学会のハイブリッド開催のメリットと注意点

新型コロナウィルスの世界的パンデミックから1年以上経過した今でも、未だ国や地域の自由な往来がいつからできるのか、先の見通しが難しい状況が続いています。 平均的に1年程度の準備期間を要する学会や国際会議の準備委員会の先生方は、開催形式について非常に判断に困られている状況ですが、そんな中で今一番需要の多いハイブリッドでの学会開催について、準備を進める上での注意点や利点をまとめました。

リアル開催だけはリスクが高い?ハイブリッド開催検討のメリット

「できれば現地で開催し、ここ最近はなしえなかった交流を踏まえて、研究発表を実際に行いたい」という声は多いと思います。しかし、ここ最近でも新型コロナウィルスを抑え込めたと言われていた国々が変異型の出現によって状況が一変するなど、先の見えない状態が続いています。
そのような状況変化にも対応できる学会の実地とオンラインのハイブリッド開催方式について、改めて利点整理しますと以下のような項目が考えられます。

1) 選べる参加方法

参加者が自分の状況に合わせた参加方法を選ぶことができるため、学術発表会の満足度が向上します。遠方からの参加者などは特にオンラインの選択肢も持つことで参加が容易になります。

2) 感染リスクの低減

会の成功のためには参加者を一定数確保することが必要ですが、一方で大人数を1会場に集めれば当然ながら感染などのリスクも高まることになるため、オンラインでの参加者も募ることで、リスクを一定に抑えることが可能です。

3) 緊急時の対応

急激な変化が起こった際に、実地開催のみでの準備からオンライン開催に切り替えることは非常に大変なことですが、あらかじめオンラインでの準備を行っておけば、オンライン開催のみに変更することは大きな負担にはなりません。オンライン参加者が増えること自体はツールの契約の変更など軽微な事項が発生するだけですので、後は発表者の方が自宅や職場から配信できる環境を確認するなどが発生するのみとなります。

しっかり把握しておきたい!ハイブリッド開催の検討注意点

このように、「オンサイトの開催も諦めたくないが、急な状況の変更にも対応できるようにハイブリッド開催の検討を進めたい」というのが最近のトレンドですが、やはり注意点もあります。

1) 会場の確保

通常であれば、立地やキャパシティ、予算などで決定されるところですが、ハイブリッドの場合は、映像や音声を配信する拠点という側面も持つため、配信機材やインフラが整っている必要性があります。加えて、人数制限などで、通常の定員の何倍かの広さが必要とされているため、大きな会場を確保しなければなりません。

2) 運営・準備の人員の確保

実地での開催とオンラインでの開催の2つについて、それぞれの準備が必要となるため、どちら一方での開催よりも多くの人員を事前準備/当日とも用意をすることになります。業者に依頼をすれば当然人件費という形で予算を圧迫するため、ボランティアなどが確保できそうかどうかを検討しておくとよいでしょう。

3) 予算の確保

人員の確保にも繋がりますが、予算についても現地・オンラインともに費用が発生するため、どちらも充実した内容を求めると、2倍の費用がかかることになります。しかし、参加費の増額は難しい決断ですし、助成金が増える訳ではありません。多くの学術大会や講演会などがハイブリッド開催方式を断念するのは、まさにこの点にあります。
例えばオンライン開催だけの場合は、Zoomなどのツールの契約とPCがあれば、通常のzoom会議と大きく変わらない方法で演題発表をすることができます。しかし、実地開催も兼ねると、一人の発表者の音声やプレゼン映像を会場にもZoomにも載せる必要が出てくるため、一定の配信技術を要することとなり、専門的な人員を配置するという費用が発生します。ポスター発表や質疑応答も、オンラインでもオフラインのどちらの参加でも変わらない形で実施しようとすると、多くのツールの契約が加算されて予算が膨らむということもあります。

いつまで開催方式の変更は可能?決めておきたい最終判断のデッドライン

上述のようにハイブリッド開催選択への壁はいくつかありますが、メリットも大きいため、状況が許すのであれば実地開催もできる可能性を探りたいという学会様も多いかと思います。ただし、中止という最悪の事態を避けつつ、刻々と変わる状況変化に対応して開催方法を変更する期限はいつなのか?という疑問もあるでしょう。

<ハイブリッド開催→オンラインのみの開催>
オンラインツールの契約の変更、参加者への周知、発表者の配信環境/方法の確認などが主な変更タスクです。参加人数にもよりますが、2週間程度の猶予があれば可能です。
<現地のみの開催→オンラインのみの開催>
予めオンラインの可能性も検討しておけば短縮できますが、一からの準備を必要とする場合、最低でも2ヶ月程度はかかるため、急激な状況変化が発生した場合に中止という選択をせざるを得ないケースも出てきます。

肝心の予算はどの程度必要?会費は例年通りでも良い?

予算はどの程度必要かについては参加者数や発表数などにもよるため、正確には業者などからの見積が必要となりますが、オンライン開催のみの場合と比べてハイブリッド開催は100万円程度追加となるケースが多く見受けられます。配信設備などは会場数にもっとも左右されるため、会場数(同時配信数)が多くなればなるほど必要経費も膨らみます。
ただし、Zoom側の参加者の質疑応答はchatのみにする、配信映像は発表プレゼン者の手元のPC画像のみにする、など多少の制限を加えれば、低予算でもハイブリッド開催を可能にする手法もありますので、諦めずに是非ご相談ください。

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