コロナの状況に左右されない参加を可能とするサービスをご紹介します。
Peatixの機能紹介
まずはじめにPeatixの機能についてご紹介していきます。
イベント告知事前決済機能
告知ページは、新規アカウント作成後に主催者が必須事項を埋めていくだけで簡単に作成が可能です。
そのため事前に申し込みや申請といった手間は不要で、Peatixの公式ホームページからどなたでもすぐに作成することが可能です。
またイベントは公開設定や非公開設定など、用途に合わせて設定することが可能です。
幅広い方に学会・イベントを告知したい場合は公開設定、有料のイベントなので料金を支払った人にしか知らせたくないといった場合は非公開設定にすることで、学会・イベント自体のセキュリティをコントロールすることが可能です。
事前決済機能
これまでの事前決済というと決済代行会社を通して契約をすることが主流でしたが、Peatixでは事前に設定してあるクレジットカード・コンビニ払い・ATMでの支払いに対応しています。
コンビニ決済に関しては決済代行会社を使用する場合、人格なき社団の皆様は使用できないといった規制がありますが、Peatixはそういった団体様もご利用が可能です。
アプリ内にシステムの中に支払い方法の選択画面がありますのでワンクリックで、どの支払い機能を使用したいかを選ぶことができ、煩雑な設定などもありません。
イベント視聴ページ
オンラインイベントの視聴情報をPeatix内を通して表示することが可能です。
当日券の販売や購入者だけの視聴制限がより可能に簡単になっています。
参加者はイベントのチケットを購入後、自動返信で送られてくるメールやマイページのイベント視聴ページにアクセスすることで、簡単に視聴できます。
この機能によって、こちら側は配信のURLの連絡の手間を省くことができます。
またあらかじめ視聴ページのURLをボタンに埋め込むことも出来るため、参加者の動線がスムーズになり、どこから入ればいいかわからないといった問い合わせも少なくなることも特長です。
参加者管理分析機能
参加者の申し込み状況や告知ページへのPV数、アクセス経路などもリアルタイムに確認できます。
主催者向け専用アプリを使うことによって、学術大会運営者の方も、いつでもどこでもチェックすることが可能です。
また参加者へのメッセージも一括か個別、または予め定められたグループごとに送信する事が可能です。
個別のやり取りは履歴がしっかりと残っているため、返信内容に困ることもありません。
支払い状況やイベントの参加状況に応じてフィルターをかけて送信することも可能です。
個人情報の保護の観点から、支払いが完了するまで参加者の名前や住所がリアルタイムに出てくることはありませんので、安心してご利用いただけます。
システム開発者のPeatix社ではプライバシーマークを取得しておりますので、個人情報を取得する際にも安心してご利用いただけます。
参加者申し込みフォーム機能
申込時の参加者の情報や事前にヒアリングした情報を簡単に取得できます。このため、学会の会員番号の入力など後でデータをつけ合わせるための情報などもカスタマイズできます。
またプライバシーポリシーや利用規約への同意取得も可能です。
取得した情報はCSVファイルでいつでもダウンロードが可能です。
ただし設問数や回答制限数がないため、同一の人物から申し込みが繰り返されることがあります。
また1度フォームを作成し公開すると、そのフォームを再度編集することが難しく、フォーム自体をコピーして修正したものを新たに選択するといった手間が発生します。
そのため、申し込みフォームの内容はしっかりと話し合った上で作成することをお勧めします。
安心のサポート体制
参加者向けと主催者向け、別々に用意されているヘルプサイトがPeatixの魅力の1つです。
窓口が分かれた設計になっているため、「ご質問の前にPeatixヘルプサイトをご参照ください」といった形で参加者に事前にお願いすることで、参加者の疑問が解決しやすく事務局様側の負担を減らすことができます。
使い方マニュアル
初めての方でも利用しやすいよう、Peatixの公式サイトにて使い方マニュアルが公開されています。
主催者向けのほか、参加者向けのマニュアルもございます。イベントページ作成から開催後までの流れがまとめられていますので、下記のリンクからぜひご覧ください。
早期申し込み（EarlyBird）等への対応
実際に申し込みを検討する時に気をつけなくてはいけないのは、早期申込者への対応、早期の申し込み料金、そして当日の料金変更といった場合です。
Peatixはチケット制になりますので、1つの申し込みページからチケットの販売期間の設定までをすることが可能です。
あらかじめ限られた期間を設定し、チケットの早期申し込みをすることで大まかな参加者数の決定が可能になるでしょう。
またチケットには個別にクーポンコードを使用することが可能なので、会員種別によって料金を割引したり無料にするなど、参加申込時に発生しやすい金銭授受のトラブルを未然に防ぐことも可能です。
学生料金などの証明書の添付機能はPeatix上には含まれませんが 、Dropboxや個別のメールアドレスに証明書を送信してもらうなどをすれば、対応することが可能です。
その他セミナーなどで書類の発送などが必要な場合も締め切り時期に応じて申込者をCSVに一括管理し、その情報に基づき作業がスムーズに行える点も魅力のひとつです。
