学術大会運営サポート | SOUBUN.COM(文部科学省認定企業)

文部科学省認定研究支援サービス・パートナーシップ
学術大会運営専門
サポート
  • 学術大会
  • シンポジウム
  • 学術集会
企画・準備～当日運営まで、ご要望に合わせて大会運営をトータルサポートいたします。
取引団体数
1690
以上
学会運営支援
80年以上
の支援歴
全国対応
全規模対応
対応規模
100名～
1万名規模
簡単入力！最短1分で完了
“見積りだけ”大歓迎
step11/4
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お急ぎの方は、お電話にてお問合せください。
03-3893-0111（受付時間：平日10:00～17:00）
現地サポートはもちろん、
オンライン学会
ハイブリッド開催
にも対応！
経験・知識豊富な専任コーディネーターが円滑な運営をお手伝いします。
学術大会のことなら、企画・準備から当日運営まで、
ご要望に合わせて
サポートいたします
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  • システム提供
  • イベントHP作成
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  • 問い合わせ窓口対応
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  • ドキュメント制作
  • 印刷物制作
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  • 会場／運営
  • スタッフ手配
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  • 当日運営
  • ライブ配信
制作
ポスター制作、参加証、抄録集、等
登録
演題登録、参加登録、プログラム編成
決済
オンライン決済システム、当日会費受付
窓口
問合せ対応、演題・参加やりとり
現地
会場準備、受付対応、当日案内
Service

“助かる”が見つかる
ソウブンの学術大会運営専門サポート

スタッフ
SOUBUN.COMでは、学術大会の企画段階から当日の受付・運営、印刷物制作まですべて一括でサポートします。演題・参加登録システム、オンライン決済、問い合わせ窓口代行、会場設営、資料発送など、学会運営に必要な業務をまとめてお任せいただけます。

会場選定・手配・設営／予算計画・管理

SOUBUN.COMでは、規模や目的に応じて最適な会場を比較・提案し、会場との調整や契約手続きまで一括で対応します。また、必要な機材やレイアウト、運営動線を踏まえた設営を行うことで、当日のスムーズな進行を支援します。さらに、予算計画についても事前の立案から当日の収支管理までをサポートし、限られた予算内で最大の効果を発揮できるよう調整します。
会場選定・手配・設営／予算計画・管理

会場選定・手配・設営／予算計画・管理サービスラインナップ

  • 学術大会企画運営サポート
    学術大会企画運営サポート
    業80年以上の実績を持つSOUBUN.COMは、学術大会の企画から運営までトータルにサポートいたしま…
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  • 協会イベント運営代行サポート
    協会イベント運営代行サポート
    協会は研修やセミナー、講演会などさまざまなイベントを開催します。 その中で、「事務局だけの準備・運…
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  • ハイブリッド開催 | 配信機材レンタルサービス
    【学会・協会】ハイブリッド開催 | 配信機材レンタルサービス
    学術大会やセミナーにおけるハイブリッド開催は主流となりつつあります。会場内での対面開催とオンラインで…
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  • 学会のオンライン開催運営サポートサービス
    学会のオンライン開催運営サポートサービス
    学会オンライン開催のトラブル対策、運営業務の煩雑さに課題はありませんか？SOUBUN.COMは創業8…
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スポンサー（協賛）企業対応／趣意書作成

大会開催において重要なスポンサー企業対応もSOUBUN.COMがサポートします。まずは大会の目的や意義を的確に伝える趣意書を作成し、協賛募集の基盤を整備。広告枠や展示ブースの調整など、煩雑な対応業務を代行します。協賛金や広告収入の管理についても透明性を確保し、学会運営に必要な資金確保を支援。学会の信頼性を高めながら、企業との良好な関係構築を後押しし、持続的に大会を支える協賛体制を実現します
スポンサー（協賛）企業対応／趣意書作成

