受付システムの機能を解説

学会の受付システムとは

学会の受付システムとは、学会の参加登録や参加者の管理、参加費の徴収をWeb上で完結させるシステムです。

従来の学術大会の受付では、参加者が申し込み書をメールや郵送で送る必要がありました。また、担当者は申し込み書を全て閲覧し、参加者の個人情報を記録する必要があります。

しかし、受付システムを導入すれば参加者は必要な情報を入力するだけで済みます。また、運営側の負担も削減されます。参加者の申し込みの状況をリアルタイムで表示し、個人情報の管理もシステムに任せることができるためです。

受付システムの機能項目

学会の受付システムには、以下の項目にある機能が備えられています。

・参加登録
・フォームのカスタマイズとデータ管理
・参加者リストの自動作成
・メールによる通知やリマインド
・申込 / 申請の受付と対応
・参加費のオンライン決済と領収書のダウンロード
・外国語対応
・QRコードによる会場への入場
・演題登録機能

学会の受付 / 参加登録システム導入のメリット

時間と手間の削減

受付システムにより時間と手間を削減し、より重要な仕事に集中できます。

メールや郵送での申込と比べ、システムを用いることで申込の対応や参加者データの整理が容易になります。また、個別の相談や問合わせ、参加費未納者へのリマインドもシステム上で効率的に行うことができ、事務局の負担を軽減させられます。

システム化によるコスト削減

システム化することで予算の節約に繋がるケースもあります。一例として、学会が大会の参加賞を郵送する場合とオンライン化する場合を比較しましょう。

【大会の参加賞を郵送する場合】

封筒や参加賞の印刷費、切手代などが発生します。さらに、郵送作業を全て外注すると、1000人の会員に郵送するのに数十万円かかると見込まれます。

【システム上で参加証を発行する場合】

　Webでダウンロード可能な参加証を選択すれば、参加証の郵送にかかるコストは発生しません。システムの利用料金として数十万円のコストが発生することは事実ですが、参加証を郵送する場合と比較して同程度のコストとなります。加えて、システム上では申請書類の管理や受付なども一元管理が可能なため、結果的にコスト削減に繋がるケースが多いです。

参加者満足度の向上

受付システムの導入により、参加者の満足度向上が見込めます。

必要な情報を入力するだけで申込が完了するため、参加登録にかかる時間が短縮されます。

システム上でクレジットカードを始めとしたWeb上での決済が可能な点も、参加者にとって嬉しいポイントです。インターネット上での参加費の振り込みならば24時間窓口が空いているため、銀行振り込みのように「忙しいのに日中しか振り込めない」という悩みも発生しません。

加えて、学術大会開催後のアンケートの送付と分析もシステム上で行うことができます。これにより、参加者の不満や大会の課題を明確化し、次回大会の参加者満足度を向上を実現できます。

受付システム選びのよくあるお悩み

ここでは、学術団体サポート会社としての経験から、受付システムを選ぶ際によく聞くお悩みをご紹介いたします。

目的と予算に合わせた費用の比較

システム導入において重視するポイントの一つは利用費です。予算内で運用できるシステムを選ぶことが重要であり、学会の予算と目的に応じたコストパフォーマンスの良いシステムを選ぶべきです。

しかし、単純に利用料を比較するだけでは正確な比較にはなりません。学会の目的に対して機能が多すぎるシステムも存在します。

大切なのは学会の目的に合わせたシステムの比較と、それを予算内で解決することです。しかし、初めてシステムを導入する場合にはシステムの予算や機能を理解するだけでも苦労するかもしれません。

使いやすさ / ユーザビリティ

参加者はもちろん、学会の主催者にとっても使いやすく、ユーザビリティの高いシステムを選択すべきでしょう。

具体的には、以下の観点が挙げられます。

・操作が直感的で分かりやすいインターフェース
・システム導入時にレクチャーが受けられる
・迅速なサポート体制が整っている

多くの受付システムは資料やデモサイトを公開しているため、それらを通じて操作性を確認することができます。しかし、実際に運用を開始してから気づく使いやすさ・使いづらさもあるため、資料だけでなく実績や口コミもチェックすると良いかと思います。

