役員選挙とは

理事など役員の選挙は学協会の運営において必要不可欠となります。
任期の都合上2〜3年に1度の割合となるため、選挙はなかなか効率化が図りづらいものとなります。

従来選挙を行うには、選挙委員会を発足しスケジューリングをする必要があります。

実際の流れとして告知から始まり、①公募 ②表明公開 ③投票用紙の送付 ④受付、そして⑤の集計となります。

投票用紙の送付は郵送であることに加え、返信用封筒の同封など単なる発送業務とはなりません。

また集計作業では、規定数以内の投票となっているか・有効票であるかを目視で確認したり、開票に不正がないよう選挙委員会を開催しての開封作業を行うなど、集計作業でも手間と労力がかかりました。

また学協会ごとに規定があり、それに即した運用をするには経験や知識が属人的になりやすくなっていました。

選挙のシステム化

煩雑かつ労を取る選挙ですが、最近では選挙に特化したシステムが普及しています。

基本的な運用がカバーされていて、加えて運用に合わせたカスタマイズが可能なシステムもあり、学協会の役員選挙にも活用するシーンが増えてきました。

業務の単一化を図り、手間や労力を減らして効率化を図るにはシステム導入がおすすめです。

システム導入後の選挙の行い方を簡単に説明いたします。
システムへ被選挙人を登録すると、あとはシステムが対応してくれます。
選挙人がインターネットを利用できる環境があることが条件となりますが、投票用紙の送付の必要はなく集計で手間取ることもありません。

しかし、そもそもの選挙権の有無や書類の審査など人の手で行う部分も残りますので注意が必要です。

また専用のシステムでなくともイベントの管理システムのある会員管理システムであれば、そのイベント管理の機能を代用して選挙を行うことが可能な場合があります。

システム導入にはコストがかかりますので、予算と合わせつつ長期的な視点で決定していくことが必要となります。

システム化の前に

選挙システム導入することで、時間と労力の削減が可能となります。

選挙特化システムであれば、規定に即したサポートも可能となります。

しかし、コスト面での折り合いが悪いこともあります。
その場合には、導入にあたりシステム化以外の検討も有益かもしれません。

例えば全体をシステム化するのではなく、集計の部分をマークシート方式にする。

また代議員や評議員など規模の大きなものはシステム化し、理事会など小規模なものは従来の方式で対応する。

または法人化の際に社員を代議員に絞り、対象者そのものを少なくするなど大きく全体を変更するのではなく、費用対効果をみながら一部分の手間を少し減らす、といったことも重要です。

＜まとめ＞

ひとくちに選挙といっても学協会ごとに運用が異なります。

一般的な共通部分はシステム化がしやすくありますが、特有の運用がある場合にはシステム化の妨げとなることもあります。

しかしこのことを逆に捉えると、システム化することにより運用そのものを見直す機会となるかもしれません。

選挙のシステム化がまだの学会様は、ぜひSOUBUN.COMまでお問い合わせください。

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