＜予算別に選べる＞学会参加登録システム

学術大会支援システムを利用した場合

多くの大型の学術大会では、学術大会支援システムを利用したものも多いでしょう。

学術大会支援システムとは、大会の告知ページや参加申し込み機能、オンラインでのクレジットカード・コンビニ決済などを用いた支払い機能、実際の大会で使用する個別認証機能、大会当日のプログラムなどの掲載やオンライン大会の場合のZoomやオンデマンド配信先へのアクセスリンク、大会終了後の領収書の発行機能などをワンストップで実現することができるシステムです。

非常に便利な学術大会支援システムですが、使用するには金額が高くついてしまうところがデメリットの一つです。
しかしながら以下のような多くのメリットが挙げられます。

（1）様々なツールを組み合わせ使用する必要がないので管理が楽。
（2）契約内容によっては、学術大会支援システムを複数年契約すると料金の割引がある。
（3）同じシステムを長く使うことで参加者の方がシステムに慣れ、問い合わせの数も少なくなる。

ただし学術大会支援システムは、オンライン決済が最初から組み込まれているものが少ないです。
学会名での領収書を発行する場合は、学会での個別申し込みが決済代行会社との間で必要となります。

その場合法人格のない団体様は契約ができないケースが支払方法によっては生じますので予めご注意ください。

Peatix（ピーティックス）を利用した場合

ピーティックスはイベントを中心とした参加申し込みとオンライン決済が一つになったツールです。
オンラインのみの有料イベントの作成、現地を伴うイベントの作成や無料で開催されるイベントの三種類を使い分けられる機能が備わっています。
また基本的にはピーティックスは手数料のみで利用できるツールですが、ご要望に合わせてオプションがあり、イベント運営者に寄り添ったツールです。

利用料金が発生しない代わりに、契約手数料としてチケット1枚あたりあらかじめ定められたパーセンテージと単価の手数料が発生します。
また利用者はあらかじめピーティックスへのアカウント登録をしなければなりません。
ピーティックスは利用契約や利用申込みをする必要がありません。

主催者は
(1)イベントの作成チケットの作成
(2)チケットの販売期間を設定
(3)期間設定後の簡易的な大会のサイト作成・参加登録
(4)参加申し込みの後のオンライン決済
(5)オンライン決済後の顧客管理
(6)参加申込者全て、またはグルーピングされたチームへのシステムを通したメール送信
が可能になります。

支払いと参加申込みだけではなく、参加者にピーティックス上から一斉メール機能を使って当日の大会URLやセキュリティキーを送信することができるため、安価で機能が充実していると人気です。

デメリットとして、
（1）凝ったデザインのページが作成できない
（2）システムを通して一斉配信を行うためお知らせのメールが迷惑メールボックスに入ってしまいがち
（3）参加者がシステムに慣れなくて問い合わせが多く入る
といったことも事例としてあります。

（2）や（3）の問題に関しては「事前に参加申し込みや支払いについてピーティックスで行うこと」や「よくあるQ&A」などを掲示することであらかじめ回避することができます。
また、支払われた金額は学会の口座をピーティックスに登録することで2〜5営業日以内に指定された口座に振り込まれます。
入金が早いこともピーティックスの魅力の一つですが、設定を間違ってしまうと振込手数料210円が500円になってしまうのでご注意ください。

Googleフォーム

最後に紹介するのが Googleフォームを用いた参加登録の方法です。
とにかくコストを抑えたい、時間がないので簡易的に作成して早く公開したいといった場合に便利なツールです。
ただし先にご紹介した学術大会支援システムやピーティックスにあるような決済機能はないので、振込先の案内、各種決済代行機能などを別途用意する必要性があります。
Googleフォームは無料で使用できるのに様々な活用方法ができるところが便利です。
あらかじめ決められた収集方法で収集した内容を簡単に入力することができ、また参加者の管理もGoogleスプレッドシートで可能です。
Google chromeもGoogleスプレッドシートも共同作業者を設定することができ、また設定で自動返信メールを送信することもできるため、受付、情報収集、確認、一次対応といった流れがスムーズに可能です。
簡単にメール転送機能が設定できるため、普段は使用しないアドレスであってもメインのアドレスを連携させておくことで申し込みがあったが放置していた、といった状況もあらかじめ避けられます。
ただしGoogle workspaceの契約やアドオンが必要なものが多いため、今まで操作したことがない方には機能面がやや煩雑で手間がかかると感じられるものも多いでしょう。

まとめ

ここまで様々なツールをご紹介してきました。
総じて便利なものには費用がかかってしまうといった傾向に見受けられますが、学術大会の規模や大会までのスケジュールなどに応じてどのツールを使うか決定される学会様がほとんどです。

また大会を運営する管理者の目線も、もちろん大切ですが、一番大切なのは利用する参加者の目線に立って選定することです。SOUBUN.COMでは豊富な大会運営実績に基づき、ニーズと情勢に合わせたご提案を多くしています。
実際に昨年も100を超える学会様の大会運営を行いました。
コロナウイルスの影響の長期化により、オンライン開催かハイブリッド開催か、現地開催が可能なのかまだ不明確な時期ではありますが、多くの学会、研究会、協会様のお悩みに現在も寄り添い対応しています。
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