バーチャルツールVirbela(バーベラ)を使用した学術大会サポート

今回は、日本に上陸したばかりのバーチャルツール「VirBela(ヴァーベラ)」について使い方や料金内容など詳しくご紹介いたします。ポスター発表、Vr上での企業展示など若手を中心にポスター発表、基調講演、シンポジウム開催、学会・研究会、懇親会もオールインワンで活用可能。大活躍間違いなしの配信ツールです。

Campus(学術大会の仮想空間)の移動

バーチャル空間で学会を開催するにあたって、アバターを会場へ移動させることが必要です。
・参加者はアバターをマウスやキーボードの矢印で動かせます。
・「Go to」(日本語で「へ行く」と訳されている)で行きたい場所にワープすることができます。
・参加者の名前タブで▷をクリックすることで、その人を探し回ることなく会いに行けます。
・「Go to」(日本語で「へ行く」と訳されている)で、行きたい場所をクリックすることで発表の部屋名称が出てきます。選択することでワープが可能です。。

オンライン上でポスターセッションを行う方法

・”Auditorium”か”Expo Hall”か”Main Hall” が向いています。発表について後々話す場所としては、”Conference hall”が向いているでしょう。

Auditorium:基調講演、特別講演、一般講演などに向いているエリア

・座長を含めた3名のスピーカーが壇上に立ち、一般公演はもちろん、基調講演や、シンポジウムなど発表が可能です。(以下、イメージ)
・ホールの大きさは学術大会の参加者の数に合わせて調整でき、収容人数も変更することができます。何名集まってもclusterの心配もないので参加者も安心して参加できますね。
・ポスター発表が可能なスクリーンには、動画やPDF・画像(jpeg推奨)などのポスターを掲示することができます。レーザーポインター機能もあるので
発表も通常の発表に見劣りすることなく行われています。あらかじめWebサイトを作成すれば、動画でのポスター発表も映し出すことが可能です。
・座席をクリックすると着席できます。質疑応答がある場合は手を上げるボタンをクリックすることで意思を表示できます。

Webポスター発表

Expo Hall:ポスター発表や企業展示に適しているエリア

・132ブースを設置しており、一斉に発表が行える。リアル開催の企業展示と同じように提案も可能
・企業展示やポスター発表などの各ブースに入ると、その発表だけの音声を聴くことができる。…上の図
・ブースには企業ロゴを貼ることが可能。スクリーンには動画やPDF・画像(jpeg推奨)・Webサイトが映し出せる
・シンポジウムや学術大会のロゴも会場に設定可能 …下の図

Expoホール
ブースの様子

Main Hall:ポスター発表や企業展示に適しているエリア

・27ボード設置(これ以上増やせるかは未確認)。オンライン上でのポスター展示が可能。
・Expo Hallと同じで、プライベートゾーンに入るとその発表の音声だけ聴くことができる。
・スクリーンには、動画やPDF・画像(jpeg推奨)・Webサイトが映し出せる
・スクリーンの上のロゴはjpegの画像データのみ挿入可 … 下の図

会場にはロゴマークも設置可能

Conference Hall:発表について質疑応答や、議論に向いているエリア

・テーブルに座ると座ったメンバーだけの音声に限定することができる。
・自由に席を移動できるので懇親会にも最適!
・座る席は120名分用意することができる。
・スクリーンに自分のポスターを表示することも可能。

 


サービス料金(システム費用)について

① Main Hall + Conference Hallを2日間利用するプラン = USD 4,375
[含まれるもの] ・2日間+前日設営日(1日)のプライベートキャンパスの利用(上記の2会場)
・トレーニング(利用者への使用方法を伝達)
・アカウント作成(いくつでも作成可能)
・イベントサポート
・テクニカルサポート(当日と前日)

② ①に加えて、本番前5日間利用できるよう設定する場合 = USD 9,675
[含まれるもの] ・上記の内容+5日間のサポート

今回は、参加者1000人以上の学術大会に最適なプライベートキャンパスについてご紹介いたしました。
企業展示も此処にブースを設けることで、従来の学術大会での企業展示に近い形での開催が可能。
リアル開催でのホールでの基調講演のように、質疑応答もスムーズです。
他にも、単月契約が可能で、月額100ドルから使用できるチームスイート、会議場プランも200名までの参加者の小・中規模大会、ポスター発表や、講習会などにも最適。セミナーや学術大会の規模にあった形での契約と使用が可能です。

システムの契約&支払い

・プライベートキャンパスエリアは、契約するまでは当日利用の予約ができない。(利用する場合はバーチャル空間であってもキャンパスを貸し切る必要があるようで、早めに連絡要)
・契約時はコストの半額をデポジットとして支払う必要がある。残りの半額は当日までに支払う。
・サブスクリプションはオンライン決済を利用することでクレジットカードから自動的に引き落とされすぐに利用が可能。

実際に使用したお客様の声

・アプリケーションとして比較的重い。他のソフトを起動させながらだとカクカクしたり、VirBelaのアバターの移動速度も遅くなるが、どのツールよりもリアル開催に近く楽しい!
・英語対応が可能であれば、サブスクリプションもプライベートプランもウェブ上で完結でき、即日の利用が可能。操作マニュアルもあるのでゲーム感覚で操作を覚えることが可能です。
・契約サポートの委託が可能な業者がまだまだ少ないですが、弊社では契約、可能です。
・発表者と、参加者の距離が近く実際にあって話している感じがする。
・アップロード方法やルームの編集が簡単。会場の至る所に画像を貼り付けたり、ウェブ検索が可能な場所があるのでVirBela内で完結できるのがすごくいい。
・参加した後の充実感を得ることができた。アバター作成など楽しみながらできた。

まとめとSOUBUNの学会支援

日本上陸したバーチャルツール「VirBela(ヴァーベラ)」。使用することで学術大会、懇親会、企業展示などをいくつものツールを組み合わせることなく「VirBela(ヴァーベラ)」のみで対応することが可能です。従来オンライン大会で使用したツールより、コミュニケーションがとりやすくなるのも特徴です。
学会・研究会・協会様等では、まだVirBelaの利用実績も少ないですがご参加いただいたユーザーの皆様にご満足いただき入室できないと言ったトラブルもありませんでした。
2020に始まったコロナウィルスの影響で、2021年もバーチャル上での学会が注目を集めていくことでしょう。以前のような学術大会のリアル開催での見通しが立たない中、最新のバーチャルツールを使って、オンラインでのポスター発表、ウェブ上での企業展示などを行うことで、より臨場感のある大会の開催を模索する学会が増えてくるのではないでしょうか。
SOUBUN.COMでは、オンライン、バーチャル学会、総会などオンライン大会を実施する上で必要になる各種ツールもお手配が可能です。
契約サポートからユーザー、発表者用マニュアル、当日の大会支援サポートまでを一貫してサポート。
実際のデモ画面のご案内をご用意し、コロナ禍における新たな学会支援のニューノーマルを提案します。

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