【議事録】理事会/学会での書き方

議事録とは何か

そもそも議事録とはどのようなものでしょうか。ひとくちに議事録といっても様々な形式があり、一般的には、会議や打ち合わせなどの内容を記録として残すものとなります。

顧客との打ち合わせの場合は、決定事項・決定に至る経緯の共有のための資料といった性質も持ち合わせ、重要な役割を果たします。

また、社内向けであっても、不要な部分を取り除く・口語を文語にする・議題と結論を簡単にまとめる等といった形式にすることもあります。更には、出席者や日時・場所なども明記し承認を得るといった場合があります。

かしこまった内容にすればするほど、労力が必要となります。議事を取る・議事録を作成する際には、作成する議事録の用途や目的をしっかりと確認した上で取り組みましょう。

理事会の議事録について

では、学会・協会の理事会等の議事録はどのようなことが求められるのでしょうか。

そのためには、まず理事会とは何かを理解する必要があります。総会での承認が必要な決定事項もありますが、一般的に理事会は学会・協会の意思決定機関となります。つまり、理事会の中に組織された、各種委員会からの報告や審議事項について、学会としての意思を報告し決定させます。もちろん、会計監査もあり予算の編成も行われます。

理事会の議事録とは、決定事項とそれに至る経緯、また会計の報告がまとめられている必要があります。また、そこに記されたものが「正」となりますので、議事録の内容についても、理事会での承認が必要となります。

さらには、NPO法人であればサイト等での公開の義務もあります。理事会の議事録とは、単なるメモに留まらず、非常に重要な資料となるのです。

議事録の書き方のポイント

理事会の議事録においては、構成を整理することが大切です。概要・理事長の挨拶・報告内容・審議などを段落ごとにまとめ、どこに何が記載されているか一目で判断できる構成を心がけましょう。

会議の際は、レコーダーでの録音も必須となります。会議中はメモを取ることに専念し、会議終了後に清書を行います。また学会によっては、レコーダーの内容を文字に起こします。文字起こしは第三者が行い、発言のままに記録されますので、議事録と共に保管することで、不正防止や信頼の向上を目的とする場合もあります。

各項目の書き方

理事会の概要

理事会の日時や場所、出席者や欠席者を掲載します。ZoomやTeamsを利用したオンラインでの開催の場合、会場欄には「オンライン開催」「Web開催」などと記しましょう。

開会

開会の項目には、出席した会員や司会・書記の氏名を記載します。また、定款に定められる理事会の開催要件を満たしていることも記載しましょう。

理事長挨拶

理事長からの挨拶を記載します。挨拶を書き起こした上で、口語を文語に直す程度の細かい修正をしましょう。

報告事項

報告事項は３〜４行ほどで短く簡潔に書きます。各部会・委員会からの報告事項をとりまとめます。別途資料がある場合は、そちらを参照する旨も記載します。報告事項で意見交換がなされた場合は、発言者とその内容を記載しましょう。

審議事項

審議事項があれば、まずそれが「承認」されたのか、「否決」されたのか、「継続審議」となったのかを明記します。議論の上での決定であれば、発言者や議論内容を記す必要があります。また、会計報告や予算についての審議は特に重要となります。

議事録の構成例

議事録の構成例となります。段落ごとに内容を分け、インデントを利用し情報を区分けすると、より分かりやすい議事録となります。

【2019年度第2回議事録議事録】

日時：
出席者：
欠席者：

1. 1. 開会
   2. 理事長挨拶
   3. 報告事項
      (1)2018年度決算
      (2)広報部報告
      (3)財務部会報告
   4. 審議事項
      (1)臨時会員の会員資格について
      (2)入会の承認手続きの変更案
      (3)分科会ごとの講演会の扱い
   5. その他
   6. 閉会

上記の構成はあくまでも一例となります。学会・協会の規定や定款に合わせて書くことが大切です。

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いかがでしたでしょうか。議事録といっても、その目的がなにかということで内容や書き方が変わります。

「求められていないのに時間をかけてしまった」「必要事項をまとめられなかった」とならないよう、書き上げる議事録の目的をしっかり意識して書いてみてください。

SOUBUN.COMでは、学会・協会事務局支援に合わせ、議事録の作成のみも対応可能です。学会・協会運営でわからないことがありましたら、ぜひお気軽にSOUBUN.COMまでお問い合わせください。