どんな開催方法があるの？
オンライン講習会は、大きく分けて３つの開催方法があります。
1、オンラインでライブ配信を行い決められた日時に限定し開催する方法
2、一定期間オンデマンド動画を公開し、参加者のタイミング視聴させる方法
3、ライブ配信に加えアーカイブ動画をオンデマンド配信するハイブリッド開催方式
また、講習会の形式によって、使用する配信ツール・テスト配信ツールは異なります。
配信の方法では、会議ツールであるZoomやwebexを使う、OnestreamやVimeoなどの動画プラットフォームを用いて開催するといったやり方があります。
もし講習のあとにテストを実施するのであれば、Eラーニングツールを使用する、あらかじめGoogleフォームなどでテストを作成し、それを配信中に共有するなどといった方法もあります。
私たちSOUBUN.COMが講習会や研修会の運営委託をご検討されるお客様へ最初に伺うことは、今までの開催方法についてです。とりわけオンデマンド配信とリアルタイム配信では受講の仕方が大きく違います。講習会の仕様を大幅に変更すると参加者の方が戸惑い、実際の試験に影響してしまうのです。
講習会の運営方法や開催方法、予算やルールを伺った上で、適切な開催方法を一緒に考えていくことで参加者、学会の双方にとってよりよい運営方法をご提案しています。
何をいつまでに決める？スケジュールとタスク一覧
開催方法が決定したら、次は実際に行うべき業務をスケジュールに落とし込んでいきます。
大切なのはスケジュールとタスクを明確にすることです。
・どこを業務委託し、どの部分は学会や協会主催となる団体で担うか。
・いつまでに何を行う必要があるか。
これら２点を明らかにすることでスムーズに講習会の準備を行うことができます。
業務分担が明確になると、開催直前に業務が宙に浮くことがなくミスやロスを防ぐことができます。
また業務の分担は経費の削減にもなり、低予算で講習会を行うことも可能です。主な作業項目は下記の通りです。
1、開催方法と日時の決定（委託前/委託直後）
2、講習会の運営方法（ルール）の決定（委託前/委託直後）
3、委託先の企業の選定（委託前）
4、業務委託契約書の締結
5、開催までのスケジュール決定（開催3ヶ月前）
・講師への依頼（開催3ヶ月前）
・参加者に向けた告知の日程（開催3ヶ月前）
・テキストの郵送がある場合は発送期間の決定（開催3ヶ月前）
・参加申込の金額や、申し込み方法や締切日（開催2ヶ月前）
・入金のチェック（開催1ヶ月前）
・講師への資料やテスト作成の依頼と回収（開催１ヶ月前）
・テストを行う場合の作成とチェック（開催１ヶ月前）
・参加者向けヘルプデスクの設置と対応（開催１ヶ月前）
・必要な場合オンラインリハーサル（開催7日前）
・大会の運用方法（司会・タイムスケジュール・開催方法など）（開催20日前確定）
・参加者への特設サイトURLとID/PASSなどの告知（開催3日前）
・視聴ログやテスト回答についての取り決め
・受講票の郵送日や領収書の発送、その他参加者からの問い合わせ対応
オンライン講習会を開催する際に、業務委託するべきか、またどこまで委託するべきか迷った場合は、予算と業務に割ける時間、当該業務の負担の重さ、そして安心安全に運営するにはどちらが担った方がより良いか、といった視点で考えることが重要です。
オンラインで行う メリット ・ デメリット
開催方法が決定したら実際に行うべき業務をスケジュールに落とし込んでいきます。
次にオンラインで講習会や研修会を行うメリット・デメリットについてお伝えしていきます。
〈メリット〉
(1)場所や時間に縛られず開催可能なため参加者数が増える傾向にある
(2)オンデマンド動画では参加者が繰り返し学べるため、聞き逃しや理解不足を減らすことができる
(3)受付業務や会場の準備、当日の参加者・発表者、講師に対する準備などが軽減され、運営の負担が減る
(4)開催方法によってはコストを抑えることができる
(5)オンラインで参加可能になると地方からの参加者の負担が減り、より多くの受講者が見込め、学会の収入としての新たな可能性が生まれる。
〈デメリット〉
(1)現地開催と違い、カメラやマイクオフにできるため気が緩みやすい
(2)個別にネットワークにアクセスし受講するため、参加者同士の交流が生まれにくい
(3)参加申込数の予測を立てるのが難しい
(4)ライブ配信を行う場合発表者や視聴者のネット環境に依存し配信トラブルが起こる可能性がある
(5)試験がある場合はカンニングや、試験問題の盗撮や流出をを防ぎきることができない
