低予算で実現する国際会議

国際大会の準備

国際大会のホストになるためには、その誘致活動から考えると数年がかりでの準備となります。誘致活動も大変な労力となりますが、いざ開催国となった際には、そこから開催までさらなる準備が必要となり、国内大会よりも多くの労力と資金が必要になります。

会場の選定ひとつでも、空港からのアクセスや収容人数がより重要となり、また英語対応可能であることはもちろん、国際大会運営経験のあるイベント会社の選定といった点が非常に重要になります。目的に応じて最適な代行業者を選ばなければなりません。

国内大会の開催よりも当然、割高となるため、後援や協賛企業を集めることが重要になってきます。

価格を抑えるには

高額になりがちな国際大会ですが、少しでも低価格で抑えることはできないものでしょうか。

例えば、演題募集や会費の支払い等を一括で行えるシステムを構築するとそれだけで多額の費用が発生し、開発期間もその規模によって半年から１年程度を要する場合があります。

必ずしも最善の選択ではありませんが、メインのHPを設け、演題受付や支払いについては、それぞれ専用の既存のシステムを組み合わせるといったことで、コストを抑えることができます。

また、大会そのものを会議室で行うリアル開催ではなく、オンラインとすることで、会場や招聘に掛かる費用、また懇親会での食事など、予算が少なくなります。

オンライン大会といえば、ビデオ会議ツールのZoomやWebex Meetings、Googleが提供するGoogle meetやmicrosoft社が提供するteamsなどが使われることが多くあります。ツールごとの特徴を確認し、機能や料金、セキュリティを比較してどのツールを使用するか選ぶ必要があります。

国際会議は参加者が多いため、使用するユーザーの最大人数には注意が必要です。また国際通信ではインターネット上の回線に不可がかかるため、映像や共有する画像・映像の品質は優先して確認し、参加者に十分な通信環境が必要であると周知しましょう。

一方、国際会議であれば仮想オフィス機能により会場の雰囲気を味わえる「Virbela（バーベラ）」や、懇親会などではオンライン交流ツールの「Remo（レモ）」なども人気があります。バーチャル空間を活用することでZoomなどより実際の会場の没入感が得られ、会場にいながら個々で対話することが可能になります。

実際の対面とpcの画面を通じての会話では全く一緒にはなりませんが、海外の方には気軽に話ができるオンラインツール・コミュニケーションは、日本よりも人気があるようにも思います。

開催にあたり

リアル大会にしてもオンライン大会にしても、国内大会ほどスムーズにはいきません。

オンラインで国際大会を行う際に大きな壁となるのは、時差となります。

日本を基準にするとワシントンは14時間前、ロンドンは9時間前となります。

日付も変わりますので、開催日時がどの国、都市での基準なのかを明確に記載していく必要があります。

発表の時間も参加者の参加可能時間といったものを考慮する必要があります。

趣旨から少しそれますが、オンライン開催での注意事項がもうひとつ。

特に日本人向けといってもよいかもしれませんが、オンラインで配信される画像は必ずしも品質の良いものではありません。

いわゆる表情をみる、といったことがリアルより難しくなりますので、少し大袈裟だと思うくらいにリアクションすることをおすすめします。

会を終える際も、終了のアナウンスが入るだけではなく、両手を前に出し、手を振って、一コマ一コマが終了するといったことが国際大会では多いように見受けられます。

学術大会のことならSOUBUN.COM

国際大会については、リアル大会にこだわらずインターネットを通じたオンライン上、より繋がりやすく、交流が広まるといった視点もあり、海外では日本よりもオンラインは受け入れやすいように思います。開催コストも抑えられるオンラインでの国際大会はいかがでしょうか。

SOUBUN.COMは、幅広く学術大会のサポートをしてまいりました。学術大会においては使用するアカウントの作成やマニュアルの制作、pcを始めとした機材の貸し出しも行っております。学会のことでお困り事がございましたら、お気軽にSOUBUN.COMまでお問い合わせください。