その中で、「事務局だけの準備・運営では大変」「オンライン開催に関するノウハウがない」
などのお悩みはありませんか？
今回は、イベント運営代行サービスをご紹介いたします。
協会のイベント運営で、
こんなお悩みありませんか？
参加費・会員の管理が煩雑
参加者や参加費の管理、そして決済手段の確保が煩雑で、業務に集中できません。
オンライン開催のノウハウ不足
オンライン配信やハイブリッド形式での開催に関するノウハウがなく不安。
協賛企業やスポンサー対応に苦労している
各スポンサーへの対応に時間を取られている。
当日のトラブル対応に不安がある
開催当日に予期せぬトラブルが発生した際の対応や進行管理に不安が残る。
そのお悩み、
の
協会イベント運営代行サポートで
解決できます。
の協会イベント運営代行サポートで
解決できます。
Feature
サービスの特徴
決済機能を備えた会員管理システムで参加者・参加費を一元管理し、事務局の業務負担を軽減。オンライン・ハイブリッド形式の豊富な実績とノウハウを活かし、配信機材の設置からLIVE配信までサポートします。準備から当日運営まで専任スタッフがトータルサポートいたします。
煩雑な参加者・参加費の管理を一元システムで効率化
協会のイベントにおける参加者や参加費の管理は、事務局の大きな業務負担となります。SOUBUN.COMでは、決済機能を備えた会員管理システムを提案し、これらの業務を一元管理することで効率化を実現します。電話やFAXでの受付からシステムへのスムーズな導入も支援し、情報セキュリティマネジメントシステム の認定を受けたシステムのご提案のもと、安心して代行を任せていただけます。
オンライン・ハイブリッド形式の豊富な実績とノウハウ
増加しているオンライン開催やハイブリッド形式のイベントにも、当社は多数の委託実績とノウハウを提案しています。配信機材の設置からLIVE配信サポートまで、貴協会の目的に合わせた最適なプランをご提案します。最新の技術で、参加者の満足度の向上を支援いたします。
当日も万全のトラブル対応と窓口設置によるトータルサポート
イベント準備期間から開催当日まで、専任の担当者が窓口を設置し、貴協会をトータルサポートします。学協会のイベントサポート実績豊富な専門スタッフを派遣し、受付やトラブル対応を実施することで、当日の円滑な運営を実現いたします。多数の実績で培ったノウハウを活用し、協会運営の不安の解消に努めます。
Service
サービス内容
企画・集客からシステム管理まで万全なイベント準備業務
参加者の管理システム提案や広報PR代行など、準備段階の業務を効率化します。
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専門スタッフによる会場手配、設営、当日の運営サポート
会場設営から当日スタッフの派遣、トラブル発生時の対応を専門スタッフが代行します。
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LIVE・ハイブリッド・オンデマンド配信のトータルサポート
オンライン開催に必要な会場、機材、配信サポート、動画編集までを一貫して提案します。
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Case
事例のご紹介
ここでは、過去にお取引のある団体様の事例をご紹介いたします。
金属産業に関連する協会／総会の業務委託。年に一度の総会・理事会を、現地会場からの参加とライブ配信を行うハイブリッド形式での開催。
提供サービス
現地の下見、リハーサル実施、当日のスタッフ派遣、ライブ配信用の機材貸し出し、Web会議ツール（Teams）の用意と運営サポート。
依頼主の悩み・代行にした理由
事務局の人手不足とハイブリッド開催に関する知識やノウハウが不足していたため。加えて、参加する企業の一部がZoomの使用を禁止しており、馴染みのないMicrosoftのTeamsを使用することになったため。自分達だけの運営では進行に不安があり、以前イベントサポートでお世話になったSOUBUN.COMに依頼を出した。
総会の業務委託。年に一度の総会・理事会を、現地会場からの参加とライブ配信を行うハイブリッド形式での開催。による効果
