学会座長の依頼方法 | 事前の段取りからメールの例文も掲載

学会の座長依頼をメールで行う際には、依頼内容を簡潔かつ丁寧に伝えることが大切です。しかし、「どのような文書を書けば良いの？」というお悩みも多いのではないでしょうか。今回は座長への依頼文作成のポイントを解説いたします。

学会座長の依頼スケジュール

まず、各プログラム・講演の座長を誰に依頼するか決定します。　座長の選定基準としては、一般に「専門知識」や「人柄」が基準になります。研究分野での知識はもちろん、セッションの責任者として発表を盛り上げることを期待することから、人柄も重視されています。

学会に参加可能な座長を選ぶことも重要です。スケジュール調整の問題を回避するためには、毎年学会に参加する人から選ぶ、既に参加登録済みの人にお願いする、事前に座長の内諾を得るなど様々な方法があります。

座長の依頼をする前に、依頼文の内容の整理を行いましょう。伝える情報に抜け漏れがあると、依頼の可否判断が難しくなってしまいます。

また、依頼相手が参加登録を行っていない場合、参加登録と参加費についても記載しましょう。

依頼文に記載すべき情報は、以下になります。

・大会の日時と場所
・大会のWebサイト
・プログラムや講演の時間と場所
・座長の役割
・演者と演題リスト
・参加登録と参加費
・表彰審査など追加の業務

依頼メールは３〜６か月前にお送りすることをおすすめいたします。余裕を持って依頼文をお送りすることで、依頼を断られた際に代わりの座長を探す時間を確保できます。

また、学会開催が集中する期間や、週末の土曜日曜に開催する場合は、座長の予定が既に埋まっているかもしれません。そのため、できる限り早めにお願いすると良いでしょう。

もちろん、依頼するタイミングは学会の規模やスケジュール、開催日時により異なります。過去の依頼メールを参考に、依頼する時期を決めるのも良いでしょう。

依頼メールの誤字脱字・誤表記は厳禁です。文章にミスがあれば、依頼を断られるばかりかその後の関係悪化にも繋がりかねません。

以下に想定される依頼文のミスを記載します。

・誤字脱字
・「様」「先生」などの表記揺れ
・名前や肩書きの誤記
・開催日や返信期限の記載忘れ
・添付ファイルの忘れ
・送信先の間違い

これらを防ぐためにも、メールを送る際には十分な校正を行いましょう。

メールの構成において大切なのは、依頼内容をわかりやすく伝えることです。そのため、情報の過不足や順序に注意を払いましょう。「どこに何が記載しているかわらない」「文量が多く読む気にならない」と思われぬよう、依頼の承諾・拒否の判断に必要な情報を適切に記載しましょう。

学会の座長への依頼メールには、以下の構成を用いると良いでしょう。