学術集会の準備には何が必要?スケジュール例をご紹介

学術集会はスケジュールが命です。この記事では、学術集会開催までのスケジュールを1年前~開催当日・開催後まで段階的に区切り、その時期に必要な準備について解説しています。

学術集会はスケジュールを立てて準備することが重要

学術集会を成功させる上で重要なのはスケジュール管理です。学会の規模にもよりますが、学術集会の運営に関わるスタッフは、通常の研究や業務を行いながら、学術集会に向けた準備を進めなくてはなりません。開催概要と大まかなスケジュールを速やかに策定し、運営に関わる全てのスタッフ間で共有するようにしましょう。
開催日時と会場、開催趣旨(テーマやプログラム)は、遅くとも1年前までには決定しておきましょう。特に、会場と招待講演者のスケジュールは、できるだけ早く押さえておくべきでしょう。

学術集会のスケジュール例

学術集会当日に向けて、滞りなく作業を進めるためには、チェックリストを兼ねた、より綿密なスケジュールが必要になります。以下、いつ頃までに何をすればよいのか、一例を紹介します。

1年前~6か月前

学術集会開催日の約1年前から、広報活動を開始します。学術集会がいつ、どこで、どのような趣旨で開催されるのかを適切に告知しなければ、参加者を募ることができず、充実した大会にはなりません。参加者は会員に限るのか、広く一般の参加者を募るのかなど、プログラムの内容によっても告知の仕方は変わってきます。最近では学術集会の公式WEBサイトを開設するのは必須ですが、その他にポスターやチラシが必要であれば作成し、配布したり掲示を依頼したりしましょう。確実に参加してもらいたい人には個別に案内状を出すなど、行き届いた告知を心がけましょう。
また、この時期に会場に足を運び、メイン会場・サブ会場の下見をし、会場設備や来場者の導線などを確認しておきましょう。懇親会の会場も早めに手配しておけば安心です。

6か月前~3か月前

開催日の半年前には、参加登録および演題登録を開始します。最近では、登録専用のサービスを提供する業者も増えてきたので、外部業者の利用を検討してもよいかもしれません。
登録状況を確認しながら、当日のプログラムや進行の細部を検討します。懇親会の詳細も確定しましょう。

3か月前~1か月前

1か月前には、当日の会場レイアウト図、詳細な進行表、スタッフ向けのマニュアルなどを作成します。会場の責任者と話し合いながら、案内板や垂れ幕の数や位置、映像・音響機器の設置場所など、詳細を決定します。
また、抄録集を作成するのもこの時期です。

1か月前~当日・開催後

当日まで1か月を切ったら、名札、スタッフ配置図、会場内に貼付する誘導サインなどを作成します。必要であれば修了証や表彰状、副賞賞金袋なども用意します。
当日はプログラムに沿って進行しつつ、突発的なトラブルには冷静に対処しましょう。
後日、参加者にお礼状を送付し学術集会は終了しますが、運営スタッフには会計監査やWEBサイトの管理など細かな作業が残っています。運営の全行程を終えるまでの期間もスケジュールに含めておきましょう。

以上が、学術集会開催までの一般的なスケジュールです。

通常業務をこなしながら学術大会の準備をするのは非常に大変です。
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