SOUBUN.COMの学会支援サービス

オンライン講習会/研修の運営委託サービス【学協会専門】

  • 部分委託も丸ごと委託も!
  • ハイブリッド形式も対応可能
  • 配信以外の印刷郵送も対応
  • 開催サポート実績多数!
  • まずは一度ご相談を!

未来の日本を背負う人材・技術者の育成は、学会・協会にとって大切な役割です。とはいえ、担当者として育成の要である研修会や、技術者講習会の担当を行うのはとても大変ですよね。今回はSOUBUN.COMで実際に行ったオンライン講習会の事例をもとに、研修の業務委託についてお伝えして参ります。

オンライン研修会・講習会でのお悩みございませんか?
SOUBUN.COMではお客様のご希望をヒアリングし最適なプランをご提案しています。現地開催を今回からオンライン開催にしたい。現地開催とオンライン配信を組み合わせたいなどのご要望もお気軽にお問合せください。
オンライン講習会もSOUBUN.COMにお任せください!
サービス概要

どんな開催方法があるの?

オンライン講習会は、大きく分けて3つの開催方法があります。

1、オンラインでライブ配信を行い決められた日時に限定し開催する方法
2、ある一定期間動画配信を行い参加者のタイミングで見ることができるオンデマンド配信
3、 ライブ配信とオンデマンド配信を組み合わせたオンライン上のハイブリッド講習会

またそれぞれに、配信ツールを Zoom で行うのか。vimeo などの動画プラットフォームを使用し簡易的なホームページを使い開催をするのか。個人の視聴履歴などを厳密に取得し動画を見終わった後にテストを表示させるようなイーランニングツールを使用するのか
開催方法と合わせて講習会の条件によって、使用するツールや必要な条件は異なります。
講習会や研修会の運営委託をご検討するお客様に私たちがまず最初に伺うことは、今までの開催方法についてです。講習会の仕様を大幅に変更すると、参加者の方が戸惑い実際の試験に影響します。
講習会の運営方法や開催方法ご予算ルールを伺った上で、適切な開催方法を一緒に考えていくことで参加者、学会にとってよりよい運営方法をご提案しています。

何をいつまでに決める?スケジュールとタスク一覧

開催方法が決定したら実際に行うべき業務をスケジュールに落とし込んでいきます。
大切なのはどこを業務委託し学会や協会主催となる団体で担う業務をいつまでに何を行うかスケジュールとタスクを明確にすることです。
役割を分けることによって、業務分担が明確なので、開催直前に業務が宙に浮くことがなくミスやロスを防ぐことができます。
また業務の分担は経費の削減にもなり、低予算で講習会を行うことも可能です。主な作業項目は下記の通りです。

1、開催方法と日時の決定(委託前/委託直後)
2、講習会の運営方法(ルール)の決定(委託前/委託直後)
3、委託先の企業の選定(委託前)
4、業務委託契約書の締結
5、開催までのスケジュール決定(開催3ヶ月前)
・参加者に向けた告知の日程(開催3ヶ月前)
・参加申込の金額や、申し込み方法や締切日(開催2ヶ月前)
・テキストの郵送がある場合は発送期間の決定(開催3ヶ月前)
・講師への依頼(開催3ヶ月前)
・入金のチェック(開催1ヶ月前)
・参加者への特設サイトURLとID/PASSなどの告知(開催3日前)
・講師への資料やテスト作成の依頼と回収(開催1ヶ月前)
・テストを行う場合の作成とチェック(開催1ヶ月前)
・必要な場合オンラインリハーサル(開催7日前)
・参加者向けヘルプデスクの設置と対応(開催1ヶ月前)
・大会の運用方法(司会・タイムスケジュール・開催方法など)(開催20日前確定)
・視聴ログやテスト回答についての取り決め
・受講表の郵送日や領収書の発送、その他参加者からの問い合わせ対応

オンライン講習会を開催する際に、内制化するべきか、業務委託するべきか、その範疇をどこまでにするべきか迷った場合は、予算と業務に割ける時間、そして、安心安全に運営するにあたりどちらがになった方がより良いかといった視点で考えることが一番ではないでしょうか。

オンラインで行う メリット ・ デメリット

開催方法が決定したら実際に行うべき業務をスケジュールに落とし込んでいきます。
次にオンラインで講習会や研修会を行うメリットデメリットについてお伝えしていきます。

<デメリット>
・オフラインの時と違い緊張感が少ない
・個別にネットワークにアクセスし受講するため参加者同士の交流が生まれにくい
・参加者の申込数が予測を立てるのが難しい
・ライブ配信を行う場合発表者や視聴者のネット環境に依存し配信トラブルが起こる可能性がある
・試験がある場合カンニングを防ぎきることができない
・ 試験問題の盗撮や流出を防ぎきることができない