学会に合った機能性・カスタマイズ性

学会の希望に応じたカスタマイズができる機能性も求められます。

参加登録やオンライン決済といった基本的な機能はもちろん、団体ごとに「多言語に対応させたい」「オンデマンド配信と連携させたい」といった希望もあるでしょう。学会の専用にカスタマイズできるかの確認は、システム選びにおいて必須と言えます。

しかし、機能性は使いやすさや価格とトレードオフの関係にあります。あまりに多くの機能を求めすぎると、費用が高く使いにくいシステムになってしまうかもしれません。機能とコストや操作性のバランスが取れるかの検証は、学会にとって大きな課題となるでしょう。

システム提供会社のフォロー体制

　受付システムを選ぶ際には、システム会社によるサポート体制を確認することが必要です。システムの導入が終了したとしても、運用上・業務上のトラブルや判別の難しいトラブルもあります。何か困ったことや質問があるときに「スムーズなやり取りが可能」「即座に回答が来る」「回答が明確」といったサービスであれば、安心して運用が可能です。

SOUBUN.COMの学会向け受付・参加登録システム導入支援

弊社は学会のサポート会社として、システム導入支援や運用サポートの実績があります。これまでの事例や経験から、お客様に本当に必要な学会の受付システムをご提案いたします。

複数のシステムから最適な提案

受付システムには様々な種類があり、利便性の高い機能によって学会の課題を解決します。しかしながら、システム選びに失敗すると団体の目的とシステムが一致しない、機能数が学会の理想に対して過剰になる可能性もあります。

SOUBUN.COMは、学会の理想と課題をヒアリングし、学会の理想実現をサポートいたします。450以上の学会を支援してきた経験から、学会の目的と予算に応じたシステムをご提案します。

各種システムの利便性や利点だけでなく、欠点も正直にお伝えします。それにより、全体の利用体験とそのメリットを最大限に引き出すことが可能となります。

機能の選択肢を提示

システムの提案はもちろん、学会の目的に合わせたカスタマイズの選択肢も、システムの画面を共有し詳細に解説いたします。受付システムに必要な機能は、会員の属性や運営担当の業務フローによって変化します。

例えば規模の大きい大会では、参加者の登録と管理、申請や申込の受付と対応、学会参加費の管理や参加者リストの自動作成など、大量のデータを効率よく扱うための機能が必要です。また、国際学会であれば受付システムの英語対応が必要でしょう。

SOUBUN.COMは学術大会の運営サポートも多数経験しており、学会の方針や開催形態に応じてどの機能が業務を効率化できるか熟知しています。学会の現在の状況や課題とシステムごとの機能をマッチングさせ、納得のできるご提案を実現します。

システム導入後の運用サポート

　「システムは導入したいけど、運用に不安がある」という学会の皆様へ。SOUBUN.COMはただシステムを提供するだけでなく、その運用に関する総合的なサポートも行っております。導入後の運用につまずくと、システム導入によるメリットが半減してしまうかもしれません。このような観点から、弊社では以下のような運用代行サービスをご提供しています。

＜サービス事例＞

参加登録のページ作成：システム内の参加登録ページの作成代行や作成方法のレクチャーを行います。 

入金状況のチェック： 参加者からの参加費等の入金状況を定期的に確認し管理します。

参加費未納者へのリマインド： 参加費の未納がある場合、リマインダーを設定し参加者に通知します。

問い合わせ対応： 参加者からの各種問い合わせに対して迅速かつ適切に対応します。

技術的トラブルへの対応： ログインできない、パスワードが分からない等の技術的トラブルに対しては専門のスタッフが迅速に対応します。

弊社の導入実績とお客様の声

実際にSOUBUN.COMにお問合せいただいた学会様の事例をご案内いたします。

医学系学会の事例

＜相談内容＞

学術集会のオンライン開催にあたり、参加登録と決算をWeb上で行える受付システムを導入することに決まりました。限られた予算と時間の中で、最適なシステムの選定と運用サポートを依頼したいです。

