協会事務局運営代行サービス | SOUBUN.COM(創文印刷工業)

協会事務局の悩みを代行で解決

協会の事務局によくあるお悩み

近年の学協会では、事務局の外部委託化が進んでいます。
これは事務作業のシステム化や外部委託を通じて、会員が本業の仕事や研究に集中するためです。

一方、事務局代行をお願いする上で不安を持つ団体も多くいます。

協会であれば
「協会の仕組みを一から説明するのは大変」
「外部に事務局を任せにくい……」
「予算がないから外注しにくい」
といった悩みもあるのではないでしょうか。

そんな方には、事務局の委託をお勧めいたします。
「長年の学協会サポート経験による専門性」
「正社員による万全のサポート体制」
「一部業務のみの委託により最低限の予算でサポート」
などにより、事務局代行にまつわる不安を解消いたします。

協会事務局の代行・業務委託ならこちら

事務局の代行から協会のイベントや講習会のサポートなど、多数の協会サポート実績がございます。
協会のサポート実績のある専門のスタッフが担当となり、事務局業務の代行やシステム化を提供します。

事務局代行サービスについては、こちらのページもご覧ください。

協会事務局代行のサポート内容

協会会員管理の業務委託

事務局の仕事の中でも負担の大きい会員管理。
「会員名簿のデータ管理が大変」
「退会や異動の対応に苦労する」
などのお悩みも多いのではないでしょうか。

そんな方にお勧めなのが、会員管理システムです。弊社の提供するシステムにより、従来の事務作業を大幅に効率化いたします。会員情報の変更もWeb上で解決するため、事務局担当者が手動で作業することはありません。

会員にとっても利便性は高まります。マイページ内で会費や参加費の支払い状況からイベントや講習会のお知らせを通知できるため、逐一問い合わせて確認する必要もありません。

ご要望に応じて、システム運用も含めて弊社専門スタッフにお任せいただくことも可能です。入退会受付や会員登録情報の変更などをタイムリーに対応できます。

セキュリティに関して、弊社は日本印刷個人情報保護体制認定制度(JPPS)の認定を取得しております。毎年の中間講習会を受講し、２年ごとに更新研修、申請書の改訂、全社員へ向けた更新教育等を実施。会員の個人情報も責任を持ってお預かりいたします。

会員への送付物の発送も承ります。弊社では自社内に印刷部門を持つため、協会誌や通知書の印刷から発送まで全て請け負うことが可能です。

協会の会費・会計管理の代行

事務局担当者の中には会費や会計の管理を負担に感じる方も少なくありません。

大量の会費や参加費の管理や決済方法の対応が間に合わず、苦労している方も多くいます。また、会計関連の書類作成には専門知識が必要となり、一から作成するには時間と手間がかかります。

会費・会計管理の代行サービスでは、会費管理システムの提供や会計書類の作成を代行をいたします。
システム上で会員の決済状況の一元管理が可能です。オンライン決済にも対応しており、クレジットカードでのお支払いも可能となります。

会費や参加費の請求書・領収書もwebからダウンロードできます。企業の参加も多い協会にとって、請求書・領収書をWeb上で発行できることは大きなメリットとなります。

会計サポートとして各種会計書類・決算書類を、税理士と連携して作成いたします。顧問会計士による会計監査当日の立ち会いも可能であり、責任を持って協会の会計・決算業務をサポートいたします。

その他にも

・出納帳の作成
・会計帳簿への記帳
・通帳、印鑑保管
・出納業務（入金管理・支払）代行

などをご提供いたします。

協会受付窓口の委託

協会の受付窓口を弊社内部に設置いたします。

各協会に窓口担当の社員を配置し、協会に関するお問い合わせや送付物の管理をサポートいたします。また、事務局業務ではAIを活用した自社基幹システムを利用しています。

応対メールを全てクラウドでバックアップし、問い合わせ内容の自動分析、模範的な回答例の集約などを行います。これにより、問い合わせに対する迅速な回答、応答対応の品質向上が可能です。