スポンサー（協賛）企業対応／趣意書作成

運営事務局／参加・演題登録システム／
招聘・渡航手配

学術大会の「運営事務局」として全体を統括します。参加者や演題登録に関しては専用のシステムを提供し、効率的かつ正確な情報管理を実現。演題の応募から査読、採択通知、最終プログラム作成までをスムーズに行えます。また、招待講演者の招聘や海外からの渡航・宿泊手配、ビザ申請サポートなど国際会議に欠かせない業務も包括的に支援します。問い合わせ窓口として学会様に代わり対応することで、運営負担を大幅に軽減し、円滑な大会準備・実施を可能にします。
運営事務局／参加・演題登録システム／招聘・渡航手配

運営事務局／参加・演題登録システム／招聘・渡航手配サービスラインナップ

  • 学術大会申込用入力フォーム作成
    学術大会申込用入力フォーム作成
    参加登録や演題登録の申し込みフォーム作成は、事務作業の中でも特に時間と手間がかかる業務です。 大会…
    詳細を見る
  • 学術大会用「プログラム編成付き演題登録システム」
    学術大会用「プログラム編成付き演題登録システム」（参加受付も可能）
    演題登録・プログラム編成・参加登録といった学術大会運営の核となる業務は、開催が迫るにつれて大きな準備…
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  • 早くて安い学会システム｜必要な機能を最短で導入
    早くて安い学会システム｜必要な機能を最短で導入
    学術大会システムを導入する上で、「価格」「導入期間」「使いやすさ」は大きなポイントですよね。通常、シ…
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  • 国際会議システム｜導入支援から管理・運用まで対応
    国際会議システム｜導入支援から管理・運用まで対応
    SOUBUN.COMでは、創業80年以上の実績を持つ学会支援企業として、国際会議・学術大会の円滑な開…
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  • 学会の参加証・登録証｜データ作成から印刷・個別発送まで
    学会やセミナーで必須となる参加証や登録証の印刷、データ作成、さらには参加者への個別発送まで、SOUB…
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  • 受付システム導入支援｜学会の参加登録・決済の自動化を実現
    受付システム導入支援｜学会の参加登録・決済の自動化を実現
    学会受付システムは、学術大会やイベントの参加登録、参加費のオンライン決済、参加者管理を一元化し、事務…
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  • 学会・協会向けEラーニングシステム
    学会・協会向けEラーニングシステム　会員への教育・受講者の単位管理も可能
    企業での人材育成や大学の講義だけでなく、学会や協会でも活用できるEラーニングシステム。専門医や看護の…
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当日運営・スタッフ手配・参加者サポート

大会当日の運営は、事前準備以上に迅速で的確な対応が求められます。SOUBUN.COMでは受付や会場案内、進行補助を行うスタッフを適切に配置し、参加者が安心して学会に参加できる環境を整えます。さらに、急なトラブルや機材不具合、会場内での問い合わせ対応など、現場で起こり得る多様な課題にも迅速に対応。発表者や参加者が安心して研究発表・交流に専念できるよう徹底したサポートを行います。
当日運営・スタッフ手配・参加者サポート

当日運営・スタッフ手配・参加者サポートサービスラインナップ

  • 手話通訳
    学会の情報保障 | 字幕・手話通訳の手配
    昨今、障害者差別解消法の改正により、合理的配慮の提案が義務化され、学会における情報保障の重要性が高ま…
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  • 学会で喜ばれるノベルティ制作
    学会で喜ばれるノベルティ制作
    学会開催時に意外と頭を悩ませるのが参加者への記念品です。 おしゃれで実用的な品物や、センスのいい名入…
    詳細を見る
Scene

