学会座長へのお礼 | メールのテンプレートも記載

学会終了後は、研究発表や講演の座長を務めてくださった先生にお礼の言葉を伝えることが大切です。しかし、「お礼メールはどう書けばいい？」と悩む方も多いのではないでしょうか。今回は、座長へのお礼の伝え方と、メールの作成方法を解説いたします。

学会終了後のお礼文の基本

学会の座長にお礼を伝える際には、素直な感謝の気持ちを伝えることが何よりも大切です。

学会の座長には謝礼金をお渡ししないことがほとんどです。報酬が無い中で研究発表や講演の準備と進行を務めていただいた座長に対し、まずは率直な感謝の言葉を伝えましょう。

開催当日の具体的なエピソードも交えることで、送り手の感謝が相手により伝わります。例えば、研究発表やセミナーの盛り上がり、聴者からの質問や議論の様子などに言及すると良いかと思います。

また、大会終了後のアンケートを通じて参加者の感想を収集している場合には、感想を一部抜粋して伝えるのも良いでしょう。

学会によっては、座長にお礼の品を送ることもあるようです。

お送りする品物の例として、QUOカードや図書カードといったギフトカード、マグカップや歯ブラシといった生活雑貨があります。

品物の注意点として、個人の好みが分かれるものは避けましょう。特に食品やお酒は苦手なものを送ってしまうリスクがあります。食品やお酒をお礼の品とする場合、相手の好みを調べた上でお送りしましょう。

今後も前向きな気持ちで学会と関わっていただけるよう、今後の学会への参加と協力のお願いも含めてみると良いでしょう。ただし、相手に「また座長をお願いされるのかな」などとプレッシャーを感じさせてはいけません。

あくまでもお願いする立場であることを忘れず、敬意を持った表現を心がけることが大切です。

座長へのお礼文を送る際には電子メールと手紙の２つの方法があります。どちらの方法でも問題ありませんが、最近では電子メールでのお礼が一般的になっています。不安に思う方は、過去の座長へのお礼文をどのように送っているか、確認すると良いでしょう。

ただし、お礼の品を郵送する際には、合わせて手紙もお送りすることをお勧めいたします。品物だけでなく手紙もお送りすることで、今後の関係持続にも役立つでしょう。

件名：［学会名］座長の御礼

〇〇大学教授
［座長のお名前］先生

お世話になっております。
［学会名］年次学術集会大会長の田中太郎と申します。

昨日は［学会名］での座長を務めていただき、誠にありがとうございます。

［座長のお名前］先生が座長を務めたことで、当日の学会は非常にスムーズに進行し、質問の時間にも活発な討論がなされました。講演の参加者からも、好意的な感想をいただいております。

また、お礼の印として、QUOカード（2000円分）をお送りさせていただきました。何かの折にお使いいただければ幸いです。

最後に、今後とも［学会名］へのご参加とご協力のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

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田中太郎
日本△△学術集会大会長
TEL: 080-xxxx-xxxx
Mail: tanaka@example.com
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座長へのお礼メールの送信タイミングは、学会が終了した直後から３日後までが一般的です。理想としては、学会の終了翌日にお礼のメールを送ることが望ましいでしょう。学会終了から日が浅いほど、座長が学会の出来事を鮮明に覚えていることが多く、感謝の意を効果的に伝えることができます。

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