豊富な支援項目から、
必要な業務のみ
代行いたします。

学会事務代行のご要望は学会様ごとに様々です。弊社では学会様の希望する事務局委託の内容やご予算に応じて、事務局業務を包括して代行する場合や、部分的に代行する場合など、多様なご対応が可能です。会員管理・会費管理については、弊社正社員スタッフによる問い合わせ窓口対応やシステムを利用した運営支援などがあり、オンラインでの決済システムのご提供もございます。会計管理では、学会の予算編成のご支援や、弊社会計士と連携した決算報告の書類作成など、豊富な実績から必要なサービスをお選びいただき、委託することが可能です。

会計管理
サービス

次世代型
学会運営

名簿更新・入退会管理

会員名簿の管理

  • 会員名簿の登録・更新(登録情報の変更)
  • 会員情報の資料作成(会員増減リスト・住所変更リスト等)サンプル

入会処理

  • 入会申込者の受付、学会事務局様へのご連絡
  • 入会申込者への、入会承認の連絡。新規会員情報の登録作業。

退会処理

  • 会員様からの退会届の受付、学会事務局様へのご連絡
  • 退会承認の連絡、会員名簿からの削除作業。

専用ヘルプ
デスクの設置

  • 会員様からのお問合せ専用窓口の設置(弊社専任担当者が対応いたします。)

※ヘルプデスクの問合せ受付時間についてはご相談ください。

会員向け印刷物の
作成・発送

  • 学会誌や、学術大会などの各種案内等の送付代行。
    管理させて頂いている会員情報より、宛名ラベルの作成、送付準備を行います。
SOUBUN.COMの強み
  • 全てのスタッフが、学会運営のノウハウを熟知した正社員
  • 創業80年以上、取引学会400以上の豊富な実績と経験
  • JPPS(個人情報保護体制認定制度)の認定を受けた、万全のセキュリティ体制

担当スタッフメッセージ

営業部 上野

他社様の場合、会員会費管理と会計管理、全て決められたパッケージのセットでしか対応できない、というケースをよくお客様から伺いますが、弊社の場合、会員会費管理のみだけのご発注やミニマムな仕様・費用で始められるため、この点を評価いただき、ご発注をいただく事がございます。柔軟にご対応させていただきますので、お気軽にお問い合わせください。

会費納入依頼

年会費の納入依頼

  • 会員名簿をもとに、会員様への年会費の納入依頼を致します。

※請求書・払込票の作成も承ります。サンプル

会費納入督促

  • 年会費未納者に対して、未納分の督促を代行いたします。

新規入会者への
会費納入案内

  • 新規に入会した会員様へ、入会金・会費の納入をご案内いたします。

会費納入状況の確認・管理

  • 入会金、年会費などの納入状況を確認・管理いたします。

(確認・管理方法については、ご相談のうえ決定いたします。)

会費納入状況の報告

  • 会費納入状況リスト・年会費管理表・未納者リスト等を作成いたします。サンプル
  • 定期的に会費の納入状況をご報告いたします。

専用ヘルプデスクの設置

  • 会員様からの会費に関するお問合せ専用窓口の設置(弊社専任担当者が対応いたします。)

※ヘルプデスクの問合せ受付時間についてはご相談ください。

会員向け印刷物の
作成・発送

  • 会費請求書(払込票)とともに、会員様への印刷物送付を承ります。

※作成からご注文いただくか、もしくは既製品をお預かりして発送。

SOUBUN.COMの強み
  • 複数学会で会費管理、会計管理の実績あり。業務内容に精通した弊社社員が専属で担当
  • 創業80年以上、取引学会400以上の豊富な実績と経験
  • JPPS(個人情報保護体制認定制度)の認定を受けた、万全のセキュリティ体制

担当スタッフメッセージ

営業部 上野

会費管理に関して、学生アルバイトなどボランティアでのお手伝いで運営されている場合、徴収金額の管理にミスが出てしまうなどのトラブルを伺うことがございます。弊社であれば、会費管理に精通した専属社員が入金管理を徹底しますので、会費に関するトラブルを削減することができます。リスクの高い業務はぜひ専門会社にお任せください。

会員・会費管理システム

学会本部事務局だけでなく、学会員にも
大好評。会員・会費データを
いつでもどこからでも

会員の登録・変更の受付から、会費の支払管理まで、全ての作業をFAXやメールでやり取りし、エクセルなどで集計すると、多くの時間と労力がかかってしまい、お困りではないでしょうか?
会員会費管理システムを導入すると、時間と労力を削減しながら、タイムリーな情報管理で会員様にも喜ばれます。

