松江市で学会開催｜会場手配から運営・事務局業務までお任せ

国宝松江城を中心に広がる城下町には、塩見縄手の武家屋敷や小泉八雲ゆかりの旧居など、歩くだけで時代の空気を感じられる街並みが続きます。城を囲む堀川を小舟で巡る「ぐるっと松江堀川めぐり」では、船頭の語りに耳を傾けながら、参加者の思考がゆっくりとほぐれていきます。日本で七番目に大きな汽水湖・宍道湖に沈む夕日は「日本の夕日百選」に選ばれた絶景です。前日の議論で固まった頭が、水辺の景色の中で自然とほどけていきます。

松江の食卓は、宍道湖が育む「宍道湖七珍」──スズキ、モロゲエビ、ウナギ、ワカサギ、シラウオ、コイ、ヤマトシジミ──に支えられています。日本三大そばの一つ「出雲そば」、島根が誇るブランド和牛「しまね和牛」、日本海の新鮮な魚介と、食のバリエーションは驚くほど多彩です。京都・金沢と並ぶ日本三大菓子処としても知られ、江戸後期の松江藩主・松平不昧公が広めた茶の湯文化は今も市民の暮らしに根付いています。会議のコーヒーブレイクに、彩り豊かな上生菓子と抹茶を添えるのも、松江らしい演出のひとつです。

JR松江駅から徒歩約7分の「くにびきメッセ」は、大展示場（最大5,000名収容）、多目的ホール（650名）、国際会議場（510名）を備える山陰最大の施設です。松江市のコンベンション開催支援補助金は全国大会で最大100万円（国際大会は最大300万円）が交付されます。さらに、全国学会で最大300万円、国際学会では最大700万円規模の支援が受けられる島根県の補助金（学会・コンベンション開催支援事業費補助金）とも併用が可能であり、国内屈指のこの助成制度が、地方都市でありながら松江が毎年多くの学術大会を引き寄せている理由のひとつです。

学会のテーマや参加者像を理解した上で、その会議にふさわしい空間をご提案することを大切にしています。主催者の意向を軸に置きながら、知見や地域とのつながりを活かした提案を重ね、ともに会議の場をつくり上げていきます。くにびきメッセ・松江テルサ・島根県民文化会館など規模に応じた会場の手配から、横看板・誘導表示・ポスターボード・展示用パネルの設営・撤去、講演会場機材（音響・映像・照明）の手配、受付用PC（レンタル）の手配、当日運営スタッフの配置・進行管理、前日設営まで一括でお引き受けします。

地元食材を活かした飲食を通じて、松江ならではの魅力を参加者に感じていただくことを大切にしています。懇親会会場の手配、ウェルカムレセプションの企画・運営、コーヒーブレイクや昼食弁当の手配など、飲食にまつわる調整を代行します。ベジタリアンやハラール対応、食物アレルギーへの配慮も可能です。海外招聘者がいる場合や、参加者の食事制限が多い場合もお気軽にご相談ください。エクスカーションは複数コースをご提案し、貸切バスや通訳案内士の手配も含めてサポートします。由志園・興雲閣・宍道湖周辺など、松江ならではのロケーションを活かした演出もご提案可能です。 

参加証、トートバッグ、ボールペン、リングノート、参加証フォルダー、クローク札など、参加者向けノベルティや大会備品の手配をいたします。ノベルティは単なるおまけではなく、松江という土地の魅力を手元に残す機会と考えています。持ち帰った後も大会を思い出していただけるよう、地域の素材や文化にちなんだオリジナルノベルティもご提案します。

旅行業登録を活かし、往復航空券の手配や宿泊施設の選定・予約を代行します。乗り継ぎが複雑な山陰地方へのルートも、国内外を問わず迅速にご提案します。招聘者のVISA取得書類作成代行・申請者データベース構築、英語対応可能な受付ディレクターの派遣にも対応します。会議運営と旅程手配を同じ窓口で完結できるため、主催者が複数の窓口を掛け持ちする手間がなくなります。参加者がストレスなく松江へ集まれる環境を整えることも、学会の場づくりの一部と考えています。 

各地のコンベンション開催支援補助金の情報に精通しており、コンベンションビューローとも日頃から連携しているため、申請の見通しも含めてご相談いただけます。先生方には研究や企画に集中していただけるよう、会計実務はすべてお引き受けする体制を整えています。預かり口座の貸与・出納管理、収支報告書の作成、実行委員会購入物資に関する支払対応、謝金支払・源泉所得税計算用テンプレート作成・納付書記入・源泉徴収票の出力確認、インボイス対応まで一括で対応します。