【議事録】理事会/学会での書き方

打ち合わせを行った際に議事録はつきもの。学協会の理事会ともなれば審議の場であるため、議事録は重要な役割を果たします。単純なメモとはならず、その団体が非営利特定法人であれば公開の義務も発生します。
今回は「議事録」について、紹介していきます。

議事録とはなにか

そもそも議事録とはどのようなものでしょうか。ひとくちに議事録といってもいろいろなものがあり、一般的には、会議や打ち合わせなどの内容を記録として残すものとなります。
社内打ち合わせではなく、顧客との打ち合わせの場合は、決定事項や、決定に至る経緯の共有といった性質も持ち合わせ、重要な役割を果たします。

社内の打ち合わせであれば、話しの内容をかいつまんで記録した、いわゆる「議事メモ」といった場合もあります。
また、
社内向けであっても、不要な部分を取り除く、口語を文語にする、お話しのお題と結論とを簡単にまとめる等といった形式にすることもあります。更には、出席者や日時、場所なども明記し承認を得るといった場合があります。

かしこまった内容にすればするほど、労力が必要となります。議事を取る・議事録を作成する際には、作成する議事録の用途や目的をしっかりと確認した上で取り組みましょう。

理事会の議事録について

では、学協会などでの理事会などでの議事録で求められることはどのようなものでしょうか。
そのためには、まず理事会とはなにかを理解する必要があります。総会での承認が必要な決定事項もありますが、理事会は学協会の意思決定機関となります。つまり、理事会の中に組織された、各種委員会からの報告や審議事項について、学会としての意思を報告づけ、決定させます。
もちろん、会計監査もあり予算の編成も行われます。

理事会の議事録とは、決定事項とそれに至る経緯、また会計の報告がまとめられている必要があります。また、そこに記されたものが「正」となりますので、議事録の内容についても、理事会での承認が必要となります。
さらには、NPO法人であればHP等での公開の義務もあります。理事会の議事録とは、単なるメモに留まらず、非常に重要な資料となるのです。

書き方のポイント

理事会の議事録はメモの延長ではないため、開催日時・場所・出席者・欠席者の記載は必須となります。内容については、理事会は会議次第に基づいて進行するため、そのひとつひとつに呼応するように記載していきます。
報告事項であれば、そこに意見交換がなされた場合は、その内容を記載する。審議事項であれば、まずそれが「承認」されたのか、「否決」されたのか、「継続審議」となったのかを明記します。
議論の上での決定であれば、その経緯を記す必要があります。また、会計報告や予算についての審議は特に重要となります。

会議の際は、レコーダーでの録音も必須となります。会議中はメモを取ることに専念し、会議終了後に清書を行います。また学会によっては、レコーダーの内容について文字起こしを行います。文字起こしは、第三者が行い、発言のままに記録されますので、議事録と共に保管することで、不正防止や信頼の向上とする場合もあります。

責任が重く大変そうに思えますが、会議次第に沿って進行し、最低でも審議結果を記録することを抑えていれば、決定的な失敗は免れます。

学会のことならSOUBUN.COM

いかがでしたでしょうか。議事録といっても、その目的がなにかということで内容や書き方が変わります。
求められていないのに時間をかけてしまった。はたまた必要とされているのに、体をなさなかったといったことにならないよう、書き上げる議事録の目的をしっかり意識して書いてみてください。

SOUBUN.COMでは、事務局支援に合わせ、議事録の作成のみも対応可能です。学会運営でわからないことがありましたら、ぜひお気軽にSOUBUN.COMまでお問い合わせください。

 

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