<メリット>
・場所や時間に縛られず開催することもできるため参加者数が増える傾向にある
・オンデマンド配信を行った場合参加者が繰り返し学ぶことができ学びが身につきやすい
・システムや業務委託を行うことでオフラインの時にあった当日の受付業務や会場の準備当日の参加者発表者講師に対する準備などが不要となり運営の負担が減る
・開催方法によってコストを抑えることができるため費用の削減が可能
・オンラインで参加することができると地方の参加者の負担が減りより多くの受講者が見込め、学会の収入としての新たな可能性が生まれる。

一番のデメリットの悩みとして伺うのが、発表を行うあいだ資料が録画スクリーンショットなどをされ外部に流出しないかといった問題です。様々な対策ソフトや方法が考えられる一方それらをすり抜ける手口も増え、いたちごっこになり防ぎきることが難しいのが現状ですが、Zoom 配信の場合スクリーンショットを撮るとスクリーンショットの撮影者のメールアドレスが少しでスクリーンショットに表示される機能が開発されたり、 E ラーニングツールを使用することで オンデマンド配信の早送りや資料のダウンロードの防止などが制限できるものも多くあります。利便性が良くなることでコストが上がるということもありますが何を重要視し運営をするかといった軸を一つ設けてルールを決めていくと良いでしょう。

SOUBUNで開催した研修会事例集

①医療系 ウェビナーを使用したオンライン研修 参加者300名 費用130万円
E ラーニングツールを使用し、Zoom ウェビナーを用いて1日完結型で開催を行いました。代行した業務は
E ラーニングツールの契約代行、参加者の応募料金のオンライン決済、 E ラーニングツールを使用した講義データの作成、参加者へのメール配信、サポートデスクの設置、 Zoom の契約とミーティングの作成、当日の運営方法をまとめたマニュアルの作成、事前リハーサルの開催、当日の Zoom 配信サポート、アンケートの作成と実施と集計、デジタル修了証の発行です。
ご相談いただいてから開催まで4ヶ月。数回打ち合わせを重ね運営方法を模索しました。
システムからのメールが一部利用者に迷惑メール BOX に入ってしまうといったマイナートラブルもありましたが別途マニュアルを作成し配布することで大きなトラブルもなく開催することができました。大会の開催中にチャットを使いアンケートを行うことでアンケートの回答率が前回より20%向上し次の講習会に意見を活かしたいとご依頼いただいた学会様よりお話いただきました。

② 学会 技術者講習会 参加者500名 費用80万円 
代行した業務は専用HPの作成、録画サポート、録画データを使用したオンデマンド配信、参加者へのメール配信、サポートデスクの設置、アンケートの作成と実施と集計、修了証の発行。
ご希望を伺い専用ホームページを作成し録画データを貼り付けることで当日の配信のトラブルのリスクを軽減し講習会を行いました。
録画データを作成したことがないと不安を抱えてらっしゃったので弊社のスタッフが実際に伺い撮影のお手伝いを行い録画したデータをチェックした上で簡単な編集をしサーバーアップした状態でホームページにリンクを行いました
受講者の多くが企業に勤めており、オンデマンド配信を行うことで時間の制限がなく見ることができてよかったという声も多く頂きました。

③学会 無料セミナー 参加者80名  費用30万円
代行業務は、zoom契約代行、URL作成代行、 当日のサポート半日、 参加証の印刷と個別郵送、当日の参加者ログの提出、無料のセミナーをオンラインで配信することを初めての試みとして行われた学会様からとにかくコストを抑え配信を成功させたいとご相談をいただきました。コストを抑えるためにライブ配信をご提案し、学会様の負担にならない業務を分担し持っていただくことで役割を明確にし不明点を相談いただく形のオペレーションを行いました。
実際には幕間のスライドの作成をお願いし参加者への連絡は個人情報の保護の観点から学会様にお願いをしました。開催の一か月前の依頼でしたがスムーズに連携が取れ無事に開催し終了。弊社に委託することで配信面だけではなく印刷個別の発送のサポートもしてもらえ複数箇所にまたぐことなく依頼できたことが手間が省けて良かったといった声をいただきました。

お問い合わせはこちら

通常業務と両立して、講習会や技術者集会を担当することになった場合、何から手をつけていいかわからないと言った声も多くいただきます。
開催時期、運営方法の提案、トータルのサポートももちろん一部のお手伝も可能です。
SOUBUN.COMはお客様のご意向に沿ったサポートをすることが可能です。どんな小さなこともまずは一度ご相談ください。

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