【2022年版】オンライン学会の開催方法やメリットまとめ

近年急速に広まりつつあるオンライン学会。コロナ終息後も、学術大会のオンライン実施を検討する学会も多いとか。
今回は、オンライン学会のメリットや配信形式、2022年最新の開催事例などをご紹介いたします!

オンライン学会とは

オンライン学会とは、ZoomやRemoといったビデオ会議機能を持つアプリを利用して開催する学術大会・研究会・講演会を指します。

2020年より拡大した新型コロナウイルスの影響により、オンライン化した今、学会に限らず多くのイベントがオンライン上での開催となりました。

オンライン学会には便利な点が多くある一方で、参加者や開催者にかかる負担もあります。
次節では、オンライン学会のメリット / デメリットをご紹介いたします!

オンライン学会のメリット / デメリット

参加者のメリット

参加者にとってオンライン開催のメリットは、なによりも「参加ハードルの低さ」が魅力です。

従来の会場で開催する学術大会では、参加者は移動や宿泊に費用が必要となり、学生や若手の研究者にとっては大きな負担でした。また、忙しい研究者や参加者はなかなか時間が取れないということもあるでしょう。
通常業務や育児との兼ね合いから、会場に赴けず現地での学術大会に参加できなかった人もいると思います。

しかし、オンライン学会ならば場所とスケジュールの制約がありません。
旅費はかからず、移動や宿泊もないためスケジュールも押さえやすくなり参加者にとって参加のハードルが下がります。

また、オンライン学会を録画し後日配信することで、学会員は都合の良い時にいつでも発表を見返し確認することができます。
大会欠席者はもちろん、気になる発表内容や資料をもう一度視聴したい人にとっても適した嬉しい機能です。

実際、オンデマンド配信を併用することで「難しい発表を何度も見返すことができる」「リアル大会よりも視聴できる演題数が増えた」など、オンライン学会のメリットを感じる参加者からの声が多いようです。

参加者のデメリット

一方で、「人との繋がりが薄い」「集中できない」などの問題もあります。

オンライン学会は実際に人と会えないため、現地でしかできない日常会話や意見交換が生まれません。また、研究者同士のコネクションを築くことも難しくなります。
特に大学院生や若手の研究者にとって、今後のキャリアを検討する上で同分野の先輩研究者との意見交換が会場で行えないのは非常に大きな痛手です
このようにオンライン学会では研究機関やキャリアについての詳細な話がなかなかできず、苦労している人も多いようです。

またオンライン学会では集中できないという声もあります。
長時間パソコンの画面を見続けることに抵抗のある人や、休憩時間に参加者同士の雑談もなく視聴を続けることに孤独感を感じる人もいます。
また、研究者の中には大会開催地での観光を楽しみにしている人もいることでしょう。

これらの理由から、学会の現地開催を望む声も少なくない状況です。

開催者のメリット

開催者としては、「参加の間口の広さ」や「費用の削減」といった点が魅力となります。

前節でも述べた参加ハードルの低さから、より多くの参加者を集められます。
海外に住む研究者や博士課程学生も日本の学会に参加することが可能なため、学会の国際化に役立ちます。

また、発表や講演を録画しオンデマンド形式で配信することで、スケジュールの都合から参加できなかった人も研究発表を聞くことができます。

そして現地開催と比べ、コストを抑えることが可能であることもメリットです。

その中でも特に削減できるのは会場費用でしょう。
多くの人が参加する学会の場合、参加者を収容できる会場の確保に多くのお金を使うことになります。例えば、1000名が参加する大規模な学会プログラムを3日間開催するなら、会場費に300〜400万円が必要でしょう。

しかし、オンライン学会ならばその会場への費用がかかりません。また現地開催と比べ必要なスタッフの人数が少なくなるため人件費も削減できるでしょう。

一方でオンライン配信の形式によっては、配信機材、発表資料の収集や業者への外注費に多額の費用が必要となることもあります。
一概にコストが削減できるというわけでは無く、参加人数によってはオンライン学会の方が費用が高いこともあるので注意が必要です。

