学会の選挙について

役員選挙

理事などの役員を選出するための選挙は、学協会の運営において必要不可欠です。

在任期間の都合上２〜３年に一度の割合となるため、選挙はなかなか効率化が図りづらいものです。

従来選挙を行うには、選挙管理委員会を発足しスケジューリングしなければなりません。

実際の流れとして①告知から始まり、②公募 ③表明公開 ④投票用紙の郵送 ⑤受付、そして⑥集計となります。

学会選挙の課題

投票用紙の送付は郵送であることに加え、返信用封筒の同封など単なる発送業務とはなりません。

また、集計作業では「規定数以内の投票となっているか」「有効票であるか」を目視で確認し、開票に不正がないよう選挙委員会を開催しての開封作業を行っています。集計作業には手間と労力がかかり、票数の改ざんやヒューマンエラーが発生する可能性もあります。

加えて、学協会ごとに規定があり、規定に即した運用をするには経験や知識が属人的になりやすくなっていました。

選挙の電子システム化

システム化のメリット

煩雑かつ労を取る選挙ですが、近年は選挙に特化したシステムが普及しています。

基本的な運用がカバーされていて、運用に合わせたカスタマイズが可能なシステムもあるため、学協会の役員選挙の効率化を実現してきました。

例えば、投票の集計について。従来の集計作業は全て選挙管理委員による人力での作業でしたが、システム化によって機械による自動集計が可能になります。これにより、作業時間の短縮化はもちろん、ミスのない正確な集計が可能になります。

また、発送作業の手間も削減可能です。システム内で案内文の一斉送信が可能であり、選挙用紙の封入作業と発送作業は必要ありません。加えて、未投票者へのリマインドもシステムが自動で行ってくれます。

業務の単一化を図り、手間や労力を減らして効率化を図るにはシステム導入がおすすめです。

選挙システムの運用

システム導入後の選挙の行い方を簡単に説明いたします。

①被選挙人を登録しフォーマットに必要事項を入力することで、システムが対応してくれます。

②選挙人はシステム内の画面からＩＤとパスワードでログインし、オンライン上で投票を実施します。選挙ごとに本人を認証するためのワンタイムＩＤとパスワードを発行し、 選挙人への案内メールにワンタイムパスワードを送信することで、なりすましの可能性を排除しています。

③選挙人がインターネットを利用できる環境があることが条件となりますが、投票用紙の送付の必要はなく集計で手間取ることもありません。

※そもそもの選挙権の有無や書類の審査など、人の手で行う部分も残りますので注意が必要です。

また専用のシステムでなくともイベントの管理システムのある会員管理システムであれば、そのイベント管理の機能を代用して選挙を行うことが可能な場合があります。

システム導入にはコストがかかりますので、予算と合わせつつ長期的な視点で決定していくことが必要となります。

オンライン選挙システムの費用

標準価格（投票者数やプランにより変動あり）

システム導入にかかる費用には、初期費用と利用料金がございます。

初期費用は一律30,000円（税別）、利用料金は投票者の人数によって変動し、年間60,000円（税別）から利用可能です。（年間料金は投票者数によって変動いたします）

また、弊社スタッフによる選挙業務代行サービスは70,000円より可能です。

通常の投票にかかる費用との比較も提示しております。利用検討の際の参考にご利用ください。

費用関するお悩み

選挙システムを導入することで、時間と労力の削減が可能となります。選挙特化システムであれば、規定に即したサポートも可能となります。

しかし、コスト面での折り合いが悪く利用するか悩むこともあるでしょう。その場合には、導入にあたってシステム化以外の検討も有益かもしれません。

例えば、全体をシステム化するのではなく集計の部分をマークシート方式にする。または、代議員や評議員など規模の大きなものはシステム化し、理事会など小規模なものは従来の方式で対応する。もしくは、法人化の際に社員を代議員に絞り、対象者そのものを少なくするなど大きく全体を変更するのではなく、費用対効果をみながら一部分の手間を少し減らす、といったことも重要です。

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