オンライン学会でも盛り上がる懇親会を実施する方法
学術大会や研究会などの現地開催が未だ危ぶまれる中、せっかく多忙な先生方や研究者の皆様が時間を割いて集まるので、オンラインでも懇親会を実施したいという声が多く聞かれます。
今までのリアルな実地開催での懇親会に近い内容を実現するため、有効な手段を今回はご紹介してまいります。
オンライン学会/研究会の懇親会おすすめツール
懇親会の専用ツールというのはありませんが、お馴染みのツールでもちょっとした工夫で懇親会を盛り上げることができたりなど、いくつか新しいものも含めてオススメできるものがあります。
決め手はやはり、『親しくない方との間でも会話が自然と生まれる』というところになります。また実際の会場と同じように、席の移動などを自由にできるというところもポイントになります。
オンラインでの懇親会の場合は、複数人が同時に話すことができないので、あまり多くない人数の方がスムーズに会話が成り立つ作りなども重要です。
Zoomブレイクアウトルーム
はじめにご紹介したいのは、すっかりオンライン会議ツールとしてお馴染みになったZoomのひとつの機能であるブレイクアウトルームです。
先日のバージョンアップでブレイクアウトルーム間を自由に行き来参加者ができると言う機能がつきました。 これによって各ルームの人数を見ながら、テーマにあったルームや、ちょうどいい人数がいるルームを参加者自らが選択して入室するということが可能になります。
Zoomを使う利点は、そもそも学術大会のオンラインライブ開催で利用されているケースが多いツールのため、大会の終了後、、そのまま懇親会を続けて利用するということができたり、複数のツールを使うことで参加者の混乱を招かない、などの点です。
オンラインイベント開催ツール”Remo（レモ）”
最近耳にする機会も多くなってきた注目度の高い懇親会ツールとしては”Remo（レモ）”があります。
日本ではまだまだ馴染みがありませんが、その利便性の高さから急速に注目度が上がっています。
Remoの利点としては、もともとが「イベント/パーティー開催ツール」という前提のため、懇親会との親和性が非常に高いです。
イベント参加をすると画面上にはまるで本物の懇親会会場のレイアウト図のように、テーブルや椅子が配置された画面が出てきます。
（Remo公式サイトより）
参加すると、自動的に空席のあるテーブルに配置がされますが、着席した途端にその同じテーブルについている方の顔や会話が飛び込んできます。
またテーブルの移動も非常に簡単で、行きたいテーブルをダブルクリックすると即座に移動が可能です。
画面上のレイアウト図では他のテーブルについている方のアイコンや名前のチェックができるので、どのテーブルに誰が座っているかというところまで簡単に把握することができます。
Zoomと同じように、それぞれのテーブル内で画面共有なども可能なため、会話を弾ませるために、ウェブサイトを見たり、資料を共有しながらお話がされたいなどのニーズにも応えることができます。
誰がどこに座っているかというのが一目瞭然なので特定の方にご挨拶されたい方も、即座にお目当ての教授を見つけることができます。
こちらもテーブルに着席可能な人数が限られておりますので、人数が増えすぎて会話の収拾がつかなくなることもなく、また空いているテーブルも一目でわかるため、人数の少ないタイミングを見計らってお話をしに行くなどということも可能です。
＞＞＞Remoを利用した懇親会のさらに詳しい記事はこちらから
オンライン懇親会でのツール利用例
上記２つのオンライン懇親会のツールの機能をご紹介しましたが、実際にどのような工夫や使い方でより具体的な利用例についてもご紹介いたします。
Zoomのブレークアウトルーム利用事例
ブレイクアウトルームの場合、Room名称を変えることができるため、この機能をうまく使って参加者に分かりやすいルール設定をします。
予め、カテゴライズやテーマ決めなどをすることで、参加者がルームを選びやすい工夫を行います。
例えば全国から集まる場合などは地方ごとに設定をされたり、もしくは研究分野毎の設定をするなど、その学会の特性にあったテーマを設定するケースが多いです。
もちろん、一旦参加ルームを決めた後でも移動が可能なので参加者を偏らせず懇親を実施いただくということが可能です。
Remoを利用したポスター発表
Remo を使った場合、懇親会だけではなくポスター発表なども可能です。テーブル内で画面共有などをすることができるためポスターを掲示しながら来室された方に発表者が説明をする、もしくは質疑応答を受けることができます。
テーブルごとの人数制限をされておりますので話しやすい環境を作ることができます。このためポスター発表をRemoで行った後そのまま懇親会を開催する学会様もおられます。
テーブル名称をZoomと同じように設定できるため、テーブル名をポスター発表とは変えてより多くの方と交流ができる工夫を行ったりなども可能です。
各ツールの利用料金例
＜ Zoom ＞
1ヶ月100名参加までで2000円〜 人数の上限をあげるオプションが別途あります。
＜ Remo ＞
最低料金が1ヶ月US$125〜 参加人数やイベント開催時間などによって異なります。
SOUBUN.COMの学術大会サポート
このように、SOUBUN.COM では単なる学術大会のシステムや当日サポートだけではなく、懇親会の設定のお手伝いをすることも行っています。オンラインでの懇親会は盛り上がりに欠けるなど課題も多くある中で、なかなか学会様だけの運営では難しい部分もあるかと思います。
是非多くの支援事例のあるSOUBUN.COMにご相談いただき総合的な学術大会のサポートをご提供できれば幸いです。