開催者のデメリット

オンライン配信は運営者に負担がかかる場合もあります。

オンライン学会には通信環境のトラブルがつきものです。
研究の発表者が大会運営の近くにいないため、トラブルがあってもすぐに対応できるとは限りません。

また、会場とオンラインを並行して行うハイブリッド配信やオンデマンド配信の場合、必要な機材やツールが増えるため運営の仕事量や準備・対策することが増加します。

また、中には参加登録や参加者の管理をシステム上で行うことに苦手意識を持つ人もいるかもしれません。

これらのケースを解決するには、オンライン学会のサポート企業へ業務委託することが最も良いでしょう。
大会の進行から参加者の管理、機材やZoomアカウントの貸し出しを一括で行ってくれるため、大会運営にかかる負担やコストを大幅に削減することができます。

オンライン学会の開催形式

フルリモート形式

現地での開催を行わず、すべてオンラインで完結させる配信方法です。
Zoomなどのツールを用いて、リアルタイムでライブ発信し発表を実施します。

最近では研究発表の録画資料をリアルタイムで配信することもあります。

通信トラブルなどの環境に左右されるリスクが低く、事前に資料として動画を録画することで発表時間が延長してしまうこともありません。さらに、発表の映像をそのままオンデマンド配信に活用することもできます。

事前に発表者へ録画をお願いする必要はありますが、効率的でスムーズなオンライン大会を実現できるでしょう。

ハイブリッド配信

参加方法を現地参加とリモート視聴の2つに分ける方法です。参加者は自分のスケジュールや希望に合わせ、好きな方法で学会に参加することができます。そのため、参加者にとって最もデメリットを感じにくい方法とも言えるでしょう。

一方、大会運営者にとっては最も負担の大きい形式です。通常の準備で行う会場確保の他に、配信に必要となるカメラや音響機材などを用意することが求められるため、自力で質の高い配信を行うことが難しくなります。
そのため、ハイブリッド形式を選択する場合は外部の業者に委託する事例が多いようです。

オンデマンド配信

YouTubeやVimeoなどの動画配信の機能を用いて、大会参加者にのみ発表や講演の動画を見せる形式です。

参加者のメリットは、好きな時間に好きなペースで気軽に動画を視聴したり、抄録集をダウンロードできる点にあります。
発表者にとっても、発表をより多くの人に見てもらう機会となります。

オンデマンド配信には主に2つのパターンがあります。

①オンライン配信の映像を録画し配信する

オンライン配信のオプションとして、発表動画のオンデマンド配信を行います。
当日に参加できなかった人や、発表をもう一度聞いて理解を深めたい方に向けて配信します。

②オンデマンド配信のみで開催する

研究発表や講演の動画を配信するだけで、学術大会を完結させる形式です。
交流や議論の機会が失われるため、メールやフォーム、チャットなどで質問を受け付け、質疑応答を行うことが一般的です。

バーチャル配信

メタバース技術の発達により、学会をバーチャル空間で開催する事例・ケースも増えてきています。
通常のオンライン学会と比べ、参加者同士のより密なコミュニケーションが魅力です。

バーチャル会場にて参加者同士の雑談も可能な環境であるため、よりリアルに近い開催形式だと言えるでしょう。

2022年のオンライン学会開催事例

2022年に行われたオンライン学会の開催形式の事例をを一部ご紹介いたします!

 

コンクリート工学年次大会2022

開催日程:2022/07/13〜7/15

参加人数:1,500人

配信形式:フルリモート配信

使用ツール:Zoom

大会URL:https://confit.atlas.jp/guide/event/jci2022/top?lang=ja

 

Asian Meeting of the Econometric Society in East and South-East Asia

開催日程:2022/8/8〜8/10

参加人数:1,000人

配信形式:ハイブリッド配信

使用ツール:Zoom

大会URL:https://www.econometricsociety.org/meetings/schedule/2022/08/08/2022-asia-meeting-econometric-society-east-and-south-east-asia-tokyo

 

第11回日本アスレティックトレーニング学会 学術大会

開催日時:2022/7/17〜8/7

参加人数:300人

配信形式:オンデマンドのみ

使用ツール:Vimeo

大会URL:https://jsatconference2022.com/

 

日本畜産学会 第130回 大会

開催日程:2022/9/14〜9/17

参加人数:500人

配信形式:フルリモート配信

使用ツール:Zoom

大会URL:https://confit.atlas.jp/guide/event/jsas130/top?lang=ja

 

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