SOUBUN.COMの学会支援サービス

学会事務局運営支援の会員管理システム

  • クラウド型の会員名簿管理
  • 会費請求管理機能
  • 会員情報を会員自身で変更可能
  • 事務局からのお知らせ一斉通知機能
  • システム外の事務局運営サポートも対応

SOUBUN.COMでは、学会事務局の運営支援として会員管理システムのご提供を実施しております。会員の入会・退会受付や、会費の請求業務など、業務効率化と会員サービスの向上に役立つクラウド型の会員管理システムです。

学会事務局業務のお困りごとを解決します
・入退会の受付がメールやFAXで名簿データへの入力が大変
・会員の所属や住所変更など、全て事務局が対応しなければいけない
・出来るだけ低い費用で事務局業務をシステム化(効率化)したい
・システムだけでなく、事務局運営のサポートもお願いしたい
学会事務局支援に特化した会員管理システムは
SOUBUN.COMにお任せください。
ご要望にあわせて最適なシステムをご提案致します。
サービス概要

システム導入のメリット

会員管理システムの導入により、学会の運営で得られる具体的なメリットをご紹介します。
学会事務局の運営にあたり有効な機能がございますので、ぜひご参考にしていただければと思います。

事務局作業の効率向上

従来は学会事務局員が手動で対応する必要のあった、学会員の情報登録作業やお知らせメールの送付などが、システムを利用する事でほとんど手間をかけずに実施できるようになりました。
人的作業が減ることで時間的な負荷や費用的な負担も減らす事ができ、ヒューマンエラーも大幅に抑える事が可能です。

学術大会と連携できる

会員管理システムは学会の会員情報を保持しているため、学術大会のシステムと併用する事で演題発表者と会員情報を自動で付け合わせする機能もございます。
また、会員管理システムのみの利用でも会員向けのマイページを利用した学術大会案内(オンライン学会の開催)など、様々な用途で活用する事が可能です。

様々な情報をリアルタイムで可視化できる

学会会員管理システムでは入会の申し込み状況、学会会員数の最新情報、各会員の支払い状況など、様々な情報をリアルタイムでいつでも確認する事が可能です。
学会事務局としても必要な時に必要な情報がいつでも確認できるほか、会員側としても、自分の会費支払い状況などいつでも確認する事が可能です。

会員マイページ機能

会員マイページでは会員自身で会員情報変更が可能なのはもちろん、会費の請求書・領収書もダウンロードできます。
会費の支払い状況やお知らせも掲載できるため、会員にとっても、わざわざ事務局へ問い合わせる手間がなくなります。
また、学会事務局側としても、問い合わせ対応や会員情報変更・請求督促業務など、大幅に負荷を軽減する事が可能です。

マイページの機能概略は以下のとおりです。

会員情報変更・支払い方法変更

登録されている会員情報をいつでも閲覧・変更できます。会員情報だけでなく、会費の支払い方法もマイページから変更可能です。
24時間365日、ご都合の良い時に会員管理システムのマイページから、会員本人が住所や所属を変更する事ができます。
会員情報変更を学会事務局が集約する必要がなくなるため、事務局の負荷やミスを大幅に削減します。

オンライン決済機能

記帳してリストに一件ずつ消込…という入金確認作業をなくします。
オンライン決済連携では、クレジット決済・コンビニ決済・銀行振込など様々な決済方法に対応しています。
クレジット決済やコンビニ決済は会員管理システムと紐づいているので、エクセルのシートで別途消し込み作業などを行う必要はありません。
支払いが完了すると、マイページ上で支払い完了の通知が掲載されるので、「会費を払ったかどうか忘れた」という事も防止できます。
また、支払い金額を会員区分ごとに事前に設定できるため、会費の払い過ぎや入金不足など、支払いに関するミスやそれをフォローする手間を大幅に削減します。

会員向けお知らせ投稿

会員に届けたいお知らせを掲載できます。年次大会や総会の案内やジャーナルの発行、会費納入についてのお知らせにご活用ください。
特殊なプログラミング操作は一切なく、学会事務局が好きなタイミングで気軽にマイページにお知らせを出すことができます。
マイページのトップにお知らせが掲示されますので、案内の見逃し防止にも寄与します。

請求書・領収書ダウンロード

会費の請求・入金状況もマイページで確認できます。その場で請求書・領収書のPDFのダウンロードも可能です。
個別会員から都度学会事務局宛に「領収書を発行して欲しい」という依頼を受けていた場合、問い合わせ対応や領収書発行対応、領収書発送に関わる郵送費など、会員管理システムの導入で多くの手間とコストを削減する事ができます。

モバイル対応

会員マイページはスマートフォンやタブレットでも見やすいように、モバイル対応しております。出張の多い会員でも、いつでもどこでもアクセスできます。

学会事務局用管理画面

会員管理システムを使う会員の方だけでなく、運用する事務局側にも非常に便利な機能が揃っています。
以下にて本部事務局が使用可能な機能をご紹介致します。

会員管理機能

検索:会員種別や会員状況等の様々な条件で検索できます。
参照:会員情報、申込情報、支払情報、変更履歴を参照できます。
情報変更:会員情報、申込情報、支払情報、会員状況を変更できます。
請求情報作成:検索結果で抽出した対象者に対して、請求日、請求期限等の請求情報を作成し、請求処理を行います。
一括メール送信:検索結果で抽出した対象者に対して、一括でメールを送信します。

請求管理機能

請求品目設定:入会費や年会費や購読費など、費用の名称や会員種別ごとの料金を設定します。
支払方法設定:銀行振込やクレジットカード決済等、支払方法を登録、追加、編集します。

サイト管理機能

サイト設定:管理者メールアドレスやヘッダーに表示する学会ロゴ画像、フッターに表示するお問合せ先等、サイトの基本情報を設定します。
会員種別設定:種別の登録、追加、編集、並び順の変更します。
入会申請フォーム設定:入会申請画面の登録項目と説明文を設定します。

マイページ管理機能

お知らせ管理:会員マイページに掲載するお知らせの内容を登録・管理します。

システム外の事務局運営サポート

SOUBUN.COMでは会員管理システムの提供のみではなく、学会事務局の運営を総合的にサポート致します。
JPPS(個人情報保護体制認定制度)の認定を受けた、万全のセキュリティ体制のもと、事務局業務を安心・安全に支援致します。

問い合わせサポートデスク

事務局運営と会員管理システムに精通した担当がサポートデスクとして会員からの問い合わせにも対応致します。
システムで一括管理された会員情報や会費納入状況を利用し、会員への連絡や会費の督促を行います。

会計業務支援

専門スタッフによる出納管理、定期的に発生する口座の名義変更など、会計周りのサポートをいたします。
また、システム内の年会費払込情報と連携した顧問会計士による会計資料の作成、会計監査当日の立ち合いも致します。

理事会運営支援

会員管理システムの登録情報を利用し、招集通知の作成、発信、取りまとめを代行いたします。
また、理事会開催に関連する各所へのご連絡から、資料の印刷、当日のサポートまで、一貫して対応可能です。

各種発送業務支援

会員管理システムに登録されている住所情報を使用し、弊社自社工場から各種印刷物を発送する事が可能です。
学会誌のみならず、選挙関連の印刷物やお知らせなど、多種多様な印刷物作成・セット作業・発送業務を実施致します。

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  • 日本食品科学工学会

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  • 日本リモートセンシング学会

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  • 日本草地学会

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  • 日本温泉科学会

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  • 日本福祉心理学会

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