【WEBオンライン学術大会】事例と実施方法

2020年、新型コロナウイルスの影響により、多くの学会大会が中止となりました。 一方で、大会を中止させないために、オンラインで学術大会を開催した学会・研究会もございました。 この記事ではWEBでのオンライン学会大会の開催事例や実施方法、関連するサービスをご紹介致します。

オンライン学会の実施パターン

オンライン・バーチャル学会と言っても様々な実施方法があります。
大きくは「映像を配信するパターン(LIVE配信、録画済の動画配信)」と「映像を配信しないパターン」に分類されます。

映像・動画を利用する場合

映像・動画を利用する場合には、例えば以下のような事例がありました。

①Zoom等のWEB会議ツールを用いてリアルタイム(LIVE)で発表を実施
WEB上に大会タイムテーブル画面や各演題の抄録画面を掲載し、Zoom等のWEB会議室へのリンクを表示させることで、リアルタイムで行われる発表に簡単にアクセスしてもらうことができます。

②YouTube等を活用し発表者が事前録画した動画データをオンラインで公開
WEB上の大会タイムテーブル画面や各演題の抄録画面にYouTube等へのリンクを埋め込み、各発表動画を視聴してもらうことができます。
発表者全員分の公開に限らず、例えば招待講演者の発表のみを録画して公開する形もあります。
参加者に限定して公開したい場合にはVimeoやYouTubeといったシステムで限定公開するなどで実施することができます。

オンライン大会の配信例

資料のみを公開する場合(映像無し)

映像・動画を利用しての開催が難しい場合は、以下のように抄録・資料のみを公開するという方法もあります。

①抄録のみオンラインで公開
WEB上で大会の抄録を公開し、大会実施としてみなす方法です。
(印刷した要旨集・抄録集を個別に参加者へ発送するケースもあります)

学会のホームページに特設ページを設けて参加登録者のみにパスワードを配付し、そのページの中に抄録を載せることで閲覧してもらう方法や、学術大会専用のクラウドシステムを使用して公開する方法があります。
専用クラウドシステムの場合には、以下のような機能を使うこともできます。
・キーワードや著者名、カテゴリ、日程など、あらゆる条件での講演検索機能
・スケジュール登録した講演を自分の抄録集としてPDF化する機能

②抄録だけでなく、発表スライド等もオンラインで公開
発表スライドや補足ファイルも抄録と併せて公開することがあります。
学会のホームページに特設ページを設ける場合には、抄録と同様にその中に載せて、参加登録者へ公開します。
学術大会専用クラウドシステムを利用する場合には、発表者自らがアップロードできるようにする形と、主催者がファイルを集めて一括アップロードする形があります。
アップロードされたファイルは、大会の参加者に限定して公開され、オンライン会期中のみ公開して、終了した後にまとめて非表示にすることも可能です。
学会によっては、ファイルのダウンロード防止、テキストコピー防止、を望まれるところもありますが、PDFファイルであれば、そのような対応も可能でです。

その他、付随する対応例

上記の開催方法と組み合わせて、以下のような方法も考えられます。

①オンラインでの企業展示
大会特設ページやクラウド型大会システムのWEBプログラム内に、各出展企業に時間を割り当て、LIVE動画配信をしてもらったり、事前に提出してもらった動画を公開したりする方法があります。
ページのどこかにバナーなどを設置し、LIVEシステムや動画へリンクを貼る方法などもあります。

②オンラインでのコメント機能活用
学術大会専用クラウドシステムには、WEB抄録上で発表者に対しての質問やコメントができる機能があります。
WEB抄録で公開された論文・発表スライド・補足ファイル等を見た参加者が、質問や意見があるときに、各演題・ポスター毎にコメントを投稿する機能です。
会期終了後に引き続きコメントを受け付けることも、会期終了のタイミングで非表示にすることも可能です。
講演や抄録への「いいね!」やコメント機能、メッセージ送信機能を使えば、大会を通じて参加者同士の繋がりが深まります。
このようなコメント機能の利用にあたっては参加者への告知が重要です。

オンライン学会の事例(予定含む)

※開催規模は公開情報からの推計で、開催後の人数は変動する可能性がございます
※開催内容は本記事作成時点の情報となりますので、随時引用元学会様にて内容が変更となる場合がございます

第126回ロボット工学セミナー(規模500人未満)

特別価格で本セミナーが実施され、視聴される方の安全を考慮し、複数人視聴を制限。
詳細リンク:https://www.rsj.or.jp/event/seminar/news/2020/s126.html

サービス学会第8回国内大会(規模500人未満)

国内大会を中止し、発表者の提出されたペーパー、ポスターセッション参加者のペーパー等をプロシーディングにまとめています。
口頭発表予定者の方がオンラインで発表会を開催。また、ポスターセッションからの発表もあり、急な開催にもかかわらず延べ200名弱の方が視聴されました。
詳細リンク:http://ja.serviceology.org/events/domestic2020.html

第59回日本生体医工学会大会(規模500~1,000人)

現地開催の中止に伴い情報交換会は中止とし、プログラムについてはビデオ会議システムZOOMを用いて、同日程でのオンライン開催を予定。
詳細リンク:https://ww2.med-gakkai.org/jsmbe2020/oshirase/

言語処理学会第26回年次大会(規模500~1,000人)

オンライン会議システム Zoom を使用し、口頭発表はセッション毎に設置したオンライン会議室で行いました。
発表者はスライドを画面共有し、発表。その後、参加者とオンラインで質疑応答を実施。ポスター発表も実施しています。
また、大会の実行委員会が主催者となり、オンラインでの懇親会も実施するなど、オンライン会議をフル活用しています。
詳細リンク:https://www.anlp.jp/nlp2020/#online-report

第34回日本助産学会学術集会(規模1,000人以上)

インターネット学術集会として実施。参加者へIDとパスワードを発行し、専用サイトへログインする形式です。
期間を設けて、全てのプログラムが配信されました。抄録集はWeb上の配信となり、紙媒体はありませんでした。
詳細リンク:https://admedic.co.jp/jam34/measures_corona.html

第20回日本核医学会春季大会(規模1,000人以上)

参加登録、購入手続きが完了している受講者を対象としてウェブ受講を実施予定。
マイページ上に、ウェブ受講期間になると、講義資料(講義動画配信と講義テキストPDF公開の2種(いずれもダウンロード不可))を表示。
※ウェブ開催期間中は何度でも繰り返し講義動画視聴、並びに講義テキストPDF閲覧が可能です。
※印刷のテキスト本は2020年6月下旬頃に郵送予定。
音声付きの動画配信となりますので、インターネット環境とPC(スピーカーまたはイヤホンなど音声が出力できる環境)があれば受講可能。
詳細リンク:https://www.jsnm-spring.org/information/

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まとめとサービス紹介リンク

これまでご紹介したように、オンライン学会にも様々な実施パターンや対応がありました。
円滑にオンライン大会が実施できるよう、上記事例の中から各学会に適した形で、対応をご検討いただければと思います。
また、今後は5Gの展開など、益々オンライン上での環境が整備されていき、自然災害による中止リスク低減からも、オンライン学会の意義は増すものと考えます。

実際に現地に集まり熱い議論や深い懇親を交わすことも学会の重要な役割ですので、集合型の大会が無くなる事はないと思いますが、集合型とオンライン型をハイブリッドに実施できるような仕組みを作っていく事で、これまで参加できなかった方がオンラインから参加できるようになるなど、大会参加の裾野も広がると感じております。

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