オンラインシステムでできること

会員情報変更

会員様ご自身で、登録済み住所、研究内容等の掲載内容を変更することができます。

会員情報管理

システム管理画面から、会員登録情報の照会、更新ができます。

支払い状況確認
支払い方法変更

会員様ご自身で、請求一覧・支払い状況の確認及び、支払い方法の変更ができます。

会員への
一括メール配信

予め作成したメールテンプレートもしくは新規文面を書き込み、会員様に一括送信できます。

請求情報作成・管理

会員名簿をもとに、会員様への年会費の納入依頼を致します。
※請求書・払込票の作成も承ります。

請求書や領収書の
ダウンロード

会員マイページから会員様ご自身で、請求書や領収書のダウンロードができます。

SOUBUN.COMの強み
  • 会員管理システムの運用代行も実施
  • 創業80年以上、取引学会400以上の豊富な実績と経験
  • JPPS(個人情報保護体制認定制度)の認定を受けた、万全のセキュリティ体制

担当スタッフメッセージ

事務局支援部 齋藤

会員会費システムはいくつか知っているが、システムのマニュアルを読んで、覚えて、操作をすることに、時間と労力を使いたくない、といったご意見をよく伺います。私も含め、弊社ではシステムの運用から委託・代行することができますので、面倒な初期設定やシステムの運用は全て私たちにお任せください。もちろん、直接会員様と連絡をとる窓口対応も実施しています。

学会財務管理

出納業務(入金管理・支払)代行

  • 学会の運営における日々の出納業務(入金管理、支払業務)を代行いたします。
    (通帳やカードなど、業務に必要なものをお預かりできる場合のみ)

出納帳の作成・管理

  • 出納情報をもとに出納帳を作成し、入金・支払状況を記入・管理いたします。
    (出納業務を代行しない場合、帳票をお預かりして作成することも可能です。)

会計帳簿への記帳・会計照合

  • 日々の出納情報をもとに仕訳・転記の作業を行い、会計帳簿へ記帳いたします。
    (ご要望に応じて、定期的に学会様へ会計状況をご報告いたします。)

会計書類・決算書類の作成

  • 各種会計書類・決算書類を、税理士と連携して作成いたします。

現金手配

  • (ご要望に応じて、)現金の引き出し・送金、返金・戻し入れを行います。

口座の管理

  • 入出金のための口座(学会様総合口座、会費振替口座など)を管理いたします。
  • (ご要望に応じて、)口座の新規開設や名義変更・解約を代行いたします。

通帳・印鑑保管

  • 学会様の通帳をお預かりし、弊社にて保管いたします。
  • 学会様の請求書用認印、金融機関届出印をお預かりし、弊社にて保管いたします。

会計監査サポート

  • 会計監査の際には、必要に応じて弊社担当者が陪席いたします。
SOUBUN.COMの強み
  • 日々、出納帳や会計帳簿を記入している事務局員様の負担を軽減します。
  • 代行する範囲については、ご相談に応じて設定することが可能です。
  • 会計監査への対応もご相談可能です。(専任 税理士と連携)

担当スタッフメッセージ

営業部 上野

会計管理について、大きく2つのポイントをご紹介します。ひとつ目は、日常の会計処理は経理業務にも知見のある弊社の事務局社員が対応している点、もうひとつは、決算書類の作成等は弊社の顧問会計士と連携し、一般企業レベルの法人決算対応も可能な点です。
専門的な知識がないと、対応に苦労をする会計業務について、この機会にぜひ外部委託をご検討ください。

SOUBUN.COM次世代型学会運営システムAI事務局

問合わせ返答例をAIが自動で抽出。
事務局の対応品質を大幅に改善。

弊社の事務局業務ではAI機能のついた自社基幹システムを利用しています。
応対メールを全てクラウドでバックアップし、問い合わせ内容の自動分析、
模範的な回答例の集約など、事務局業務の品質担保に努めております。
「事務担当によって対応の質がバラバラ」というような問題を解消致します。

