低予算で実現する国際会議

少し前まで、国際会議といえば、その当日はもちろん、なにより開催に至るまでの準備や資金繰りは大変な労力が必要でした。
学術大会であれば、空港からのアクセスを考慮した立地の利便さが重要です。また発表のスケジュールについては、大会の数日前に変更になるといったことも少なくありません。
また、国内大会とは異なり、移動費用だけでも高額となり、全体を通じて、非常にコスト高となります。しかしwithコロナの到来で、会議の形式は多様に変化してきました。
ここでは、予算に注目した国際会議を紹介いたします。

国際大会の準備

国際大会のホストになるためには、その誘致活動から考えると数年がかりでの準備となります。誘致活動も大変な労力となりますが、いざ開催国となった際には、そこから開催までさらなる準備が必要となり、国内大会よりも多くの労力と資金が必要になります。

会場の選定ひとつでも、空港からのアクセスや収容人数がより重要となり、また英語対応可能であることはもちろん、国際大会運営経験のあるイベント会社の選定といったことが非常に重要になってきます。
また専門性のある内容となりますので、国内大会の開催よりも当然、割高となるため、後援や協賛企業を集めることが重要になってきます。

 

価格を抑えるには

高額になりがちな国際大会ですが、少しでも低価格で抑えることはできないものでしょうか。
例えば、演題募集や会費の支払い等を一括で行えるシステムを構築するとそれだけで多額の費用が発生し、開発期間もその規模によって半年から1年程度を要する場合があります。
必ずしも最善の選択ではありませんが、メインのHPを設け、演題受付や支払いについては、それぞれ専用の既存のシステムを組み合わせるといったことで、コストを抑えることができます。

また、大会そのものをリアル開催ではなく、オンラインとすることで、会場や招聘に掛かる費用、また懇親会での食事など、予算が少なくなります。
オンライン大会といえば、ZoomやWebex Meetingsなどが使われることが多くあります。しかし、大会であれば仮想オフィスで会場の雰囲気を味わえる「Virbela(バーベラ)」や、懇親会などではオンライン交流ツールの「Remo(レモ)」なども人気があります。
Zoomなどより実際の会場の没入感が得られ、会場にいながら個々で対話することが可能になります。

実際の対面と、画面を通じての会話では全く一緒にはなりませんが、海外の方には、気軽に話ができる、オンラインツール・コミュニケーションは、日本よりも人気があるようにも思います。

 

開催にあたり

リアル大会にしてもオンライン大会にしても、国内大会ほどスムーズにはいきません。
オンラインで国際大会を行う際に大きな壁となるのは、時差となります。
日本を基準にするとワシントンは14時間前、ロンドンは9時間前となります。
日付も変わりますので、開催日時がどの国、都市での基準なのかを明確に記載していく必要があります。
発表の時間も参加者の参加可能時間といったものを考慮する必要があります。

少しそれますが、オンライン開催での注意事項がもうひとつ。
特に日本人向けといってもよいかもしれませんが、オンラインで配信される画像は必ずしも高詳細のものではありません。
いわゆる表情をみる、といったことがリアルより難しくなりますので、少し大袈裟だと思うくらいにリアクションすることをおすすめします。
会を終える際も、終了のアナウンスが入るだけではなく、両手を前に出し、手を振って、一コマ一コマが終了するといったことが国際大会では多いように見受けられます。

 

学術大会のことならSOUBUN.COM

国際大会については、リアル大会にこだわらず、オンラインでつながることで、より繋がりやすく、交流が広まるといった視点もあり、海外では日本よりもオンラインは受け入れやすいように思います。開催コストも抑えられるオンラインでの国際大会、いかがでしょうか。

SOUBUN.COMは、幅広く学術大会のサポートをしてまいりました。学会のことでお困りのことがありましたら、ぜひお気軽にSOUBUN.COMまでお問い合わせください。

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