学会事務局代行のメリット

学会事務局の委託には、事務局員の負担軽減に寄与するだけでなく、事務局にかかる費用の削減や品質向上など、様々なメリットがあります。

事務局維持費の削減

学会事務局を学会内部で設置する場合、人件費や施設費などの固定費がかかります。
また、ベテランの事務局員がいるうちは問題ありませんが、人員の入れ替わりがある場合、新たな人員の採用、教育、管理など、目に見えない部分の費用や労力が思いのほか、大きな負担になる事があります。
学会事務局を委託すれば、新規事務局員の求人や教育、管理を行う費用や労力を削減する事が可能です。

安価で品質の高いサービス

学会事務局支援のプロフェッショナルである専任スタッフが対応するため、運営や問い合わせ対応が安定します。
様々な学会情報や金銭を、先生方が本業の研究をしながら管理をするのは非常に大きな負担となります。
専門会社に依頼する事で、一元管理ができるため、人為的ミスが起こりにくくなるのも学会事務局委託のメリットといえます。

セキュリティ対策

学会事務局では、会員の個人情報を取り扱うことになります。
近年、ウイルスソフトやサイバーテロにより、個人情報漏洩の危険性はより一層高まってきていますが、そのような背景の中、個人情報を取り扱う学会事務局業務を、先生や学生アルバイト個人のPCで対応・管理する事は非常にリスクのある状況と言えます。
学会事務局を専門業者に委託する事で、こういったセキュリティに対するリスクを低減させる事も可能です。
SOUBUN.COMでは、個人情報の保護認定を取得するなど、個人情報保護に関する社員教育やセキュリティシステムの強化に力を入れています。
SOUBUN.COMの個人情報保護方針はこちら＞＞

会員管理・会費管理業務

学会事務局に関する支援・代行サービスについて、委託いただける業務の詳細をご紹介致します。

会員名簿管理

会員様の入会・退会・住所変更の管理はもとより、会費の納入状況や過去の受賞歴など多岐にわたる項目を管理致します。
間違いの無い形で名簿を最新の情報に更新し、適宜学会本部様へ報告を実施致します。

会員管理システム提供

クラウド型の会員管理システムをご提供致します。こちらのシステムでは会員様個人ごとのマイページ機能やオンライン決済機能など、会員様にとって便利な機能が揃っています。
また、会員様にとって便利なだけでなく、学会本部様ではシステム管理画面からいつでも最新の会員情報を確認できますので、会員数や会費未納数など、様々な情報をタイムリーにチェックする事が可能です。
会員管理システムのサービス詳細はこちら＞＞

会費徴収業務

年会費の請求書発行や入金の確認はもちろん、滞納者への督促も実施致しますので、会費納入率の向上に努めます。
決済方法についても、郵便振替・銀行振込だけでなく、コンビニ決済やオンライン決済（クレジット決済）などのサービスもご提案致します。

学会誌発送業務

会員名簿を参照し、学会誌や各種ご案内の発送業務を承ります。
学会の総合サービス企業であるSOUBUN.COMでは、事務局業務だけでなく、学会誌の印刷所から発送現場まで全て自社に有していますので、ワンストップでご対応が可能です。

庶務関連業務

上記学会事務局業務に付帯する様々なサービスも提供しております

お問い合わせ窓口

事務局担当として、弊社社員が自社内で業務にあたります。
電話・メール・FAX・郵便物の対応など、様々なご要望におこたえ致します。

選挙支援業務・電子選挙システム提供

選挙人名簿の作成から、投票用紙の作成・発送だけでなく、開票・委任状の作成送付まで自社で対応致します。
また、電子選挙システムもご提案しております。

各種認定業務

認定資格の申請・受付・試験終了後の認定証発行から発送業務等、認定資格に関しても様々なサポートを実施しております。

会計関連業務

学会の会計業務についても、弊社専任税理士と共に、様々なご依頼に対応可能です。

出納業務

会費などの入金受付や経費の支払いなど、日常の出納業務を実施致します。

経理業務

会計帳簿への記帳や報告書の作成業務の他に、領収書発行や証憑書類を保管・管理致します。

予算案作成・決算業務

各理事からの予算申請をとりまとめて、予算案原案の作成を行います。
また、会計年度ごとの決算処理を行い、収支決算書や財務諸表などを作成致します。

その他関連業務

学会事務局業務だけでなく、学会運営全般に関わる各種サービスを提供しております。

各種委員会運営・管理

事前の議題とりまとめやアジェンダの作成。各委員の先生宛のご案内や会議会場の予約、議事録作成を実施致します。

ウェブサイト構築・管理

学会運営に特化したウェブサイトをリーズナブルで高品質に作成致します。
セキュリティの対応（暗号化通信SSL）はもちろんのこと、スマホ対応や入会退会などの学会事務局業務と連携する各種申込フォーム制作、先生方が更新可能なお知らせページの設置など、学会専門企業ならではの学会向けウェブサイトをご提案致します。
SOUBUN.COMの学会専門ウェブサイト制作サービスはこちら＞＞

学術大会（学会運営）支援業務

参加登録受付や演題登録受付について、システムのご提供からお問い合わせ窓口の設置まで幅広く対応致します。
集めた演題は自社の印刷所でそのまま要旨集として発行・発送可能です。
また、オンライン学会のフルサポートも多数実施しており、webタイムテーブル（オンライン大会システム）のご提供やweb講演の当日サポートなど、オンライン学会の開催について全てSOUBUN.COMでご対応致します。
SOUBUN.COMのオンライン学会サービスはこちら＞＞

学会誌発行業務（編集・印刷・電子化）

学会誌ごとに専属の編集担当員をおき、各先生方の論文校正や投稿規定に準じた学会誌制作業務を実施致します。
また、編集した学会誌を印刷物として発行・発送を行ったり、電子ジャーナルとしてJ-STAGEやPMC等への掲載業務も承っております。
SOUBUN.COMの学会誌発行サポートはこちら＞＞

学会運営に関する各種委託費

学会事務局代行にかかる費用は、学会様の会員規模や事務局委託範囲で決まります。
また、必要な業務だけ委託することも可能なため、依頼に応じてその都度見積もりを取るのが一般的です。

【事務局支援・代行　金額例】
300人規模・・・月額30,000円～
1000人規模・・・月額100,000円～

【オンライン学会大会　金額例】
Web会議ツールでの開催パッケージ：150,000円
（Zoom等の契約代行、ミーティング設定、運営マニュアル作成、当日サポート等）
※参加者数やZoomの契約内容、当日のサポート内容によって金額が前後致します

【ホームページ制作　金額例】
スタンダードプラン・・・298,000円～
（学会運営の負担を軽減する７つの機能を標準搭載）
カスタムプラン・・・450,000円～
（学会様のご要望に応じて様々なカスタマイズを実施）