AI事務局の特徴

問合せに対する返答例をAIが抽出するので、対応時間を大幅に圧縮できる。

問合せ内容・回答をシステムで管理(アーカイブ)しているので、事務局担当者の変更によって、引き継ぎが断絶しない。

問合せ内容、平均回答日数、月間の問合せ数など、事務局の稼働状況をタイムリーにダッシュボードで管理。

価格は従来の廉価な事務局費のまま(追加費用なし)。

担当スタッフメッセージ

事務局支援部 齋藤

こちらの基幹システムでは、問い合わせ案件ごとに情報が管理されており、過去の問い合わせ対応を調べたり、キーワード検索のような形で問い合わせに対する対応例を参照したりすることができます。属人的な情報管理にならないため、事務局担当同士で業務をカバーし合う場合でも、情報や対応が断絶することなく、会員様への対応品質向上に寄与しています。

費用事例

多様な領域・会員人数の学会・研究会様からご発注をいただいております。
ご要望も学会様ごとに多岐に渡りますので、以下事例は一律の金額ではなく、
都度オーダーメイドで御見積致します。お気軽にお問い合わせください。

教育系学会様
事務局運営代行 /
学会員数:約300名
  • 会員管理15,000円

  • 会費管理8,000円

  • 会計管理5,000円

  • 総会・理事会支援5,000円

  • 学会誌
    および資料保管
    700円

専任スタッフ

専任スタッフ1名
(電話・メール等受付業務)

月額31,700

農学系学会様
事務局運営代行 /
学会員数:約650名
  • 会員管理20,000円

  • 会費管理30,000円

  • 会計管理15,000円

  • 決算関連業務20,000円

  • 学会誌
    および資料保管
    700円

専任スタッフ

専任スタッフ1名
(電話・メール等受付業務)

月額90,000

医学系学会様
事務局運営代行 /
学会員数:約2,500名
  • 会員管理
    システム費
    20,000円

  • システム外
    運営支援
    30,000円

  • 会計管理55,000円

  • 決算関連業務30,000円

  • 選挙・総会
    支援システム
    27,000円

  • 各種会議体支援38,000円

  • 各種委員会支援20,000円

  • 関係書類
    保管・管理
    25,000円

専任スタッフ

専任スタッフ1名
(電話・メール等受付業務)

月額336,000

お取引の流れ

1

お問い合わせ(ご要望確認)
学会の会員規模や、事務代行の範囲など、与件をお伺い致します。サービスのご不明点なども、お気軽にお問い合わせください。

2

お打ち合わせ(ご要望に対するご提案
・御見積提出)
お伺いした与件をもとに、サービス内容や御見積をご提案致します。
ご予算に応じてサービス内容や御見積を再調整致します。

3

内容決定(運営マニュアル、
スケジュール提出)
運営マニュアルやスケジュールをご用意いたします。
事務局運営に齟齬が出ないよう、事前のすり合わせを徹底しております。

4

ご発注(契約書作成・締結)
確定した内容で契約書を作成致します。個人情報保護などに関しても契約時に明確にし、安心して委託いただけるようにしております
新規お取引学会様、急増中 取引学会数400超えの「SOUBUN.COM」 アカウント数450突破
  • 日本食品科学工学会

    日本食品科学工学会

  • 日本リモートセンシング学会

    日本リモートセンシング学会

  • 日本草地学会

    日本草地学会

  • 日本助産学会

    日本助産学会

  • マテリアルライフ学会

    マテリアルライフ学会

  • 日本温泉科学会

    日本温泉科学会

  • 日本福祉心理学会

    日本福祉心理学会

  • 日本アスレティックトレーニング学会

    日本アスレティックトレーニング学会

FAQ

Q1法人化する場合のお手伝いをしていただけますか?

法人化サポートの実績もございますのでご安心ください。
法人化を希望されている学会様には、メリット・デメリット等をご説明させていただいたうえで、ご支援をさせていただいております。

Q2WEB選挙システムの対応はございますか?

これからはWEB投票が主流になると思われますので、弊社でもシステムでの対応をしております。
従来の投票用紙による選挙方式からの変更をお考えでしたら、ご提案をさせていただきます。

Q3会員情報の管理などで、情報保護の体制は整っていますか?

ご安心ください。個人情報保護体制認定制度の資格を有し、機密情報の取り扱い体制も整っております。

SOUBUN.COM
サービス資料一覧

創業80年、学会運営支援専門サービスSOUBUN.COMのサービス概要資料を下記より無料でダウンロードいただけます。

名簿更新・入退会管理

会員管理代行

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会費納入依頼

会員管理代行

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会員・会費
オンライン管理

会員管理代行

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学会財務管理

会員管理代行

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AI事務局

会員管理代行

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