学術大会の利用シーン別サービス

現地開催もオンライン・ハイブリッド開催も
全ての業務をお手伝いさせていただきます。
SOUBUN.COMの学術大会支援サービスは、企画段階から当日の運営までを一括でサポートし、学会運営に関わるあらゆる手間を軽減できる点が大きなメリットです。演題・参加登録、抄録集や参加証の制作、オンライン・当日決済、問い合わせ窓口、現地設営・運営にも対応可能なため、準備負担を大幅に削減し、主催者の先生は大会の本質に安心して集中できます。
学術大会の利用シーン別サービス
企画・準備
1年前～6ヶ月前
広報活動の支援（委託）
ご提供サービス
  • 学会ポスター、チラシ制作
  • 学会ホームページ制作
  • 封筒類の作成
学会ポスターのデザインから印刷まで承っております。
大会運営に適した機能を搭載した大会HP制作など、様々なサービスで広報活動をバックアップいたします。
6ヶ月前～
参加登録・演題登録の支援（委託）
ご提供サービス
  • 参加登録・演題登録システム
  • 抄録集原稿作成用Wordテンプレート
  • 参加登録・演題登録　問い合わせ窓口業務
参加登録・演題登録システムについて、廉価なものからハイスペックなものまで、様々なシステムをご用意しております。また、問い合わせ窓口や大会事務局の代行も実施しています。
2ヶ月前～
広報活動の支援（委託）
学会資料の編集・印刷
  • 講演要旨集の編集制作
大会登録情報を利用して、要旨集/抄録集の編集から印刷まで、ワンストップで対応可能です。
1ヶ月前～
事前参加登録者向け送付物・備品準備
ご提供サービス
  • 名札・参加証制作
  • 事前登録者への抄録集・名札等の発送
  • 当日使用する機器・物品の準備
- 記念品・粗品・コングレスバッグの準備
- 表彰状・感謝状・修了証の準備
個人情報保護の認定を取得している自社内工場にて、事前参加登録者向け大会送付物の封入・発送を実施いたします。
前日・当日・後日
前日or当日
会場準備
ご提供サービス
  • 看板類設置
  • ポスター発表会場・企業展示会場設営
  • 映像機器設営
当日
大会の運営
ご提供サービス
  • 受付対応
  • 会場の誘導・オペレーション
  • 各会場内の進行管理
参加登録・演題登録システムについて、廉価なものからハイスペックなものまで、様々なシステムをご用意しております。また、問い合わせ窓口や大会事務局の代行も実施しています。
大会終了後
大会後の各種精算・事務処理
ご提供サービス
  • 各種清算対応
  • お礼状等の作成・発送
Features

ソウブン・ドットコムの
学術大会運営専門サポートの特徴

大会運営のトータルマネジメント
学術大会運営には、問い合わせ対応、会場調整、進行管理、会計・精算など非常に多岐にわたる作業が伴います。SOUBUN.COM では、事務局機能を丸ごとお任せいただける代行サービスを提供しています。
・主催者様は「学術企画・発表」に集中できる形をつくります。
・会計処理・精算・請求書発行などの煩雑な後処理も含めて対応可能です。
・担当窓口を一本化し、混乱を防止します。
参加登録・演題登録のシステム提供
多数の参加者・発表演題を効率的に扱うには、信頼性の高いシステムが不可欠です。SOUBUN.COM では、演題登録、参加登録、プログラム編成を包括するシステムを提供し、問合せ窓口業務も併設サポートします。
・高機能版からリーズナブル版まで、予算に応じた選択が可能。
・登録データは演題集・抄録集・参加証作成等と自動連携できます。
・登録状況のリアルタイム閲覧・進捗管理が可能。
会場設営・機材・ハイブリッド配信支援
オンサイト開催とオンライン参加を組み合わせたハイブリッド開催が標準になりつつある中、会場設営・音響映像機器・同時通訳・配信システムを一元手配する体制が不可欠です。
・会場の動線設計、看板・案内表示設計、設営施工をサポート。
・配信映像・ライブ配信・オンデマンド配信の統合運用が可能。
・トラブル予防・機材バックアップ体制を含めた安心設計。
協賛企業対応・展示企画運営
大会運営を維持・発展させるために、協賛企業の募集、展示ブース企画・運営を代行支援します。
・スポンサーシッププランの企画設計：例えば、ランチョンセミナー枠、広告枠、ロゴ掲載枠など。
・展示ブース設計、搬出入調整、現地ブース対応、展示案内まで一貫対応。
・スポンサー企業との折衝や契約業務も含めて代行も可能。
ソウブン・ドットコムは
学術大会運営専門サポートをはじめとした、
学会運営協会運営の専門サポート企業として、
文部科学省をはじめ、
様々な認定を獲得しております。
  • 文部科学省認定研究支援サービス文部科学省認定
    研究支援サービス
  • 持続可能な経営認証（上位認証取得）持続可能な経営認証
    （上位認証取得）
  • 個人情報保護認定個人情報保護認定
  • 環境配慮認定工場環境配慮認定工場
  • 情報保証（Universal Design）Universal Design
  • 雇用労働安全雇用労働安全
Cost example

