学会のオンライン開催運営サポートサービス

オンライン大会の開催において、参加者の登録や演題登録、会費の徴収は必須の業務です。SOUBUN.COMでは、これらの機能を搭載した専用のオンライン大会システムを提案します。
このシステムはクレジット決済に対応しており、オンライン大会でも当日参加からの決済もスムーズに処理できます。また、参加登録した方のみが大会システムのWebサイトにアクセスし、配信を閲覧できる仕様とすることで、情報の管理を徹底します。より廉価なID/PASS付きの大会ホームページ作成も可能です。このシステムを活用することで、事務局の負担を大幅に軽減し、登録業務の効率化を実現します。 

オンライン大会では、Web会議システムの操作や設定ミスがトラブルの原因となることが多々あります。弊社では、開催形式やミーティング設定を踏まえて、発表者用、座長・運営委員用、聴講者用の3種類のマニュアル作成をサポートします。Zoomの最新版ダウンロード不足によるブレイクアウトルームの利用不可など、当日のトラブルを未然に防ぐため、これらのマニュアルを事前に周知することが重要です。さらに、マニュアルに沿った内容で、画面共有の操作や質疑応答の流れを確認する事前レクチャーやリハーサルを実施し、ご不安な点を解消し、スムーズな進行に繋げます。

Web会議システムはオンラインでの発表や講演に必須のツールですが、その契約や初期設定には専門的な知識が必要となる場合があります。特に、ZoomやWebexなどはクレジットカード決済が必要となることが多いため、学会様の事務局では手配が難しいという課題が多く聞かれます。SOUBUN.COMでは、これらの契約手配を代行するだけでなく、ミーティング作成やウェビナー形式のパネリスト設定、オンライン 録画機能の使用有無など、会の運営に適した設定を専門スタッフが実施します。また、質疑応答の受付方法についても、チャット機能の活用や挙手機能の利用など、会の目的に合った運用方法を検討し、提案いたします。

学会運営関係者の先生方が発表や運営に集中できるよう、当日のオンライン大会サポートを提案しています。これには、大会開催前から当日にかけての参加方法や操作方法に関する問い合わせ窓口の設置が含まれます。参加者の配信ツールの利用歴など、想定される環境に応じて必要なサポート範囲をご提案します。経験豊富な専門のスタッフがオンライン会場でホストとして管理運営を行い、トラブルがないか巡回します。これにより、先生方は発表運営に集中することが可能となり、参加者の満足度向上にも繋がります。確実なサービスを提案し、当日の円滑な進行を約束します。 

国際学会のオンライン開催における運営も幅広く支援しております。オンライン発表では、英語での質疑応答方法の設定が重要となります。チャット機能やリアルタイム通訳の活用など、言語の壁を越えて活発な議論が行えるよう企画・提案します。また、国際大会では必要となる通訳の手配（同時通訳・逐次通訳）や、学会 参加証明書 オンラインでの発行、抄録や論文の印刷物・データの準備といった各種の業務についても、経験豊富な専門スタッフが対応いたします。