学会理事会・総会の運営サポートサービス

総会・理事会・委員会運営について、
様々な業務を代行サポート致します。

SOUBUN.COMでは、事務局代行の一環として、総会・理事会・委員会の運営サポートを実施しております。会場手配や出欠確認、事前の資料作成だけでなく、会議体への同席と議事録案の作成など、円滑に運営できるご支援を致します。
また、その他の付帯サービスとして、学会選挙関連のサポートや弊社会議室のレンタルも提供しております。
特に学会向け電子選挙システムは費用削減や集計業務の負荷低減など、お客様から非常にご好評いただいております。
学会の総会・理事会・委員会の運営サポートや学会選挙の委託はぜひ弊社にご相談ください。

総会・理事会・委員会サポート

運営
サポート会議会場の
手配代行

選挙関連サポート

学協会選挙
サポート電子選挙
システム

総会・理事会・委員会運営サポート

会議資料の印刷
封入・発送

総会・理事会で使用される予算案や事業報告書などの会議資料や、委員会で配布する各種資料の印刷や封入を行います。（上記の資料を会議参加者に事前に発送することも可能です。）

会議会場の手配

会議場所の選定を代行いたします。ご要望に合わせて、
候補となり得る会場を複数ピックアップいたします。会議会場の手配代行について

議事録作成

会議に弊社スタッフが実際に参加し、議事録を作成・提出致します。議事録サンプル

※ご指定の雛形での議事録作成をご希望の場合は事前にご相談くださいませ。

SOUBUN.COMの強み

少ページ、少部数からでも会議資料の印刷・封入・発送をご注文いただけます
出欠確認、会議資料印刷、議事録作成など、部分的なご依頼もOK
学会事務局支援のキャリアのある弊社スタッフが会議体への同席も承ります

担当スタッフメッセージ

事務局支援部　奥田

学会事務に精通したスタッフが学会運営をサポートします。
複数学会の事務局代行実績があるため、専任職員と違い、これまでの学会運営ノウハウも活かした運営補助が行えます。適切な時期に必要な議題を審議いただけるよう、進行管理も致します。
また、社内に製造部門があるので、事務局運営に必要な印刷物など、すぐにご用意することができます。

会議会場の手配代行

ご要望を伺い会議会場の手配を代行いたします

ご希望のアクセスや参加者数に合わせ、会議会場をご提案いたします。
さらに、会場の下見やレイアウト・使用計画の考案、当日の人員配置計画もお任せください。
会議会場探しでお困りでしたら、お気軽にSOUBUN.COMへご相談ください。

担当スタッフメッセージ

営業部　佐藤

外部の会議室は予約が取りづらく値段も高いため、弊社の会議室をご使用される学会・研究会様が増えております。
弊社最寄りのJR尾久駅は東京駅から電車で11分とアクセスもよく、先生方が集まるのにちょうど良いことから、理事会や委員会などでご利用いただいております。
また、プロジェクターを使用し、WEB会議ができる点もご好評いただいております。

学協会様向け選挙関連サポート

選挙関連資材の
制作

会告、投票用紙、有権者への送付用封筒、返送用封筒の制作を承ります。

選挙関連資材の
封入・発送

有権者送付用封筒へ投票用紙などを封入し、有権者へ発送いたします。

SOUBUN.COMの強み

選挙関連制作物の制作から封入・発送までを一貫して代行します。
料金受取人払郵便物用のカスタマーバーコードの申込、刷り込みにも対応
ご要望に応じて、有権者様から返送される封筒の受付と封筒数の集計も承ります。
（弊社事務局代行サービスをご利用の学会様のみ）

電子選挙システム

パソコンからでも、
スマホからでも投票可能！
案内から集計まで自動で完了！

学会選挙の告知や投票をシステムで、簡単かつスピーディーに実施します。電子選挙システムの利用により、選挙管理委員会は選挙案内の発送作業がなくなり、有権者は投票用紙返送の手間がなくなります。また、回収と集計を自動化することで、正確性の担保はもちろんのこと、時間と労力も削減します。

更にSOUBUN.COMが
電子選挙運営を徹底サポート

定款・選挙細則の改訂支援

電子投票の導入にあたり、必要な規則（定款・選挙細則）の改訂を徹底サポートします。

システム運用サポート

会員情報の登録・更新、選挙案内の一括メール送信など、電子選挙運営に必要な様々な業務をサポートします。

よくあるご質問

Q.セキュリティは大丈夫なの？

A.投票時の通信は暗号化され、不正侵入ができないシステムになっておりますので安全です。

Q.個人認証の方法は？

A.選挙ごとの本人を認証するためのワンタイムID・パスワードを発行します。

Q.送信先のメールアドレスなどの登録は面倒じゃない？

A.CSVファイルからの一括登録が可能です。

担当スタッフメッセージ

事務局支援部　奥田

学会選挙でフリーのアンケートフォームを利用したところ、投票集計に大きな不備が発生した、という事例を伺ったことがあります。こういったトラブルを防ぐためにも、学会の選挙は専用のシステムを利用されることを強くお勧めします。
また、毎回変わる選挙管理委員会のメンバーに対して、長年実績のある弊社が携わることで、スムーズな選挙運営を実施します。