ハイブリッド開催におけるメリットと注意点

ハイブリット配信とは、会場に集まり対面で講演や発表を行いつつ、その様子をオンライン上でもライブ配信する形式を指します。

会場でのリアル開催による活発な交流と、オンライン開催による参加の手軽さの両方のメリットを獲得できます。そのため、多くのイベントや会議、セミナーで採用される形式です。

一方で、ライブ配信と会場でのリアル開催を同時に行うことから配信機材の使用、通信環境の整備、会場とライブ配信の音響調整など大会運営側への負担は大きくなります。

また、ハイブリッド形式ではライブ配信中の音響トラブルも少なくありません。もしトラブルが発生してしまうと、参加者が集中して視聴できない、質疑応答がスムーズに進まないなどの問題が発生します。

運営の負担も大きいハイブリッド形式を成功させるには、適切な機材を用意した上で、可能であれば専門業者のサポートを利用することをおすすめします。

当日の進行サポートやトラブルの対策を外部に委託することで、学会は大会の企画や内容の充実に集中することが可能です。

学会・協会向けハイブリッド配信機材レンタルサービス

学会・協会の要望に沿った機材をご用意

学術大会やセミナーごとに会場の規模や参加人数、会場・オンラインでの交流をどの程度担保するかなど様々なケースがあり、必要な機材はそれぞれ違います。

SOUBUN.COMでは多数の学会のハイブリッド配信をサポートしてきた実績から、お客様の要望をお聞きし最適な機材をご用意します。

貸し出した配信機材の事前確認

必要な配信用の機材やケーブルは会場の大きさ・基本設備によって違いがあります。そのため、前もってスタッフが会場を確認し必要な機材を選定します。

また、当日のカメラ・音響トラブルを避けるため、事前に問題なく接続・配信できるか確認いたします。

専門スタッフによる当日サポート

音響設備の調整、ビデオカメラの映像の切り替えなど、スムーズな配信に必要な作業を実績のある専門スタッフが担当し、オペレーションを管理。当日の進行をサポートいたします。

配信マニュアル作成のみも対応

「当日のサポートは必要ないが、配信機材の操作方法やトラブルの対処法は知りたい」といった方に向けて、配信マニュアルの作成も承っております。

学術大会やセミナーのハイブリッド開催をサポートしてきた実績から、トラブルに対処し当日のスムーズな運用を実現するマニュアルを制作いたします。

ハイブリッド開催向けレンタル機材

必要な配信機材は予算や配信方法によって大きく異なります。
ここでは、配信方法に関わらず必要な機材を解説します。

カメラとビデオキャプチャー

配信用のカメラと、映像をパソコンに取り込むビデオキャプチャーが必要になります。複数のカメラの映像を切り替えて配信する場合は、ビデオスイッチャーも必要になります。

また、発表スライドをパソコンに取り込むHDMI分配器も、オンラインの参加者が資料を視聴するためには不可欠と言えるでしょう。

配信用PC

配信用PCで映像・音声をパソコンに取り込み、Youtube LiveやZoomウェビナーなど通じオンライン参加の人に向けて共有します。

映像と音声を取り込むためには処理能力の高いPCが必要であり、配信のためにソフトや設定を準備しなければなりません。また、私物のPCでは配信に必要な処理能力が足りない可能性もあります。予算が許すのであれば、PCをレンタルすることをおすすめいたします。

音響機材（ミキサー、オーディオインターフェース）

会場に音声を流すために使用します。

会場での発表者、質問者の音声に加え、オンライン参加者の発表や質問も会場内に流すため、マイクの出力切り替えを行うスタッフが必要となるでしょう。

また、発表者の声量に合わせて音量を調整すると、より聞き取りやすく快適な配信となります。

会場の環境に応じた機材

会場がハイブリッド配信が可能な環境であるかの確認も大切です。

リアル開催に必要なプロジェクターやスクリーンの画面、マイクなどの動作確認をしっかりと行いましょう。
また、ライブ配信に必要なインターネット回線が安定しているか、配信用のケーブルは揃っているかにも注意が必要です。

もし機材に不足がある場合、インターネットの有線ケーブルやプロジェクターを持ち込む必要があります。

ハイブリッド配信機材セッティングサービス

学会の要望に沿った機材をご用意

学術大会ごとに会場の規模や参加人数、会場・オンラインでの交流をどの程度担保するかなど様々なケースがあり、必要な機材はそれぞれ違います。

SOUBUN.COMは多数の学会のハイブリッド配信をサポートしてきた実績から、お客様の要望をお聞きし最適な機材をご用意します。

機材の事前確認

必要な配信用の機材やケーブルは会場の大きさ・基本設備によって違いがあります。
そのため、前もってスタッフが会場を確認し必要な機材を選定します。
また、当日のカメラ・音響トラブルを避けるため、事前に問題なく接続・配信できるか確認いたします。

専門スタッフによる当日サポート

音響設備の調整、ビデオカメラの映像の切り替えなど、スムーズな配信に必要な作業を実績のある専門スタッフが担当し、オペレーションを管理。当日の進行をサポートいたします。
また、機材の操作方法のレクチャーやマニュアルの作成も承っております。

機材レンタルの費用事例

物理・生物系学会による学術集会

開催期間：３日間

現地参加者数：約350名

オンライン参加者数：約350名

本学会では、配信関連機材に加えて感染防止用のアクリルカバーやビニールマイクカバーもレンタルいたしました。

社会科学系学会

開催期間：２日間

現地参加者数：約350名

オンライン参加者数：約450名

本大会では経費削減のためビデオカメラや音響機器は使用せず、PCのカメラとマイクを通じて配信を行っています。そのため、レンタル機材は最小限にとどまりました。

学会からの相談事例

弊社サービスを利用される学会のよくあるお悩みをご紹介いたします。

ケース① 複数会場で同時に配信したい

複数の現地会場と並行してハイブリッド配信を行う場合、会場ごとに機材・スタッフを用意する必要があります。
予算が増え運営の負担にもなりますが、オンラインで配信をする会場を絞る、メイン会場以外は機材を必要最小限にするなどの工夫で対応することも可能です。

ケース② 費用を安く抑えたい

予算の都合から費用を抑えたい場合、節約するポイントとして以下のものがあります。

・カメラレンタル

PCカメラを使用することで、ビデオカメラのレンタル費用を削減することができ、１会場あたり数万円の節約が可能です。
その場合、カメラの台数や画質、画角は妥協せねばならず、発表者・質問者の様子を映すことが難しくなります。

・人件費

ハイブリッド配信で最も費用がかかるのは人件費です。会場受付、カメラ・音声の調整スタッフを全て外注にすると、リハーサルも含め１会場あたり10〜30万円かかります。

アルバイトの学生でも対処可能な作業もあるため、スタッフの人数に関してはご相談ください。

学会のハイブリッド配信ならSOUBUN.COM

SOUBUN.COMは、学会をお客様としてきた80年の歴史があります。
現在は学会事務局代行・学術誌発行サポート・学術大会支援・学会HP制作など幅広くサポートしています。

ハイブリッド配信の機材手配・各種サポートも承っております。
当日の配信サポートや機材のレンタルはもちろん、コメント機能の追加や欠席者に向けたオンデマンド動画配信などもサポートいたします。
お客様のご要望に合わせたプランをご用意することが可能です。

ハイブリッド配信のサポートについて、詳しくは下記の記事をご覧ください。

ハイブリッド学会開催サポートサービス【リアル会場とオンライン配信】

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