大会の企画準備から当日の運営まで
全てお手伝いできます。

学術大会運営に必要な「事前準備」や「当日運営」を含む、学術大会運営の委託・代行など様々なサービスをご提供しております。ご提供サービスの例として、学会大会ホームページの制作/演題登録システムや参加登録システムの構築/参加登録・演題登録の管理/問い合わせ窓口応対(参加登録・演題登録・入金管理などの支援・督促含む)/印刷物(ポスター・チラシ・抄録集・参加証等)の制作/会場納品・個別宛名発送対応/会場設営/映像機器設営/学会大会受付業務(現金取扱)などがございます。様々な分野の学会様で実績がございますので、費用や実績・提供サービスのご案内など、お気軽にお問い合わせください。

学術大会企画運営サポート

大会企画
サポート

  • 大会の企画段階における様々なご相談を承り、弊社支援実績より最適なアドバイスをいたします。
    (会場選定、講演者・参加者募集方法、各種制作物の作成、など)

各種関連資料の
作成

  • 参加者カードをはじめ、会場のレイアウト図や導線図等、
    細かな資料も作成いたします。サンプル
  • 各種手配や資料制作等について、スケジュール表を作成し、
    進捗管理を行います。サンプル

大会関連の各種申込の受付代行

  • 演題登録受付
  • 参加申し込みの受付
  • 専用ヘルプデスク(参加者向けの大会相談窓口)の設置

会場受付業務
(大会当日)

  • 受付の設置、参加者の受付管理
  • 会費の当日受領・管理

各種支払い対応

  • 講演者への謝礼金支払い対応
  • 講演者への交通費支払い対応

大会会場の
設営・撤収

  • 会場の設営(備品の運搬・設置など)
  • 会場の撤収(片付けなど)

大会当日の
運営補助

  • 会場内での会員様及び、講演者様の誘導
  • 講演のタイムキーパー
  • マイク・音響機材・照明機材の操作
  • 座長サポート

※その他、ご要望に応じた大会運営サポートが可能です。お気軽にお問合せください。

SOUBUN.COMの強み
  • 綿密な事前打ち合わせを、大会運営実績豊富な専任スタッフが行います。
  • 企画だけでなく、当日の運営補助も責任を持って実行。
  • 大会必要資料の他、看板や案内ポールなど大型の備品制作も対応可能。

担当スタッフメッセージ

事務局支援部 奥田

弊社の学会大会運営のポイントは自社完結比率が高い点です。代理店であれば外注先との管理コストやタイムラグなどがございますが、弊社では事前の企画準備段階から各種制作物、当日の運営まで自社でご対応が可能です。
学会を専門にしている会社だからこそ、論文の受付から要旨集の制作まで、学会運営の知見を深く持った上で、学術大会のご支援が可能です。

学術大会の運営は、
学会専門業者が安心です

全ての会社に情報連携が必要
やりとりが大変

専門業者に依頼をしない場合のイメージ

SOUBUN.COMが運営全般をディレクション
全部完結できてラク

SOUBUN.COMに依頼をした場合のイメージ

学会大会に関する様々な業務は、一括して相談できる学会専門会社に委託すると安心です。例えば演題登録ひとつにしても、演題募集のHPやシステムの構築(システム系)・演題の受付や集計(事務代行系)・講演要旨集の作成(印刷系)と多岐に分かれますが、その全てがきちんと連携しなければいけません。全て別業者に依頼してしまうと、先生方が時間と労力をかけて各業者間の調整役として動く必要が出てしまいます。これら全ての学会大会運営を一括して委託できる会社に依頼することで、時間と労力の削減だけでなく、情報連携のトラブルリスクを下げる事が可能です。学会大会運営はぜひ一括して委託できるSOUBUN.COMにご相談ください。

費用事例

多様な領域・会員人数の学会・研究会様からご発注をいただいております。
ご要望も学会様ごとに多岐に渡りますので、以下事例は一律の金額ではなく、
都度オーダーメイドで御見積致します。お気軽にお問い合わせください。

農学系学会様
大会規模 約1,500人
農学系学会様/大会規模 約1,500人の費用事例

実施内容

  • ・演題登録システム、大会参加システムの提供
  • ・オンライン決済システム(クレジット対応)
  • ・大会総合問い合わせ窓口(サポートデスク)
  • ・大会当日の受付スタッフ派遣(3日間)
  • ・各種制作物(ポスター、参加証、封筒、要旨集)

