学会運営に必要な参加登録、演題登録といった事務局業務から、大会開催会場の設営、講演者の手配、
そして当日の運営補助まで、全てのタスクに効果的に対応可能です。
手間のかかる準備や集会における煩雑なプロセスを管理し、研究成果の発表に集中できる環境を整えます。
学術大会の企画運営で、
こんなお悩みありませんか？
大会の企画・準備が煩雑で時間がかかる
参加者や講演者の募集、会場手配、各種資料作成などタスクが多すぎる
事務局の業務負担が重く、対応に手が回らない
演題登録や参加登録の管理に追われ、その他の業務に手が回らない
複数業者との情報連携や調整が複雑
印刷、システム、会場設営など各業者とのやりとりが大変と感じている
そのお悩み、
の
学術大会企画運営サポートで
解決できます。
の学術大会企画運営サポートで
解決できます。
Feature
サービスの特徴
企画から制作、運営補助まで自社完結で対応し、外注管理のコストやタイムラグを削減。情報連携がスムーズで、トラブルのリスクを低減します。創業80年以上の実績を持つSOUBUN.COMのスタッフが、論文受付から要旨集制作、会場設営まで綿密にサポート。安心して大会運営をお任せいただけます。
企画から当日運営まで自社完結で情報連携がスムーズ
代理店を介さず、企画・制作物・運営補助まで自社完結比率が高いため、外注先との管理コストやタイムラグを削減できます。学会専門業者が運営全般をディレクションすることで、情報連携のトラブルリスクを低減します。
創業80年の知見に基づいた最適な学術大会サポート
創業80年以上の歴史の中で培った知見に基づき、論文の受付から要旨集の制作まで、学術大会運営のポイントを押さえた支援が可能です。また、会場選定からや効果的な参加者募集方法についても担当者からアドバイスいたします。
大会運営実績豊富な専任スタッフが綿密に事前準備を実施
綿密な事前打ち合わせを、大会運営実績豊富な専任スタッフが責任を持って行います。企画段階から当日の運営補助まで、全てのプロセスにおいて責任を持って実行します。また、会場設営に必要な大型の看板や案内ポールなどの備品制作にも対応可能です。これにより、大会運営全般に関する不安を解消し、円滑な実施をサポートします
Service
サービス内容
煩雑な参加・演題登録を一元管理する事務局業務サポート
高機能大会支援システムを活用し、学術大会参加者と演題の登録をスムーズに行います。
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会場選定から設営、当日運営補助まで包括的なサポート
講演者への謝礼金支払い、会場設営、備品手配など、開催に必要な全てのタスクを支援します。
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講演集や抄録集など各種印刷物・制作物を高品質で提供
ポスターやチラシ、要旨集といった印刷物を、自社工場完結の体制で高品質に制作します。
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Case
事例のご紹介
ここでは、過去にお取引のある団体様の事例をご紹介いたします。
農学系学会様／運営トータルサポート
提供サービス
演題登録システムおよび大会参加システムの提供、オンライン決済システム導入、大会総合問い合わせ窓口（サポートデスク）の設置を実施しました。また、大会当日の受付スタッフ派遣（3日間）や、各種制作物（ポスター、参加証、封筒、要旨集）の制作も行い、運営全体をサポートしました。
依頼主の悩み・代行にした理由
大会規模が約1,500人と大規模であり、演題・参加登録、決済、問い合わせ対応、制作物の手配といった多岐にわたる事務局業務を一元的に効率化する必要がありました。
運営トータルサポートによる効果
社が総合問い合わせ窓口を設置し、登録システムと決済を導入したことにより、学会事務局様の業務負担が軽減されました。また、各種制作物を高品質で提供することで、大会の円滑な実施に貢献しました。
医療系学会様／記念大会運営
提供サービス
企画運営（企画〜進行管理、会場動線提案、スタッフ派遣）と会場設営（幕類、パネル、動線設計）をサポートしました。さらに、企業ブース設営支援と、各種制作物（ポスター、参加証、封筒、要旨集）の制作まで包括的に対応しました。
依頼主の悩み・代行にした理由
記念大会であり、企画から運営、会場設営、動線設計、企業ブース支援など専門的なノウハウが求められる業務が多岐にわたりました。そのため、経験豊富な専任スタッフによる包括的なサポートが必要とされました。
記念大会運営による効果
画運営から会場設営までトータルで支援することで、参加者約800名の記念大会を円滑に実施することができました。会場動線の提案や企業ブース設営支援により、大会の質を高めることができました。
Price
費用・料金
学会規模やご要望に応じてオーダーメイドで御見積致します。
多様な領域・会員人数の学会・研究会様からご発注をいただいております。ご要望も学会様ごとに多岐に渡りますので、上記事例は一律の金額ではなく、都度オーダーメイドで御見積致します。お気軽にお問い合わせください
flow
お取引の流れ
お問い合わせ（ご要望確認）
学会・研究会の大会規模や、運営支援の範囲など、与件をお伺い致します。サービスに関するご不明点など、お気軽にお問い合わせください。
打ち合わせ（ご提案・御見積提出）
お伺いした与件をもとに、サービスや御見積をご提案致します。ご予算に応じてサービスや御見積を再調整させていただきます。
内容決定（運営マニュアル、スケジュール提出）
御見積と実施内容が確定しましたら、実施内容に即した運営マニュアルやスケジュールをご用意いたします。
ご発注（スケジュールに沿ったサービス実施）
ご発注をいただき次第、作成したスケジュールに沿って、順次サービスや制作物のご対応を実施致します。
FAQ
よくある質問
参加登録や演題登録の事務作業を効率化できますか？
HP内にフォームを設置したり、大会運営に特化した専用システムを導入することで、登録対応の煩わしさを軽減可能です。ご要望に応じた最適なサービスをご提案し、貴学会で登録状況確認やプログラム編成もオンラインで行うことができます。
垂れ幕や看板などの備品制作や機材の手配も依頼できますか？
会場の使用に応じた規格での作成が可能です。その他、会場案内図制作やマイク・照明機材・wi-fi設備の手配も承ります。JPPS認定の品質で確実な対応をお約束します。
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