＜弊社のご提案＞

　今回の案件では、基本料が無料の受付システムをご提案しました。受付システムとして最低限の機能を揃つつ、費用を安く抑えることができます。導入により、Web上での参加登録、クレジットカード決済・コンビニ決済、入金管理やキャンセルの対応をシステム上で行うことが可能です。

　一方で、シンプルなシステムだからこそ、システム会社からのサポートはほとんどありません。そこで、弊社から導入する受付システムの解説と事前設定も行い、初めてのシステム導入でも主催者・参加者の双方に混乱が生じないようサポートさせていただきました。

＜学会ご担当者様からのコメント＞

　参加登録や入金の管理にかかる手間が非常に小さくなりました。特に入金管理について、参加者の属性（非会員、学生、名誉会員など）ごとに変動する料金にもシステムが自動で対応し、参加キャンセル時の払い戻しもシステム内で完結します。

従来の方法では参加者の個別対応や入金額の確認など必要な手続きが多くありましたが、システムの導入によりより少ない管理コストで大会準備を行うことができました。

　また、初めてのシステム導入において、経験豊富なSOUBUN.COMのスタッフさんによる説明や運用サポートに助けられました。大きなトラブルもなく大会を終えることができ、感謝しております。

導入までの流れ

お問合せからシステム運用までのフローを解説いたします。

1.問い合わせ

SOUBUN.COMのお問合せフォームより、学会の現状や課題を記載した上でお問合せください。

2.商談

学会の目的や課題、従来の参加登録・入金の方法などをヒアリングいたします。その後、いくつかの受付システムの画面を提示しつつ、最適なシステムをご提案いたします。

3.概算見積もり

弊社スタッフが見積書を作成し、学会の予算に合わせて提供するサービスを調整いたします。

4.専任スタッフとのキックオフミーティング

見積もりにご納得いただけましたら、本格的なシステム導入に移行します。弊社の大会サポートスタッフと、具体的な機能やスケジュールについて相談します。

5.システムの事前設定

システム運用の準備をサポートいたします。相談した内容を元に機能の設定や会員データの読み込み、運営向けのマニュアル制作などを行います。事前設定にかかる時間はシステムに応じて変動しますが、２週間〜１か月半ほど頂戴します。

6.運用開始

実際にシステムを運用し、参加登録や入金管理を行います。SOUBUN.COMに可能なサポート内容は、システム運用に際して発生するトラブルの対応への対応や、受け付け窓口の代行などです。参加者側・主催者側それぞれの悩みに回答し、大会準備にかかる負担を最小化いたします。

受付システムの費用事例

費用の一例として、1,500人の農学系学会のサポート事例をご案内いたします。

本案件では参加登録システムの導入から、問い合わせ窓口や当日スタッフの派遣など学術大会を総合的にサポートいたしました。

提供サービスと費用

・演題登録システム、大会参加システムの提供
・オンライン決済システム（クレジット対応）
・大会総合問い合わせ窓口（サポートデスク）
・大会当日の受付スタッフ派遣（３日間）
・各種制作物（ポスター、参加証、封筒、要旨集）

概算内訳

システム提供：890,000円
サポートデスク：120,000円
当日スタッフ派遣：120,000円
各種制作物：900,000円
各種発送手配：100,000円

合計：2,130,000円

本案件にかかったシステム提供費用は89万円となり、学術大会サポート全額で213万円となりました。学会様の目的や予算に応じて提供するシステムは異なります。こちらの金額はあくまでも一例としてお考えください。

所属する学会のシステム導入費用を知りたい場合は、以下の見積もりフォームよりお問合せいただくようお願いいたします。

学術大会の準備・運営ならSOUBUN.COM

弊社は創業80年の学会サポート会社として、日本の多くの学会様とお取引させていただきました。その知識と経験をもとに、学会の負担を最小化するサービスを提供いたします。
学術大会の受付システム・参加登録システムの導入・運用もSOUBUN.COMにお任せください。お客様の目的と予算に応じて、最適なシステムをご提案いたします。

また、学術大会や集会・総会のサポートとして大会ＨＰの作成、演題集や抄録集の編集・印刷・発行、当日の運営スタッフ派遣など、学術大会に関連する様々なサービスがございます。詳細については、以下の「学会大会運営サポート」ページに掲載しております。

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