【2023年版】オンライン学会の開催方法やメリットまとめ

近年急速に広まりつつあるオンライン学会。コロナ終息後も、学術大会のオンライン実施を検討する学会も多いとか。
今回は、オンライン学会のメリットや配信形式、2022年最新の開催事例などをご紹介いたします！

オンライン学会とは

オンライン会議をする人

オンライン学会とは、ZoomやRemoといったビデオ会議機能を持つアプリを利用して開催する学術大会・研究会・講演会を指します。

2020年より拡大した新型コロナウイルスの影響によりオンライン化した今、学会に限らず多くのイベントがビデオ会議機能を活用したオンライン上での開催となりました。

2023年のオンライン学会開催動向

2022年〜2023年にかけて、オンライン大会の割合は減少傾向にあります。新型コロナウイルスの規制緩和やワクチンの接種率上昇により、現地開催のハードルが下がったことが理由の一つです。また、オンライン学会に対して「インタラクティブな交流ができない」「出会いがない」といった不満がある人も一部おり、学会を対面またはハイブリッド形式で行う傾向が強まっています。

参考に、弊社と取引のある学会の開催形式の推移を以下にまとめます。

学術大会の開催形式

オンライン学会のメリット / デメリット

メリット・デメリット

参加者のメリット

参加者にとってオンライン開催のメリットは、なによりも「参加ハードルの低さ」が魅力です。

従来の会場で開催する学術大会では、参加者は移動や宿泊に費用が必要となり、学生や若手の研究者にとっては大きな負担でした。また、忙しい研究者や参加者はなかなか時間が取れないということもあるでしょう。
通常業務や育児との兼ね合いから、会場に赴けず現地での学術大会に参加できなかった人もいると思います。

しかし、オンライン学会ならば場所とスケジュールに制約がありません。
旅費はかからず、移動や宿泊がないためスケジュールも押さえやすくなり参加者にとって参加のハードルが下がります。

またオンライン学会を録画し後日配信することで、学会員は都合の良い時にいつでも気軽に発表を見返し確認することができます。
大会欠席者はもちろん、気になる発表内容や資料をもう一度視聴したい人にとっても適した嬉しい機能です。

実際、オンデマンド配信を併用することで「難しい発表を何度も確認して見返すことができる」「リアル大会よりも視聴できる演題数が増えた」など、オンライン学会のメリットを感じる参加者からの声が多いようです。

参加者のデメリット

一方で、「人との繋がりが薄い」「集中できない」などの問題もあります。

オンライン学会は実際に人と会えないため、現地でしかできない日常会話や意見交換が生まれません。また、研究者同士のコネクションを築くことも難しくなります。
特に大学院生や若手の研究者にとって、今後のキャリアを検討する上で同分野の先輩研究者との意見交換が会場で行えないのは大きな痛手です。
このようにオンライン学会では研究機関やキャリアについての詳細な話がなかなかできず、苦労している人も多いようです。

またオンライン学会では集中できないという声もあります。
長時間パソコンの画面を見続けることに抵抗のある人や、休憩時間に参加者同士の雑談もなく視聴を続けることに孤独感を感じる人もいます。
また、研究者の中には大会開催地での観光を楽しみにしている人もいることでしょう。

これらの理由から、オンラインではなく現地開催を望む参加者の声も少なくない状況です。

開催者のメリット

開催者としては「参加の間口の広さ」や「費用の削減」といった点が魅力となります。

前節でも述べた参加ハードルの低さから、より多くの参加者を集められます。
海外に住む研究者や博士課程学生も日本の学会に参加することが可能なため、学会の国際化に役立ちます。

また発表や講演を録画しオンデマンド形式で配信することで、スケジュールの都合から参加できなかった人も研究発表を聞くことができます。

そして現地開催と比べ、コストを抑えることが可能であることもメリットです。

その中でも特に削減できるのは会場費用でしょう。
多くの人が参加する学会の場合、参加者を収容できる会場の確保に多くのお金を使うことになります。例えば、1000名が参加する大規模な学会プログラムを３日間開催するなら、会場費に300〜400万円が必要でしょう。

しかしオンライン学会ならば、その会場への費用がかかりません。また現地開催と比べ必要なスタッフの人数が少なくなるため人件費も削減できるでしょう。

一方でオンライン配信の形式によっては、配信機材、発表資料の収集や業者への外注費に多額の費用が必要となることもあります。
一概にコストが削減できるというわけでは無く、参加人数によってはオンライン学会の方が費用が高いこともあるので注意が必要です。

開催者のデメリット

オンライン配信は運営者に負担がかかる場合もあります。

オンライン学会には通信環境のトラブルがつきものです。
研究の発表者が大会運営の近くにいないため、アクセスなどトラブルがあってもすぐに対応できるとは限りません。

また、会場とオンラインを並行して行うハイブリッド配信やオンデマンド配信の場合、必要な機材やツールが増えるため運営の仕事量や準備・対策することが増加します。

また、中には参加登録や参加者の管理をシステム上で行うことに苦手意識を持つ人もいるかもしれません。

これらのケースを解決するには、オンライン学会のサポート企業へ業務委託することが最も良いでしょう。
大会の進行から参加者の管理、機材やZoomアカウントの貸し出しを一括で行ってくれるため、大会運営にかかる負担やコストを大幅に削減することができます。

オンライン学会の開催形式

オンラインでの集会

フルリモート形式

現地での開催を行わず、すべてオンラインで完結させる配信方法です。
Zoomなどのツールを用いて、リアルタイムでライブ発信し発表を実施します。

最近では研究発表の録画資料をリアルタイムで配信することもあります。

通信トラブルなどの環境に左右されるリスクが低いので対応に追われたり、事前に資料として動画を録画することで発表時間が延長してしまうこともありません。さらに、発表の映像をそのままオンデマンド配信に活用することもできます。

事前に発表者へ録画をお願いする必要はありますが、効率的でスムーズなオンライン大会を実現できるでしょう。

ハイブリッド配信

参加方法を現地参加とリモート視聴の２つに分ける方法です。参加者は環境や感染状況に左右されることなく、自分のスケジュールや希望に合わせて好きな方法で学会に参加することができます。そのため、参加者にとって最もデメリットを感じにくい方法とも言えるでしょう。

一方、大会運営者にとっては準備に時間を要するため、最も負担の大きい形式です。通常の準備で行う会場の確保の他に、配信に必要となるカメラや音響機材などを用意することが求められるため、自力で質の高い配信を行うことが難しくなります。
そのため、ハイブリッド形式を選択する場合は対策として外部の業者に委託する事例が多いようです。