総会・理事会・委員会運営について、
様々な業務を代行サポート致します。

SOUBUN.COMでは、事務局代行の一環として、総会・理事会・委員会の運営サポートを実施しております。会場手配や出欠確認、事前の資料作成だけでなく、会議体への同席と議事録案の作成など、円滑に運営できるご支援を致します。
また、その他の付帯サービスとして、学会選挙関連のサポートや弊社会議室のレンタルも提供しております。
特に学会向け電子選挙システムは費用削減や集計業務の負荷低減など、お客様から非常にご好評いただいております。
学会の総会・理事会・委員会の運営サポートや学会選挙の委託はぜひ弊社にご相談ください。

総会・理事会・委員会サポート

総会・理事会・委員会運営サポート

会議資料の印刷
封入・発送

  • 総会・理事会で使用される予算案や事業報告書などの会議資料や、委員会で配布する各種資料の印刷や封入を行います。(上記の資料を会議参加者に事前に発送することも可能です。)

会議会場の手配

議事録作成

  • 会議に弊社スタッフが実際に参加し、議事録を作成・提出致します。議事録サンプル

※ご指定の雛形での議事録作成をご希望の場合は事前にご相談くださいませ。

SOUBUN.COMの強み
  • 少ページ、少部数からでも会議資料の印刷・封入・発送をご注文いただけます
  • 出欠確認、会議資料印刷、議事録作成など、部分的なご依頼もOK
  • 学会事務局支援のキャリアのある弊社スタッフが会議体への同席も承ります

担当スタッフメッセージ

事務局支援部 奥田

学会事務に精通したスタッフが学会運営をサポートします。
複数学会の事務局代行実績があるため、専任職員と違い、これまでの学会運営ノウハウも活かした運営補助が行えます。適切な時期に必要な議題を審議いただけるよう、進行管理も致します。
また、社内に製造部門があるので、事務局運営に必要な印刷物など、すぐにご用意することができます。

会議室レンタル

弊社会議室を格安にてレンタル致します

お取引のある学会様は無料

レンタル会議室概要

収容人数

20人

広さ

28㎡

住所

東京都荒川区西尾久7-12-16

最寄駅

JR尾久駅(徒歩5分)、都電荒川遊園地前(徒歩5分)

利用可能時間

平日9時〜18時 ※休日・祝日の使用は要ご相談

料金

学会・研究会様のみの利用に制限しております。
詳しい金額のご紹介はお問い合わせにて承ります。

利用用途

  • ●理事会・委員会の実施
  • ●学会運営に関する諸作業

設備

併設設備

  • ●トイレ
  • ●エアコン
  • ●シンク・給湯器

備品

  • ●ホワイトボード
  • ●プロジェクター
  • ●電源

担当スタッフメッセージ

営業部 佐藤

外部の会議室は予約が取りづらく値段も高いため、弊社の会議室をご使用される学会・研究会様が増えております。
弊社最寄りのJR尾久駅は東京駅から電車で11分とアクセスもよく、先生方が集まるのにちょうど良いことから、理事会や委員会などでご利用いただいております。
また、プロジェクターを使用し、WEB会議ができる点もご好評いただいております。

学協会様向け選挙関連サポート

選挙関連資材の
制作

  • 会告、投票用紙、有権者への送付用封筒、返送用封筒の制作を承ります。

選挙関連資材の
封入・発送

  • 有権者送付用封筒へ投票用紙などを封入し、有権者へ発送いたします。
SOUBUN.COMの強み
  • 選挙関連制作物の制作から封入・発送までを一貫して代行します。
  • 料金受取人払郵便物用のカスタマーバーコードの申込、刷り込みにも対応
  • ご要望に応じて、有権者様から返送される封筒の受付と封筒数の集計も承ります。
    (弊社事務局代行サービスをご利用の学会様のみ)

電子選挙システム

パソコンからでも、
スマホからでも投票可能!
案内から集計まで自動で完了!

学会選挙の告知や投票をシステムで、簡単かつスピーディーに実施します。電子選挙システムの利用により、選挙管理委員会は選挙案内の発送作業がなくなり、有権者は投票用紙返送の手間がなくなります。また、回収と集計を自動化することで、正確性の担保はもちろんのこと、時間と労力も削減します。

更にSOUBUN.COMが
電子選挙運営を徹底サポート

定款・選挙細則の改訂支援

  • 電子投票の導入にあたり、必要な規則(定款・選挙細則)の改訂を徹底サポートします。

システム運用サポート

  • 会員情報の登録・更新、選挙案内の一括メール送信など、電子選挙運営に必要な様々な業務をサポートします。
よくあるご質問

Q.セキュリティは大丈夫なの?

