【大学での学会開催】設営・運営代行サポート

大学の講義室にあるプロジェクターや回線だけに頼らず、必要な配信機材を持ち込み、設営します。Zoom等のオンラインツールを用いたライブ配信やオンデマンド配信の設定、各種マニュアル作成まで対応します。最適な配信ツールの選定や初期設定、導入の際のコンサルティング的な提案から、参加登録・認証用システムのオプション開発・連携まで幅広く対応します。機材の導入から本番の運用まで、技術的な課題を効率よく解決し、コンテンツを確実に参加者に届けます。

開催時期によっては大学生協との特別営業の交渉や、飲食業者とも協力・連携し、お弁当の手配を行い、参加者の昼食を確保します。ベジタリアンやハラール、アレルギー対応など、あらゆる組み合わせでの昼食手配も行います。また、大学側で引き取りを拒否される大量のゴミについても、当社が産業廃棄物として処理するルートを責任をもって整えます。

主催者である先生方が研究交流に集中できるよう、当社の経験豊富な担当者(ディレクター)が学生スタッフへの的確な指示出し（ディレクション）を行います。
大学職員の勤務時間内(オフィスアワー)に限られる鍵の管理や、翌日の授業に向けた机・椅子の原状復帰も徹底して管理します。

広大なキャンパス内で参加者が迷わないよう、効果的な案内看板の設置やスタッフ配置による柔軟な動線設計を行います。また、電車とバスの定員差を考慮し、「電車1両分の人数をスムーズに運ぶには、バスが約3台必要」という目安を用いて、十分な台数とダイヤをシミュレーションし、バス会社と交渉・手配します。

地方開催の大きなメリットである自治体のコンベンション誘致助成金。しかし、申請要件は自治体ごとに異なり、手続きの不備で数百万円単位の受給機会を逃すリスクもあります。SOUBUN.COMは全国のコンベンションビューローと連携し、最新の助成金情報を網羅。「いくらもらえるか」だけでなく「最大額を獲得するための条件」を精査し、申請書類の作成から事後の実績報告までフルサポートします。