SOUBUN.COMの学会支援サービス

オンライン研究会・学術大会・セミナーシステム

  • オンライン決済〜領収書・受講証明証発行まで可能
  • Live配信、オンデマンド配信に対応
  • 参加者別認証機能でセキュリティ対策も万全
  • カスタマイズ可能な申し込みフォーム
  • 資格単位を伴う研修会にも最適

コロナ禍の中開催されるオンライン学会。学術大会の実行委員会や大会長を担う皆様が限られた時間と予算の中で、各ツール比較検討をするのは安易ではありません。
今回は、一つの大会運用システムで参加登録、オンライン決済、参加、領収書発行、研修会やセミナーの受講履歴がとれ、かつ低コストな大会運用システムについてご紹介します。

Web大会開催の救世主!低コストでマルチタスクな大会運用システム誕生!
・もっと使い勝手が良く低コストな大会支援システムを使用したい。
・講習会なので視聴制限や早送り防止など施したい
・live配信を動画として残してオンデマンド配信がしたい
・システムだけではなく当日の配信サポートまで一括でお願いしたい

そのお困りごと、SOUBUN.COMで全部解決できます。
オンライン大会、講習会、研究会に特化した大会支援システムはSOUBUN.COMにお任せください。
ご要望にあわせて最適なシステムをご提案致します。
サービス概要

オンライン研修会、セミナーでの参加登録機能

参加登録と決済ときくと、従来は、ファックスで集めたものを学会事務局が目視で、エクセルファイルに打ち込み、メールや電話で入金口座を案内し、入金確認をとるという、多くの時間と手間を必要とする大がかりな作業でした。

今回ご紹介するシステムは、参加登録を全てインターネット上で行います。
メールアドレスがIDとなり、パスワードを参加者自らが決定できるため事務局側での管理が不要です。
万が一パスワードを紛失しても、参加者自身がパスワードが再発行できるシステムです。

法人単位の申し込みも専用フォーマットで一括登録が可能です。個別ID/共通パスワードなどの設定もできる。登録内容はカスタマイズができ、追加料金無しで、欲しい情報を取得することができます。
参加登録のフォームも、一定のフォーマットは決まっていながらも顧客のニーズを汲み取りながらカスタマイズが可能です。システムでありながらより顧客に寄り添ったサービスが魅力の一つです。
参加者リストはEXCELやCSV起式で吐き出すことができ、集計も簡単にすることができます。

オンライン上での決済機能

参加登録が終了すると、自動的にオンライン決済画面へと移行します。
しかしそこで問題になってくるのが、クレジットカードを使用するに辺り、代行会社とのクレジット契約です。支払い方法によっては法人格を持っていなければ契約ができなかったり、契約の手間がどうしてもかかってしまいます。

今回ご案内する大会運用支援システムでは、この問題を解決し、法人格がなくても、簡単に利用できるオンライン決済システムや、クレジットカード払いの他にインターネットバンクからの振り込み、郵便局や、大手バンクにあるペイジー対応のATMからの支払いが可能となり、さまざまな支払い方法のニーズに対応しています。アナログ式で事務局員が行っていた時の1/10以下の時間で完結するのもメリットです。

学会・研究会・研修会の参加者別ID/PASSを機能

学術大会や研究会をオンラインで運営するにあたり、「セキュリティ対策はどのようになっていますか?」といったセキュリティ面に関する質問を多く頂きます。本システムでは、情報セキュリティの国際規格「ISMS認証」を取得し、情報管理を徹底しています。メンバー管理、メンバー間コミュニケーションが円滑になる機能を備えながら、専用のクローズド環境なので、外部から視聴は出来ない仕組みとなっています。
それに加え、参加者がログインする際に入力するID,パスワードは個別IDのみの対応となっており、同時間に同じアドレスからのログインができません。インターネット環境によって接続が悪く、別の場所、デバイスからアクセスしたとしても動画配信であれば、アドレスで視聴状況を管理しているので見ていた動画を途中から再生することができます。

決済完了者だけが見れる講演ページ機能

参加登録、キャッシュレス決済が完了すると、ログイン画面への入室ボタンが表示されログインが許可されます。一覧でアイコンを並べる方法やタイムテーブル式など希望にそって画面を作成することが可能です。

・概要機能  ・・・研修会、セミナーでの講演者の略歴、セッションの発表内容や発表時間、注意書きを記載可能です。
・コメント機能・・・セミナーや講習会のチームメンバー限定でメッセージ交換が出来ます。オンデマンド配信の質疑応答ツールとしても活躍するでしょう。
・音声確認機能・・・音声を確認することができます。
・テスト・アンケート機能・・・研修会の講演終了後にコンテンツごとにテストやアンケートを取得することが可能。選択式や条件により記述式も可能です。
・ブックマーク機能・・・ブックマークからすぐに視聴することができます。
・検索機能・・・発表者や講演タイトル、演題番号などの検索が可能です。
・マイページ機能・・・パスワード変更や情報を変更することが可能です。

管理者側からは、下記の機能が使用できます。
・視聴状況の確認・・・オーナーとリーダーは、チームに所属するメンバーが動画をどこまで視聴したか確認することが出来ます。
・動画の早送りの制限・・・より理解力を高め不正防止にも役立ちます。
・ダイジェスト動画の自動作成・・・長編動画を見どころだけを抜き出して自動的にダイジェスト動画を作成できます。※近日リリース予定

Live配信、オンデマンド配信に対応

本システムの使用は
・オンデマンド配信・・・録画したものを視聴期間に繰り返し見られるもの
・LIVE配信    ・・・zoomやWebex を使用し、生配信を行うもの
・オンデマンド配信+LIVE配信のハイブリッド式配信
の全てで、使用することができます。

オンデマンド配信をすることで、理解するまで繰り返し見ることができて勉強が身に付くといった声や、時間が会わないから学べなかったことが自分のライフワークバランスに会わせて学べたという声も多く、また、LIVE配信でリアル大会さながらの白熱や会員同士の繋がりを感じられると言う声も多く、新たな研修会の開催方法として今後リアルとウェブ開催を上手く利用したいと言う声も多くいただきます。
また、オンデマンド配信で今まで難しいとされていた、単位取得に必要な早送り防止や、履歴取得もスムーズに行うことが可能です。
一旦メリットだらけのように見えるが、デメリットとしては、応募が殺到したときに納期までに時間がかかり、申し込んだときにはすでに対応できないと言うことも考えられます。
早めの問合わせと、明確な開催イメージを持っておくとよりスムーズでしょう。

研究会・研修会・セミナーの修了証発行機能

視聴率やテストの回答によって、修了証や参加証明書、領収書発行のボタンが表示される仕組みになっています。参加証、領収証、認定証の発行は、学会事務局の手を煩わせることなくシステム上で参加者が自分自身で発行するシステムです。
認定書の発行に関しては、それぞれの学会、団体で規定があると思いますが、それらもオプションを使用すれば変更が可能です。
予め受講履歴の条件を設定しておくことで、テストに合格したら認定書を出すなどさまざまな要望にも対応しています。

システム費用やデモサイト確認、ご発注について

大会、学会、セミナーシステムと聞くと、ある程度まとまった金額が必要なんじゃないの?と多くのご質問をいただきますが、こちらのシステムの1番の魅力はなんといっても安価で使い勝手がいいことです。
大会参加者や、利用する期間でも変動いたしますが、200名、1ヶ月のご利用でまで35万円〜ご利用いただけます。
デモサイトもございますので、お気軽にお問い合わせください。大変人気のシステムになりますのでご検討中の方は2ヶ月前を目安に下記よりお問い合わせください。
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