A.投票時の通信は暗号化され、不正侵入ができないシステムになっておりますので安全です。

Q.個人認証の方法は?

A.選挙ごとの本人を認証するためのワンタイムID・パスワードを発行します。

Q.送信先のメールアドレスなどの登録は面倒じゃない?

A.CSVファイルからの一括登録が可能です。

担当スタッフメッセージ

事務局支援部 奥田

学会選挙でフリーのアンケートフォームを利用したところ、投票集計に大きな不備が発生した、という事例を伺ったことがあります。こういったトラブルを防ぐためにも、学会の選挙は専用のシステムを利用されることを強くお勧めします。
また、毎回変わる選挙管理委員会のメンバーに対して、長年実績のある弊社が携わることで、スムーズな選挙運営を実施します。

費用事例

多様な領域・会員人数の学会・研究会様からご発注をいただいております。
ご要望も学会様ごとに多岐に渡りますので、以下事例は一律の金額ではなく、
都度オーダーメイドで御見積致します。お気軽にお問い合わせください。

教育系学会様
事務局運営代行 /
学会員数:約300名
  • 会員管理15,000円

  • 会費管理8,000円

  • 会計管理5,000円

  • 総会・理事会支援5,000円

  • 学会誌
    および資料保管
    700円

専任スタッフ

専任スタッフ1名
(電話・メール等受付業務)

月額31,700

医学系学会様
事務局運営代行 /
学会員数:約2,500名
  • 会員管理
    システム費
    20,000円

  • システム外
    運営支援
    30,000円

  • 会計管理55,000円

  • 決算関連業務30,000円

  • 選挙・総会
    支援システム
    27,000円

  • 各種会議体支援38,000円

  • 各種委員会支援20,000円

  • 関係書類
    保管・管理
    25,000円

専任スタッフ

専任スタッフ1名
(電話・メール等受付業務)

月額336,000

お取引の流れ

1

お問い合わせ(ご要望確認)
学会の会員規模や、事務代行の範囲など、与件をお伺い致します。サービスのご不明点なども、お気軽にお問い合わせください。

2

お打ち合わせ(ご要望に対するご提案
・御見積提出)
お伺いした与件をもとに、サービス内容や御見積をご提案致します。
ご予算に応じてサービス内容や御見積を再調整致します。

3

内容決定(運営マニュアル、
スケジュール提出)
運営マニュアルやスケジュールをご用意いたします。
事務局運営に齟齬が出ないよう、事前のすり合わせを徹底しております。

4

ご発注(契約書作成・締結)
確定した内容で契約書を作成致します。個人情報保護などに関しても契約時に明確にし、安心して委託いただけるようにしております
新規お取引学会様、急増中 取引学会数400超えの「SOUBUN.COM」 アカウント数450突破
  • 日本食品科学工学会

    日本食品科学工学会

  • 日本リモートセンシング学会

    日本リモートセンシング学会

  • 日本草地学会

    日本草地学会

  • 日本助産学会

    日本助産学会

  • マテリアルライフ学会

    マテリアルライフ学会

  • 日本温泉科学会

    日本温泉科学会

  • 日本福祉心理学会

    日本福祉心理学会

  • 日本アスレティックトレーニング学会

    日本アスレティックトレーニング学会

FAQ

Q1法人化する場合のお手伝いをしていただけますか?

法人化サポートの実績もございますのでご安心ください。
法人化を希望されている学会様には、メリット・デメリット等をご説明させていただいたうえで、ご支援をさせていただいております。

Q2WEB選挙システムの対応はございますか?

これからはWEB投票が主流になると思われますので、弊社でもシステムでの対応をしております。
従来の投票用紙による選挙方式からの変更をお考えでしたら、ご提案をさせていただきます。

Q3会員情報の管理などで、情報保護の体制は整っていますか?

ご安心ください。個人情報保護体制認定制度の資格を有し、機密情報の取り扱い体制も整っております。

SOUBUN.COM
サービス資料一覧

創業80年、学会運営支援専門サービスSOUBUN.COMのサービス概要資料を下記より無料でダウンロードいただけます。

名簿更新・入退会管理

会員管理代行

資料ダウンロード

会費納入依頼

会員管理代行

資料ダウンロード

会員・会費
オンライン管理

会員管理代行

資料ダウンロード

学会財務管理

会員管理代行

資料ダウンロード

AI事務局

会員管理代行

資料ダウンロード
お問い合わせ