概算内訳

  • システム提供890,000円

    オンライン決済システム含む

  • サポートデスク120,000円

    入金確認、名簿管理、問い合わせ対応等

  • 当日スタッフ派遣120,000円

    大会期間3日間、受付および集金業務、弊社正社員

  • 各種制作物900,000円

    ポスター、参加証、名札ホルダー、封筒、要旨集

  • 各種発送手配100,000円

    大会案内物の個別発送(自社工場完結)

合計2,130,000

医療系学会様
記念大会 / 大会規模 約800人
医療系学会様/記念大会/大会規模 約800人の費用事例

実施内容

  • ・企画運営(企画〜当日の進行管理、会場動線提案、スタッフ派遣)
  • ・会場設営(幕類、パネル、動線設計)
  • ・企業ブース設営支援(問合せ窓口、各種案内業務、展示物発送支援、配置図作成)
  • ・各種制作物(ポスター、参加証、封筒、要旨集)

概算内訳

  • 企画運営1,400,000円

    大会2日間、スタッフ派遣・運営支援
    (誘導、照明、音響、タイムキーパー等)

  • 会場設営1,600,000円

    設置物の制作(横断幕、垂れ幕、看板)、会場設営費(懇親会会場含む)

  • 企業ブース設営140,000円

    企業展示品の搬出・設置、会場設営(約60企業)

  • 各種制作物1,200,000円

    ポスター、参加証、名札ホルダー、封筒、要旨集

  • 各種発送手配100,000円

    大会案内物の個別発送(自社工場完結)

合計4,440,000

学術大会に関わる全てを
SOUBUN.COMがサポートします。

  • 演題登録・プログラム編成・参加登録
    高機能大会支援システム

  • 「講演集」「要旨集」
    「抄録集」
    印刷

  • お使いのホームページ追加設置可能
    学術大会申込用入力フォーム作成

  • 小ロットから注文可能
    備品・ノベルティ制作

  • 豊富な商品から選べて便利
    備品レンタル

お取引の流れ

1

お問い合わせ
お問い合わせ(ご要望確認)
学会・研究会の大会規模や、運営支援の範囲など、与件をお伺い致します。また、サービスに関するご不明点など、お気軽にお問い合わせください。

2

お打ち合わせ
お打ち合わせ(ご要望に対するご提案
・御見積提出)
お伺いした与件をもとに、サービスや御見積をご提案致します。ご予算に応じてサービスや御見積を再調整させていただきます。

3

内容決定
内容決定(運営マニュアル、
スケジュール提出)
御見積と実施内容が確定しましたら、実施内容に即した運営マニュアルやスケジュールをご用意いたします。

4

ご発注
ご発注
ご発注をいただき次第、作成したスケジュールに沿って、順次サービスや制作物のご対応を実施致します。
新規お取引学会様、急増中 取引学会数400超えの「SOUBUN.COM」 アカウント数450突破
  • 日本食品科学工学会

    日本食品科学工学会

  • 大日本山林会

    大日本山林会

  • 日本畜産学会

    日本畜産学会

  • 日本マリンエンジニアリング学会

    日本マリンエンジニアリング学会

  • 日本リモートセンシング学会

    日本リモートセンシング学会

  • 日本草地学会

    日本草地学会

  • 日本地震学会

    日本地震学会

  • 日本助産学会

    日本助産学会

  • 日本第四紀学会

    日本第四紀学会

  • 農業食料工学会

    農業食料工学会

FAQ

Q1参加登録や演題登録を、もっと楽にすることはできますか…?

HP内にフォームを設置したり、専用システムを導入することで登録対応の煩わしさを軽減させることが可能です。
ご要望に応じて最適なサービスをご提案いたします。

Q2演題登録を効率的に進められる方法を知りたいです。

大会運営に特化した専用のシステムのご提案が可能です。
貴学会で登録状況の確認やプログラム編成もオンラインで行うことができます。

Q3垂れ幕や大看板など備品の制作や機材の手配は出来ますか?

会場の使用に応じた規格での作成が可能です。
その他会場案内図製作やマイク・照明機材・wi-fi設備の手配も承ります。

SOUBUN.COM
サービス資料一覧

創業80年、学会運営支援専門サービスSOUBUN.COMのサービス概要資料を下記より無料でダウンロードいただけます。

学術大会
企画運営サポート

資料ダウンロード

大会運営支援
システム

資料ダウンロード

講演集・要旨集・
抄録集印刷

資料ダウンロード

学術大会申込用
入力フォーム作成

資料ダウンロード

備品・ノベルティ制作

資料ダウンロード

備品レンタル

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