特にお悩みとしてよく伺うのが、発表中に資料が録画スクリーンショットなどをされ外部に流出しないかといった問題です。様々な対策ソフトや方法が考えられる一方それらをすり抜ける手口も増え、いたちごっこになり完全に防ぎきることが難しいのが現状です。
しかし、こういったデメリットには対策法もあります。
(1)カメラをオンにしてもらうよう、ルールを設けることで気が緩むことを防ぐ
(2)Zoomのブレイクアウトルーム機能などを使うことで、参加者同士のディスカッションやグループワークをする
(3)前年度の記録からある程度の予測をする
(4)普段と同じネット環境を使う（別の場所で異なるネット環境を使うと、配信/閲覧トラブルに繋がりやすいです）
(5)Eラーニングツールを使用する。オンデマンド配信の早送りや資料のダウンロードの防止などが制限できるものも多くあります。
利便性が良くなることでコストが上がるということもありますが、何を重要視し運営をするかといった軸を一つ設けてルールを決めていくと良いでしょう。
SOUBUN.COMで開催した研修会事例
【医療系学会様 ウェビナーを使用したオンライン研修】
参加者300名 費用130万円
E ラーニングツールを使用し、Zoom ウェビナーを用いて1日完結型で開催を行いました。代行した業務は以下の項目です。
・Eラーニングツールの契約代行
・参加者の応募料金のオンライン決済
・Eラーニングツールを使用した講義データの作成
・参加者へのメール配信、サポートデスクの設置
・Zoomの契約とミーティングの作成
・当日の運営方法をまとめたマニュアルの作成
・事前リハーサルの開催
・当日のZoom配信サポート
・アンケートの作成と実施と集計
・デジタル修了証の発行
ご相談いただいてから開催まで４ヶ月。数回打ち合わせを重ね運営方法を模索しました。
マニュアルを作成し配布することで、大きなトラブルもなく開催することができました。
大会の中でチャットを使いアンケートを行い、「アンケートの回答率が前回より20%向上した。次の講習会に意見を活かしたい」とご依頼いただいた学会様よりお話をいただきました。
【学会様 技術者講習会】
参加者500名 費用80万円
代行した業務は以下の通りです。
・専用HPの作成
・録画サポート
・録画データを使用したオンデマンド配信
・参加者へのメール配信
・サポートデスクの設置
・アンケートの作成と実施と集計
・修了証の発行
ご希望を伺い専用ホームページを作成し、録画データを貼り付けることで当日の配信のトラブルのリスクを軽減し講習会を行いました。
録画データの作成へ不安を抱えてらっしゃったので、弊社のスタッフが実際に伺い撮影のお手伝い・録画したデータをチェック・編集を行い、ホームページへ掲載を行いました。
受講者は日中別業務をされている方が多く、オンデマンド配信で時間の制限がなく見ることができてよかったという声も多くいただきました。
【学会 無料セミナー】
参加者80名 費用30万円
代行業務は以下の通りです。
・zoom契約代行
・URL作成代行
・当日のサポート半日
・参加証の印刷と個別郵送
・当日の参加者ログの提出
無料セミナーのオンライン配信をとにかくコストを抑え成功させたい、とご相談をいただきました。
コストを抑えるためにライブ配信をご提案し、学会様の負担にならない業務を分担し持っていただくことで役割を明確にし、不明点を相談いただく形のオペレーションを行いました。
幕間のスライド作成や、個人情報の保護の観点から参加者への連絡は学会様にお願いをしました。
開催の１か月前にご依頼を頂きましたが、スムーズな連携で無事に開催し終了。お客様からは「配信サポートだけではなく参加証の印刷・個別発送のサポートもしてもらえ、複数箇所にまたぐことなく依頼できたことが手間が省けて良かった」といったお声をいただきました。
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SOUBUN.COMは学会・協会のサポート会社として、学術大会の運営や関連するシステム提供などを行っております。
オンライン開催時、通常業務と両立して講習会や技術者集会を企画・担当することになり、何から手をつけていいかわからないと言った声も多くいただきます。
開催時期、運営方法の提案、トータルのサポートはもちろん一部のお手伝いも可能です。
SOUBUN.COMはお客様のご意向に沿ったサポートをすることが可能です。どんな小さなこともまずは一度ご相談ください。
