学会とは?構成機関例や事務局運営などについて紹介

学会を運営していくためには、どのような会議体があるのか、役職の実施内容はどうなっているのかを把握しておく必要があります。学会の構成機関や事務局運営について詳しく解説します。

学会の意味・定義について

数ある学問分野における研究の発表や知識・情報の交換などのために作られる運営団体・集会のことを「学会」と呼びます。運営しているのは、主に研究者や学者です。
学会の立ち上げ方は「学会を作る」と意思表示するだけですが、一般的には、研究分野が共通の研究者が研究会を作り、規模の拡大とともに、学会としていくケースが見られます。また、規模や組織形態などは各学会によって異なり、多様性があるのが特徴です。

学会の組織図における機関(会議)の例と役割について

学会組織図における代表的な機関(会議)は、総会、理事会、評議員会、分科会・委員会です。ここではそれぞれの機関の役割や特徴についてみていきましょう。

学会の「総会」の役割

総会は学会の中でも重要な意思決定機関です。決算承認や予算案など財務に関わる事案決定なども総会で行わなければならないため、少なくとも1年に一度は開催されます。代理人出席や書面決議は認められているものの、招集通知の議題以外についての決議はできません。また、総会では質問に対して理事や監事が答える必要があります。

学会の「理事会(理事)」の役割

理事会は意思決定だけでなく、代表理事や業務執行理事の業務報告も行われます。そのため、3ヶ月に一度は開催される事が多いです。代理出席や書面決議は認められていないため、本人が出席しなければなりません。しかし、例外的に理事会の決議を省略できるケースもあります。

学会の「評議員会(評議員)」の役割

評議員会とは運営に関する助言を行うことが目的で、理事会によって設置されるものです。また、理事会からの諮問に答えることもあります。会長が招集し、最低でも1年に一度は開催されるのが一般的です。主に、学会の会員から選出された評議員で構成されており、各種委員会への参加や学術集会の企画、教育セミナーの開催などの役割を担います。

学会の「分科会」「委員会」の役割

分科会は研究の推進をし、技術の向上を目的とした機関です。研究会やセミナー、講演会などを開催したり、会誌や会報などの発行を行ったりしています。

学会の役員選出方法について

役員の選出は各学会の規定に基づくものです。会長や理事、監事は選挙によって決まりますが、選挙を行うにあたって選挙管理委員会が組織されます。また、役員の選挙は原則として任期満了の1ヶ月より前に完了するのが一般的です。

学会の事務局運営について

学会内部で運営する方法もありますが、近年では外部委託することも増えています。それには、学会業務を行う人手が不足していることが関係しています。また、学会業務そのものが複雑化しているといったことも理由です。

学会事務の外部委託は学会事務局の運営業者の他に、印刷会社やシステム管理会社などが請け負っていることが多いです。もちろんSOUBUN.COMでも学会事務局の運営代行を行っています。

学会を運営していくにはさまざまな機関が必要になります。また、個人情報の取り扱いや、会費等の会計管理にもノウハウや労力を必要とするため、外部に運営のサポートを委託することも考慮しましょう。

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