費用事例

多様な領域・会員数の学会・研究会様からご発注をいただいております。
ご要望も学会様ごとに多岐に渡りますので、以下事例は一律の金額ではなく、都度オーダーメイドで御見積致します。
お気軽にお問い合わせください。
農学系学会様
学術大会
農学系学会様（大会規模：約1,500名）
与件
演題登録システム、大会参加システムの提供 ／ オンライン決済システム（クレジット対応） ／ 大会総合問い合わせ窓口（サポートデスク） ／ 大会当日の受付スタッフ派遣（３日間） ／ 各種制作物（ポスター、参加証、封筒、要旨集）
  • システム提供
    890,000円
    オンライン決済システム含む
  • サポートデスク
    120,000円
    入金確認、名簿管理、問い合わせ対応等
  • 当日スタッフ派遣
    120,000円
    大会期間３日間、受付および集金業務、弊社正社員
  • 各種制作物
    900,000円
    ポスター、参加証、名札ホルダー、封筒、要旨集
  • 各種発送手配
    200,000円
    大会案内物の個別発送（自社工場完結）
合計2,130,000円
医療系学会様
学術大会
医療系学会様（記念大会 ／ 大会規模：約800名）
与件
企画運営（企画〜当日の進行管理、会場動線提案、スタッフ派遣） ／ 会場設営（幕類、パネル、動線設計） ／ 企業ブース設営支援（問合せ窓口、各種案内業務、展示物発送支援、配置図作成） ／ 各種制作物（ポスター、参加証、封筒、要旨集）
  • 企画運営
    1,400,000円
    大会２日間、スタッフ派遣・運営支援 （誘導、照明、音響、タイムキーパー等）
  • 会場設営
    1,600,000円
    設置物の制作（横断幕、垂れ幕、看板）、会場設営費（懇親会会場含む）
  • 企業ブース設営
    95,000円
    企業展示品の搬出・設置、会場設営（約60企業）
  • 各種制作物
    1,200,000円
    ポスター、参加証、名札ホルダー、封筒、要旨集
  • 各種発送手配
    70,000円
    100,000円
合計4,440,000円
Flow

お取引の流れ

STEP1
お問い合わせ
（ご要望確認）
学会・研究会の大会規模や、運営支援の範囲など、与件をお伺い致します。また、サービスに関するご不明点など、お気軽にお問い合わせください。
STEP1
お打ち合わせ
（ご要望に対するご提案・御見積提出）
お伺いした与件をもとに、サービスや御見積をご提案致します。ご予算に応じてサービスや御見積を再調整させていただきます。
STEP1
内容決定
（運営マニュアル、スケジュール提出）
御見積と実施内容が確定しましたら、実施内容に即した運営マニュアルやスケジュールをご用意いたします。
STEP1
ご発注
ご発注をいただき次第、作成したスケジュールに沿って、順次サービスや制作物のご対応を実施いたします。
FAQ

よくある質問

参加登録や演題登録を、もっと楽にすることはできますか？
HP内にフォームを設置したり、専用システムを導入することで登録対応の煩わしさを軽減させることが可能です。
ご要望に応じて最適なサービスをご提案いたします。
演題登録を効率的に進められる方法を知りたいです。
大会運営に特化した専用のシステムのご提案が可能です。
貴学会で登録状況の確認やプログラム編成もオンラインで行うことができます。
垂れ幕や大看板など備品の制作や機材の手配は出来ますか？
会場の使用に応じた規格での作成が可能です。
その他会場案内図製作やマイク・照明機材・wi-fi設備の手配も承ります。
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