「事務担当によって対応の質がバラバラ」
「問い合わせ対応を外部に任せるのは心配」

といった問題を解決し、受付業務の委託を承ります。

イベント・セミナーの業務委託

協会が実施する各種イベント・セミナー・講習会をサポートします。

提供可能なサポートは主に以下の３つです

・準備段階のサポート
・イベント当日のサポート
・イベント終了後のサポート

＜準備段階のサポート＞

準備段階のサポートには以下のものがあります

・参加登録システムの提供と管理
・イベント問い合わせ窓口の設置
・会場調査や必要な機材・ツールの提供
・進行マニュアルの制作

特に煩雑なのは参加者や参加費の管理です。

参加者や参加費の管理に加え、参加のキャンセルなどの変更事項にも対応する必要があります。

弊社提供のシステムなら、参加方法の変更やそれに伴う参加費の変動にも対応可能です。専用のヘルプデスクも設置し、参加者や参加費等のお問い合わせにも対応いたします。

＜イベント当日のサポート＞

イベントやセミナーの当日サポートには以下のものがあります

・会場受付サポート
・会場係の当日派遣
・LIVE配信のリハーサル実施
・配信機材の手配およびLIVE配信サポート

特に重要となるのが配信機材の設営とリハーサルです。

例えば、近年需要の高まりつつあるハイブリッド開催では会場の映像を配信するため、オンライン開催よりも必要な機材やツールが多くなります。また、特にオンラインでのライブ配信を行うイベントの場合、リハーサルでの確認漏れが大きなミスに繋がりかねません。

配信機材の手配・セッティングからリハーサルまで一貫してサポートし、円滑なイベント運営を実現します。

＜イベント終了後のサポート＞

イベントやセミナー終了後のサポートには以下のものがあります

・参加者へのアンケート送付
・オンデマンド動画配信サポート
・オンデマンド動画のアップロード

最近では多くのセミナーや講演会にて、オンデマンド配信が取り入れられています。欠席者や発表を繰り返し見たい人に大きなメリットがあります。

オンデマンド動画配信ツールの用意や運用はもちろん、動画の編集やテロップ作成なども対応可能です。

協会事務局の委託事例

ここでは、過去にお取引のある団体様の事例をご紹介いたします。

協会からの委託事例①

スポーツ系学術団体からの事務局代行依頼

提供サービス

・参加者管理システムの提供
・会費やイベント参加費の管理システム提供
・イベントHP作成
・決算書の作成
・監査の立会
・会誌発行サポート

依頼主の悩み・代行にした理由

事務局の仕事は団体内の担当者が行っており、数人の役職者に大きな負担がかかっていました。そこで、外注した方が担当者の負荷を減らせると判断。

また、会員の会費納入率の低さも課題に感じており、SOUBUN.COMに相談することで改善できたらと期待もしていました。

事務局代行による効果

SOUBUN.COMとの相談のもと、会費の納入方法をこれまでの銀行振込からクレジットカード支払いを追加したことで、納入率が大幅に上昇しました。現在はコンビニ決済も検討しており、さらに納入率を上げられたらと思っております。

また、監査業務も専門家のサポートにより圧倒的にやりやすくなりました。収支報告も可視化できるようになり、団体のお金が意外にも余っていることにも気づけるなど、様々な効果がありました。

協会のコメント

事務局を委託したことで、担当者の負担軽減と業務の効率化を実現できました。今後もぜひSOUBUN.COMにお願いしたいと思っております。

協会からの委託事例②

医療系協会からのイベント業務代行の依頼

提供サービス

・オンライン会場の提供
・試験問題の作成
・その他トラブル対応

依頼主の悩み・代行にした理由

本協会では国家資格のためのカリキュラムを提供しており、例年は対面で実技や講習会を実施していました。実技講習や講習会の受講と合わせて行う試験の受験により、カリキュラムを履修していく形です。

しかし、新型コロナウイルス感染症の蔓延により、講習会や実技講習が実施できずにいました。

「講習会だけでも、なんとかオンライン開催したい……」

そんな想いから、講習会のオンライン開催を決意。しかし、オンラインでの講習会のイベントもなく、オンライン試験を行うノウハウもありませんでした。

代行による効果

何より、スムーズにオンラインで講習会と試験を実施できました。対面での講習会ができず困っていた受講者も、オンラインで同クオリティの講習会を受けられたことに大きく喜んだそうです。

受講者から協会への感謝のお言葉も多くいただきました。

協会のコメント

SOUBUN.COMのおかげで問題なく試験を実施でき、参加者の資格取得にも繋がりました。団体内でも「困ったらSOUBUNさんに相談」が確立しており、今後のオンライン講習会をサポートしていただきたく思っています。

協会事務局代行の料金事例

事務局代行を検討する上で、懸念事項の一つはコストでしょう。そんな方に向けて、学協会の事務局運営代行の料金事例をご説明いたします。

また、各項目の概要は以下の通りです。

会員管理：会員管理システムの提供・弊社での会員データ管理
会費管理：会費管理システムの提供・弊社での会費データ管理
会計管理：会計書類の作成
決算関連業務：顧問会計士立ち会いのもと決算書類の作成や決算日のサポート
総会・理事会支援：総会・理事会の会場設営、現地でのサポート
会議体・委員会サポート：会議体・委員会の会場設営、現地でのサポート
会誌および資料保管：学協会の発行物や資料の保存