM
サービス資料一覧

創業80年、学会運営支援専門サービスSOUBUN.COMのサービス概要資料を下記より無料でダウンロードいただけます。

学術大会
企画運営サポート

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大会運営支援
システム

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講演集・要旨集・
抄録集印刷

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学術大会申込用
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