初めて使用するTeamsの運用方法を丁寧に説明してもらい、使い方に不安がなかった。限られた協会予算内で、ハイブリッド開催を実現できた。当日もトラブルなく総会が進行し、参加者の満足度が非常に高かった。
協会のコメント
初めてのハイブリッド形式のイベントを無事開催できたため、非常に安心した。再度ハイブリッド形式で実施するときは、ぜひSOUBUNさんにお願いしたい。
学術・技術系協会／年次大会サポート
提供サービス
大会ＨＰ作成、リハーサル実施、発表のポスターPDFと発表動画の収集、タイムキーピング、zoomの用意と運営サポート、そしてオンデマンド動画の編集・配信。
依頼主の悩み・代行にした理由
部内で事務局をしている会合のサポートをお願いしていたことや、関連のある学会等でサポートをお願いしていることを聞いていたため。信頼できると判断し、依頼した。
年次大会サポートによる効果
オンデマンド配信の動画や要旨等の受領方法など、事務局だけでは対応が難しい場合でも解決策をご提案いただき、実施することができた。
協会のコメント
昨年と同じ担当の方にご対応いただいたため、実施方法などについて再度説明する必要もなく大変助かった。今年新しく追加した内容についても、適切な対応をしていただき感謝している。
Price
費用・料金
協会の規模やご依頼内容に応じて料金が異なります。詳細はお気軽にお見積もりをご希望ください。
協会のイベントサポートの料金事例を紹介します。
＜ケースA＞
参加者数：約300名
現地スタッフ派遣: 60,000円
機材レンタル: 41,000円（配信機材）/ 75,000円（レンタルPC）
マニュアル作成: 50,000円
会場下見・会場設営: 30,000円
料金合計: 256,000円
＜ケースB＞
参加者数：約900名
現地スタッフ派遣: 420,000円 機材レンタル: 250,000円
会場下見・会場設営: 50,000円
Web会議ツールアカウント提案: 117,200円
オンライン会場設営: 105,000円
料金合計: 1,505,200円
協会の規模やサポートの内容によって金額は異なります。
ご興味のある方は、お気軽にお見積もりをご希望ください。
flow
お取引の流れ
お問い合わせ・無料相談と最適なプランの策定
まずは、イベント運営で抱える課題や目的について、無料相談フォームまたは電話にて専門スタッフにご相談ください。日本全国からのご依頼に対応しております。貴協会の現状やイベントの規模、予算、必要な支援の範囲についてヒアリングを実施し、その内容に基づき、課題解決に向けた最適なイベント代行プランをご提案します。
お見積もり・ご契約の締結と準備作業の開始
ご提案した内容とお見積もりにご納得いただけましたら、契約を締結します。その後、参加者管理システムの導入やマニュアル作成など、準備作業を開始します。
イベント当日の運営とトータルサポートの実施
開催当日は、会場スタッフの派遣やトラブル対応を含め、イベント運営の業務を責任をもって代行します。オンライン・ハイブリッド開催にも対応可能です。
報告書提出と継続的な改善提案
イベント実施後、アンケートの集計結果や報告書を提出いたします。結果を分析し、次年度以降のイベントの成功に向けた改善提案も実施します。
FAQ
よくある質問
どのようなイベントに対応していますか？
研修、セミナー、講演会、総会、理事会、年次大会、交流会など、協会が開催する多岐にわたるイベントに対応しています。リアル開催（現地開催）はもちろん、オンライン、ハイブリッドでの開催も支援します。
地方の協会からでも依頼可能ですか？
はい、日本全国どこからでもご依頼いただけます。お打ち合わせやヒアリングはオンライン会議で実施することも可能です。全国の学協会との取引実績が豊富にございます。
料金はどのように決まりますか？
料金は、協会の規模、ご依頼いただく業務内容（代行の範囲）、開催形式（オンラインか現地か）によって異なります。まずは無料相談をご利用いただき、貴協会の課題に合わせたお見積もりを提示させていただきます。
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オンライン・ハイブリッド開催の豊富な実績を活かし、配信機材の設置からLIVE配信サポート、動画編集まで一貫して対応可能です。準備段階から当日まで専任の担当者が窓口となり、学会・協会イベント実績豊富な専門スタッフを派遣してトラブル対応も万全です。