現地開催も併用する場合の注意点
大会においてオンラインと現地開催を併用する場合は、チケットの作成時にいずれの参加方法か選択するようにしましょう。
・その際、座席指定が必要な場合はオプション料金が発生するので注意してください。
・現地での開催の場合は参加者の受付対応が発生しますので、受付スタッフの用意に確認作業が発生します。
・QRコードを読み取ったり名前を聞いてPeatixシステム上の管理者ツールから来場者にチェックを入れる等の方法で受付を行ってください。
・当日参加者との金銭授受を発生させたくない場合も対応可能です（クレジットカード決済のみ）。その場合、インターネット環境がある現場では当日参加の申込者もリスト上に表示されますが、インターネット環境がない現場の場合リスト上に表示されない場合が考えられますので、参加者側の申し込み完了画面をスタッフに提示してもらうことでも入場可能です。また、受付時に資料を配布する場合は、こういった当日参加者の分も必要になってきますので注意しましょう。
・コンビニ決済は３営業日前までで受付が終了となります。
上記のような注意点のアナウンスも忘れないようご注意ください。
注意事項・トラブル集
ここまでPeatixについて基本的な機能をご説明してきました。
ここでは実際に起こったトラブルについて、事例をもとに紹介していきます。
参加者が申し込んだ ID・パスワードを忘れてしまった（誤って登録してしまった）
Peatixは使用する際、メールアドレスを使用した事前のアカウント登録が必要です。
しかし参加者が申し込んだ個人情報 ID ・パスワードは主催者側では開示・操作できません。
そのためどのメールアドレスで登録したかわからなくなった・メールアドレスを間違って登録したといった場合は、別のアドレスで再度申し込み登録の後にログインしていただく必要があります。
このことはあらかじめアナウンスすることがトラブルを回避させる秘訣となります。
申し込んだが支払いを忘れ期日を過ぎてしまった
この場合は再度申し込みをしていただく必要性があります。
クレジットカード以外での支払いの場合、入金の期日が支払方法によって定められていますので、それを超えた場合はキャンセル扱いとなります。
主催者側としては、Peatixのお知らせツール内から支払い期限が過ぎた申込者を選定することができるので、再度申し込みのアナウンスを配信すると丁寧でしょう。
Peatixと大会支援システムを両方使用し、申込者のIDが二つになってしまい参加者が混乱してしまった
予め周知をすることで回避可能です。
特に医療系の学会の場合は参加申し込みの前に、何が必要かといった要望をしっかりとまとめておくことでトラブルを回避できます。
申し込みが発表者と参加者で分かれており、誤った方から申し込みをしてしまったのでキャンセルをしたい
Peatixは基本的に参加のキャンセルは不可となっていますが、主催者側が許可した場合のみキャンセルをすることが可能です。
ただしその場合はキャンセル対象者が払い戻し料金の手数料を負担することになります。
手数料について
利用料金は2種類あります。
事前決済機能を使う場合
販売実績に応じた決済処理費用のみ発生します。
個人利用でも法人利用でも同じ料金形態です。
手数料はチケット1枚あたり4.9%＋チケット1枚販売ごとに99円となります。
〈事例〉4000円のチケットを100枚販売した場合
4000(円)×100(枚)×4.9(%)+99(円)×100(枚)で決済処理費用は29500円となります。
※販売代金払出時の振り込み手数料として210円または220円が主催者様側のご負担となります。
※コンビニATM支払いを購入者が選択した場合はシステム手数料220円が購入者様側の負担として追加されます。
事前決済を使わない場合
チケットが無料または当日の支払いの場合は、申込枚数に関わらず全ての機能が無料となります。
※この場合は参加申込み機能のみ利用する形となります。
有料オプション機能
有料でオプション機能の使用も可能です。例えば、
・請求書支払い機能
・座席指定機能
・集客サポート
・オンラインイベントサポート
・イベント紹介動画作成サービス
などです。
決してコストパフォーマンスが良いとは言えない料金にはなりますが、あらかじめ必要な場合はご検討いただくことで手間とリスクの軽減になるのではないでしょうか。
オンライン大会では、イベントの実施方法に応じて様々な落とし穴が発生します。
SOUBUN.COMのサポートサービス
SOUBUN.COMでは、このPeatixを利用した場合の学会参加申込フォーム構築のお手伝いをさせていただいております。
上記にあげた各種設定・メールの配信代行等も学会様の状況に応じて対応できますので、是非ご相談ください。
SOUBUN.COMでは、これまでPeatixの対応を含め、様々な形でのオンライン学会やセミナー、ハイブリッド開催の学会などをサポートして参りました。
学会様のニーズと団体様の持つオリジナリティを最大限に生かした提案でサポートさせていただきたいと思いますので、学術大会・展示会・セミナー・講演会などの開催の委託をご検討の際は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。
